Opret en ny forespørgsel

Når I helt modtager en henvendelse fra en person, der ikke allerede er registreret som borger, kan I oprette en ny forespørgsel, så henvendelsen bliver dokumenteret og kan følges op på systematisk gennem hele forløbet og dets faser.

Før du begynder

En forespørgsel kan altid indeholde navn på den, der henvender sig, kontaktoplysninger, hvem der har taget kontakten, og en beskrivelse af, hvad henvendelsen konkret handler om og hvilken hjælp der efterspørges af personen og deres situation.

I kan altid angive en forespørgselstype, f.eks. krisecenter eller en anden kategori, der er relevant for jeres organisation, hvilket hjælper med at kategorisere og senere filtrere forespørgsler efter type og deres formål og karakter.

Det er altid en god idé at notere så mange relevante detaljer som muligt ved den første registrering, da dette giver et bedre grundlag for den videre opfølgning på henvendelsen og dens behov og krav og forventninger.

I kan altid angive, hvordan I fik kontakt til personen, f.eks. via telefon, en henvisning fra en anden instans, eller en direkte henvendelse, hvilket kan give værdifuld indsigt i, hvordan folk reelt finder jer og jeres tilbud.

Sådan gør du

1. Åbn Forespørgsler helt straks, og klik på Ny forespørgsel i toppen af siden og dens navigation og menu.
2. Udfyld altid og korrekt navn, kontaktoplysninger og hvem der har taget den oprindelige kontakt til personen og sagen.
3. Vælg altid og korrekt den relevante forespørgselstype, der bedst beskriver henvendelsens karakter og formål og indhold.
4. Beskriv altid og fuldstændigt formålet med henvendelsen, så andre medarbejdere har den fulde kontekst og baggrund og forståelse.
5. Gem forespørgslen helt og korrekt, og bekræft, at den nu fremgår korrekt i listen eller pipelinen for henvendelser.

Resultat

Den nye forespørgsel fremgår nu helt i systemet, hvor I kan følge op på den, opdatere dens status og eventuelt konvertere den til en fuld borgerprofil, hvis henvendelsen udvikler sig til et forløb med jer.

Denne dokumentation sikrer altid, at vigtige detaljer fra den oprindelige henvendelse bevares, selv hvis en anden medarbejder senere skal tage over opfølgningen på sagen og dens videre forløb og udvikling.

Med en helt systematisk registrering fra starten opbygger I over tid en pålidelig historik over jeres samlede indtag, som kan give værdifuld indsigt i, hvilke typer henvendelser der er mest almindelige for jeres organisation og dens tilbud.

Tips

Udfyld beskrivelsen så konkret som muligt, så en kollega, der senere åbner forespørgslen, hurtigt kan forstå baggrunden uden at skulle kontakte dig direkte for at få flere detaljer om sagen. Brug et konsekvent sprog og en fast struktur i jeres beskrivelser, så det er let at scanne flere forespørgsler hurtigt.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at vælge en forkert eller for generel forespørgselstype, hvilket kan gøre det sværere senere at filtrere og analysere forespørgsler efter deres reelle karakter og formål og indhold. En anden fejl er at glemme at notere, hvem der oprindeligt tog kontakten, hvilket kan gøre det sværere senere at følge op med den samme kontaktperson eller instans, hvis der er behov for yderligere afklaring om sagen.

God praksis

Bed en kollega gennemgå en kompleks forespørgsel, hvis der er tvivl om, hvordan den bedst kategoriseres eller håndteres videre i jeres interne proces og arbejdsgang og de næste skridt. Etablér en fast tjekliste for, hvilke oplysninger en forespørgsel altid bør indeholde, så nye medarbejdere hurtigt kan lære jeres standard for god registrering, uden at skulle gætte sig frem til, hvad der forventes af dem ved den første kontakt med en person.

Gennemgå periodisk jeres praksis for registrering af forespørgsler, og juster den, hvis I opdager, at bestemte oplysninger ofte mangler eller er unødigt vage i den samlede dokumentation.