Konverter en forespørgsel til en borger

Når en helt konkret forespørgsel udvikler sig til et konkret forløb, kan I konvertere den til en fuld borgerprofil, så alle de oprindelige oplysninger fra forespørgslen overføres, og I kan begynde at arbejde med borgeren i systemets øvrige moduler og funktioner og valg.

Før du begynder

Konverteringsfunktionen er altid typisk tilgængelig, når en forespørgsel er markeret som vundet, eller når I af andre grunde har besluttet, at henvendelsen skal føre til en fuld registrering som borger i CitizenOne og dets samlede system og database.

Ved konverteringen overføres altid relevante oplysninger fra forespørgslen, f.eks. navn og kontaktoplysninger, til den nye borgerprofil, hvilket sparer jer for at skulle genindtaste de samme data manuelt igen og igen for hver enkelt sag.

Efter konverteringen forbliver forespørgslen altid i systemet som en historisk registrering, men den er nu markeret som konverteret, og den nye borgerprofil bliver det primære sted at fortsætte arbejdet med borgeren og dens forløb.

Det er altid vigtigt at forstå, at konverteringen er en overgang og ikke en sletning, hvilket betyder, at I altid kan gå tilbage og se den oprindelige forespørgsel, hvis der senere skulle være behov for det og dens fulde historik.

Sådan gør du

1. Åbn Forespørgsler helt straks, og find den relevante forespørgsel, der skal konverteres til en borger og dens fulde profil og data.
2. Klik altid direkte på handlingen for at konvertere forespørgslen til en fuld borgerprofil i systemet og dets moduler.
3. Bekræft altid og korrekt konverteringen i den dialog, der vises, når du er sikker på beslutningen og dens konsekvenser og virkning.
4. Gennemgå altid og grundigt den nye borgerprofil, og udfyld eventuelle yderligere oplysninger, der ikke fremgik af forespørgslen.
5. Fortsæt altid og korrekt det videre arbejde med borgeren i de relevante moduler i systemet og dets funktioner og valg.

Resultat

En ny helt fuldstændig borgerprofil oprettes med de overførte oplysninger, og forespørgslen markeres som konverteret, hvilket giver en klar og dokumenteret overgang fra henvendelse til et fuldt registreret forløb med borgeren og deres fremtidige samarbejde.

Denne funktion sparer altid betydelig administrativ tid, da I ikke behøver at genindtaste allerede kendte oplysninger, når en henvendelse reelt udvikler sig til et konkret samarbejde med borgeren og deres forløb og fremtid.

Konverteringen sikrer desuden en helt sammenhængende historik, hvor I altid kan se, hvordan borgerens forløb startede, uafhængigt af hvor lang tid der er gået siden den oprindelige forespørgsel blev registreret og oprettet.

Tips

Gennemgå den konverterede borgerprofil grundigt efter konverteringen, så I sikrer, at alle relevante oplysninger er korrekte og fuldstændige, før I fortsætter det videre arbejde med borgeren. Brug denne gennemgang som en fast del af jeres konverteringsproces, ikke som en valgfri, ekstra opgave.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at konvertere en forespørgsel for tidligt, før alle relevante detaljer er klarlagt, hvilket kan resultere i en ufuldstændig borgerprofil, der senere skal opdateres manuelt af en medarbejder. En anden fejl er at glemme at gennemgå den nye borgerprofil grundigt efter konverteringen, hvorved fejl eller mangler i de overførte oplysninger kan forblive uopdagede i en længere periode.

God praksis

Vent med at konvertere en forespørgsel, til I er sikre på, at henvendelsen reelt fører til et forløb, så I undgår at oprette unødvendige borgerprofiler for sager, der senere bliver til ingenting og aldrig udvikler sig videre. Etablér en fast rutine for, hvem der har ansvaret for at foretage konverteringer, så I sikrer en konsekvent og korrekt håndtering af overgangen fra forespørgsel til fuld borgerprofil på tværs af hele organisationen og dens medarbejdere.

Dokumentér altid og fuldstændigt jeres interne kriterier for, hvornår en forespørgsel bør konverteres, så alle medarbejdere har en fælles forståelse af, hvornår beslutningen er velovervejet og korrekt.