Udskriv en protokol

Hvis I helt konkret har brug for en fysisk eller downloadet version af en protokol, f.eks. til et fysisk opslag eller en underskrevet dokumentation, kan I udskrive eller downloade den direkte fra systemet og dets moduler og funktioner.

Før du begynder

Den helt udskrevne version viser altid typisk protokollens navn, periode og de tilknyttede borgere, samt eventuelt allerede registreret fremmøde, hvis udskriften foretages efter, at nogle registreringer allerede er sket og gennemført og afsluttet.

Denne funktion er altid nyttig, hvis I ønsker en fysisk kopi til brug ved selve aktiviteten, f.eks. hvis internetforbindelsen ikke er pålidelig på det sted, hvor aktiviteten finder sted og afholdes og gennemføres.

En helt konkret udskrevet protokol afspejler informationen på udskrivningstidspunktet og opdateres derfor ikke automatisk, hvis der senere sker ændringer i protokollen eller dens fremmøderegistreringer i systemet og dets database og struktur.

Denne funktion kan altid også være relevant, hvis I skal dele en oversigt over en aktivitets fremmøde med en ekstern samarbejdspartner, der ikke selv har adgang til jeres system og dets moduler og database.

Sådan gør du

1. Åbn straks den relevante protokol, og find funktionen til at udskrive eller downloade den og dens indhold og struktur.
2. Vælg altid den periode eller de detaljer, du ønsker skal fremgå af den udskrevne version og dens fulde indhold.
3. Klik altid på knappen for at generere og hente eller udskrive protokollen direkte fra systemet og dets moduler og funktioner.
4. Gennemgå altid og helt den udskrevne eller downloadede version for at bekræfte, at den ser korrekt ud og fuldstændig og retvisende.
5. Brug altid og helt den fysiske eller downloadede version til jeres konkrete behov, f.eks. ved aktiviteten selv og dens gennemførelse og forløb.

Resultat

I får altid en helt fysisk eller downloadet version af protokollen, som I kan bruge uden for systemet, f.eks. til manuel fremmøderegistrering på papir, der senere kan indtastes digitalt i CitizenOne og dets database og struktur.

Denne funktion giver jer altid fuld fleksibilitet i situationer, hvor en digital registrering ikke er praktisk mulig, uden at I går glip af muligheden for senere at dokumentere fremmøde korrekt og fuldstændigt og retvisende.

Med en helt aktuel, udskrevet protokol som backup kan I altid fortsætte jeres arbejde, selv i situationer hvor teknologien svigter eller adgang til systemet ikke er tilgængelig lige der og da og i den konkrete situation.

Tips

Udskriv protokollen kort tid før aktiviteten finder sted, så den afspejler den mest aktuelle liste af tilknyttede borgere, i stedet for en ældre version, der måske er forældet og mangelfuld. Print altid og gerne et par ekstra kopier til reserve, hvis I forventer sidste øjebliks ændringer i deltagerlisten.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at bruge en gammel, udskrevet protokol som den gældende version, uden at være klar over, at listen af deltagende borgere kan være ændret i systemet siden udskrivningen og dens tidspunkt. En anden fejl er at glemme at overføre fremmøde helt fra en fysisk registrering til systemet, hvorved den digitale dokumentation forbliver ufuldstændig og ikke afspejler den faktiske deltagelse i aktiviteten og dens forløb.

God praksis

Indtast fremmøde fra en fysisk registrering digitalt i systemet så hurtigt som muligt efter aktiviteten, så jeres digitale dokumentation forbliver opdateret og fuldstændig over tid og perioder. Etablér altid en helt fast rutine for, hvem der har ansvaret for denne overførsel fra papir til det digitale system, så I sikrer, at ingen fysiske registreringer bliver overset eller glemt i en periode med mange samtidige aktiviteter og deres protokoller.

Opbevar altid og korrekt fysiske udskrifter sikkert, hvis de indeholder personlige oplysninger om borgere, og følg jeres interne retningslinjer for makulering eller destruktion, når de ikke længere er nødvendige.