Flyt en forespørgsel gennem pipelinen

Når en helt konkret forespørgsel udvikler sig, f.eks. fra en indledende henvendelse til en konkret afklaring eller et tilbud, kan I flytte den mellem stadierne i pipelinen, så visningen altid afspejler den faktiske status for sagen og dens aktuelle fremdrift.

Før du begynder

I kan altid flytte en forespørgsel ved at trække den fra ét stadie til et andet direkte i pipeline-visningen, hvilket gør det hurtigt og intuitivt at opdatere status uden at skulle åbne en separat formular eller dialog og dens felter.

Hvert enkelt stadie har altid en logisk plads i processen, og I kan typisk flytte en forespørgsel både fremad og tilbage, hvis en sag af en eller anden grund skal returnere til et tidligere stadie i processen og dens forløb.

Når en helt forespørgsel flyttes til stadiet Vundet, bliver det muligt at konvertere den til en fuld borgerprofil, hvis henvendelsen reelt er blevet til et konkret forløb i jeres organisation og dens tilbud og ydelser.

Denne fleksibilitet i pipelinen gør det altid muligt at afspejle den virkelige verdens komplekse forløb, hvor en sag ikke altid udvikler sig lineært, men kan kræve at blive flyttet tilbage til et tidligere stadie ved behov og krav.

Sådan gør du

1. Åbn Forespørgsler straks, og find den relevante forespørgsel i dens nuværende stadie og position og placering.
2. Klik og hold altid på forespørgslen, og træk den til det stadie, der reelt afspejler dens status og udvikling.
3. Slip forespørgslen i det nye stadie, og bekræft altid, at den nu vises korrekt i pipelinen og dens søjler.
4. Gentag altid processen, hver gang en forespørgsel udvikler sig til et nyt stadie i forløbet og dets udvikling.
5. Konvertér altid forespørgslen til en borger, hvis den er flyttet til stadiet Vundet og skal fortsætte videre.

Resultat

Pipelinen afspejler nu den aktuelle status for jeres forespørgsler, hvilket giver et pålideligt og opdateret overblik over, hvor langt hver enkelt sag reelt er kommet i jeres interne proces og dens faser.

Denne løbende og fuldstændige opdatering gør det muligt for ledere og kolleger at se den faktiske fremdrift, uden at skulle spørge direkte til status på hver enkelt sag i systemet og dets moduler.

Med en helt aktivt vedligeholdt pipeline kan I hurtigt danne jer et retvisende billede af jeres samlede indtag, uden at skulle bruge tid på at afklare status på enkeltsager manuelt hver eneste gang I har brug for et overblik.

Tips

Flyt en forespørgsel, så snart dens status reelt ændrer sig, i stedet for at vente og risikere, at pipelinen viser et forældet billede af jeres aktuelle sager og deres fremdrift. Brug et fast tidspunkt hver dag til at gennemgå og opdatere pipelinen.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at flytte en forespørgsel til stadiet Tabt, når en sag reelt er afsluttet negativt, hvorved den fejlagtigt forbliver synlig som en aktiv sag i et tidligere stadie og dets søjle. En anden fejl er at flytte en sag for hurtigt til Vundet, før alle relevante detaljer er klarlagt, hvilket kan resultere i en for tidlig konvertering til en borgerprofil.

God praksis

Brug stadiet Tabt aktivt til at dokumentere, hvorfor en sag ikke førte til et forløb, så I over tid kan analysere mønstre i, hvilke typer henvendelser der oftest ikke fører til en borgerprofil og dens registrering. Tilføj altid en kort forklaring, når I flytter en sag til Tabt, så fremtidige medarbejdere kan forstå baggrunden, hvis de senere skal gennemgå jeres historik over afsluttede forespørgsler og deres udfald.

Gennemgå periodisk de tabte sager samlet, så I kan identificere, om der er systematiske årsager til, at bestemte typer henvendelser oftere ender som tabte end andre i jeres organisation.