Dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering i CitizenOne betyder, at dokumenterne ligger der, hvor de hører til: på borgeren, klienten eller patienten, eller i organisationens fælles mapper. Adgangen følger medarbejderens rettigheder, mappestrukturen kan genbruges på tværs af afdelinger, og ingen skal lede i mails, lokale drev og fysiske mapper for at finde den gældende version.
Indhold
Et system til dokumenthåndtering, ikke et fællesdrev
Et fællesdrev kan gemme filer, men det ved ikke, hvem en fil handler om, og hvem der må se den. I et journalsystem er dokumentet knyttet til en person og til de samme adgangsregler som resten af journalen. Det er forskellen på at gemme et dokument og at kunne dokumentere, hvem der har haft adgang til det.
- Dokumenter på den enkelte borger eller klient, ved siden af journalnotater, planer og medicin
- Fælles mapper til organisationens egne dokumenter, fx procedurer og instrukser
- Mappestrukturer, der oprettes én gang og genbruges på tværs af afdelinger
- Adgang pr. rolle og pr. afdeling, så helbredsoplysninger kun ses af dem, der skal
- Tilgængelig på computer, iPad og telefon
Dokumenter på borgeren
Udtalelser, aftaler, samtykker, handleplaner fra kommunen og lægepapirer lægges på borgeren, i den mappe de hører til. Den næste medarbejder finder dem samme sted, uanset hvem der lagde dem ind. Læs mere om dokumenter på borgeren og om dokumentarkivet.
Samme struktur i alle afdelinger
Har organisationen flere afdelinger eller tilbud, kan en mappestruktur bygges én gang og bruges alle steder. Så ender I ikke med fem måder at gemme det samme dokument på, og en medarbejder, der skifter afdeling, finder tingene samme sted som før.
Dokumentstyring til klinikker
I en klinik er dokumenterne ofte henvisninger, samtykkeerklæringer, spørgeskemaer og korrespondance med samarbejdspartnere. De ligger på klientens forløb sammen med noter og aftaler, så du ser hele billedet før næste session. Se klient- og bookingsystemet til terapeuter.
Microsoft OneDrive
Bruger I OneDrive, kan dokumenter hentes derfra med OneDrive-appen, så filer ikke skal downloades og uploades igen.
Sikkerhed og GDPR
Dokumenter med helbredsoplysninger er særlige personoplysninger. I CitizenOne er de beskyttet på samme måde som resten af journalen: data ligger hos en ISO 27001-certificeret leverandør i EU, adgang styres pr. rolle og afdeling, og vi indgår databehandleraftale. Læs mere om sikkerhed og GDPR.
Spørgsmål
Skal hver afdeling bygge sin egen struktur op?
Nej, og det er netop pointen. En mappestruktur kan genbruges på tværs af afdelinger, så alle arbejder efter den samme. Ellers ender man med fem måder at gemme det samme på.
Hvad sker der, når en fil skal opdateres?
Den opdaterede version lægges samme sted, så der ikke opstår tvivl om, hvad der gælder. Filer i mails er den klassiske kilde til, at to medarbejdere handler efter hver sin udgave.
Er dokumenterne sikret?
De er beskyttet på linje med borgerens øvrige oplysninger, og adgang følger medarbejderens rettigheder. Det er samme regel overalt i systemet, så der ikke er én sikkerhed for journalen og en anden for filerne.
Kan vi bruge CitizenOne kun til dokumenthåndtering?
Dokumenthåndteringen er en del af journalsystemet og giver mest mening sammen med journalen, fordi dokumenterne ligger på den person, de handler om. Vil I se, om det passer jer, kan I oprette en gratis konto og prøve det.
Hvad er forskellen på dokumenthåndtering og dokumentation?
Dokumentation er det, I skriver: journalnotater, observationer og planer. Dokumenthåndtering er de filer, I lægger ved: breve, aftaler, udtalelser og skemaer. I CitizenOne ligger begge dele på borgeren.
Andre funktioner i samme modul
Skal vi ringe til jer?
Skriv en mail eller et telefonnummer, så vender vi tilbage inden for en arbejdsdag. Ikke en salgsopringning, en samtale om hvad I står med.
Mennesker, ikke en ticket
Når I ringer, svarer en af os
Et nyt journalsystem er en stor beslutning, og det skal ikke føles som at stå alene med en manual. Vi hjælper jer i gang og bliver ved med at være der bagefter.
- Vi viser systemet på jeres egne arbejdsgange, ikke en generisk gennemgang.
- Vi flytter jeres data gratis, også før I har købt noget.
- Support på dansk, på telefon og mail. Også tiende gang I spørger.
Juliane, Marie, Ditte og Laurits tager jeres demo og opstart.
Se det i praksis
En gennemgang, hvor I ser Dokumenthåndtering i systemet, hvem der har adgang, og hvad det kræver at komme i gang.
- 1Opret kontoenTo trin, ingen betalingskort.
- 2Vælg jeres fagSystemet sættes op efter det.
- 3Få jeres data medImportér fra Excel, eller lad os flytte dem gratis.
Gratis konto, ingen binding. To trin, ingen betalingsoplysninger.
- Juliane
- Marie
- Ditte
- Laurits
Vores team sidder klar til at hjælpe jer i gang, hvis I vil have en hånd med opsætningen.
Support og salg: 80 83 01 14