Fortroligt indhold forlader ikke sagen
Medarbejderen skriver beskeden dér, hvor borgerens oplysninger allerede ligger. Ingen kopiering til private indbakker, ingen bilag der vandrer via USB eller privat Gmail.
Skrives i borgerens journal
PlatformMedarbejderenSikker MailTilkøb
Sikker mail til fortrolige borger- og klientoplysninger
Sikker Mail lader medarbejdere sende og modtage fortrolige oplysninger direkte fra CitizenOne. Beskeden låses med en adgangskode, modtageren åbner den i browseren uden at have en konto, og hele forløbet lander på borgerens sag.
Gratis konto, ingen binding. To trin, ingen betalingsoplysninger.
- Adgangskode pr. besked
- Modtageren behøver ingen konto
- Svar og bilag lander på borgeren
Beskeden forlader aldrig sagen i klartekst, og linket alene giver ingen adgang. Modtageren skal kende den adgangskode, I har aftalt.
Hvad det ændrer
Fortrolig kommunikation, der bliver en del af dokumentationen
Fire ting bliver anderledes, den dag medarbejderne ikke længere skal ud af fagsystemet for at sende noget følsomt.
Modtageren skal ikke lære et nyt system
Pårørende, læger og sagsbehandlere får et link, indtaster den aftalte adgangskode og læser beskeden i browseren. Ingen oprettelse, ingen app, ingen support-sag.
Åbnes i browseren
Dokumentationen skriver sig selv
Sendte og modtagne beskeder knyttes til borgeren, og bilag kan gemmes direkte i borgerens dokumentmappe. Det, der plejer at forsvinde i en personlig indbakke, bliver en del af sagen.
Bilag gemmes på borgeren
Ledelsen kan svare på hvem der sendte hvad
Hver besked har et spor: hvem sendte, hvornår blev den åbnet, hvad blev der svaret. Det er det spor, en tilsynssag eller en aktindsigt beder om.
Handlinger logges
Sådan virker det
Fire trin fra journalen til modtageren og tilbage
Vælg et trin for at se, hvad medarbejderen og modtageren faktisk ser undervejs.
Vælg borgeren, skriv beskeden, og vedhæft de bilag der skal med. Vedhæftninger kan hentes direkte fra borgerens eller organisationens mappe.
- Vedhæft fra borgerens mappe
- Skabeloner til gentagne beskeder
- Slå Sikker Mail til pr. besked
Medarbejder · trin 1 af 4
Hvad Sikker Mail kan
Grupperet efter hvor i arbejdet funktionen hører til, så det er til at overskue for både medarbejdere og administratorer.
Afsendelse
- Sikker Mail pr. besked
- Vælg selv, om en besked skal sendes almindeligt eller låses med adgangskode.
- Flere modtagere
- Send den samme fortrolige besked til flere modtagere ad gangen.
- Vedhæftninger fra sagen
- Hent bilag fra borgerens mappe, organisationens mappe eller computeren.
- Beskedskabeloner
- Genbrug formuleringer, I bruger tit, så tonen bliver ensartet på tværs af kolleger.
Indbakke
- Egen indbakke i CitizenOne
- Læs, svar og videresend uden at skifte mellem faneblade.
- Søgning på tværs
- Søg i emne, afsender og indhold, også i beskeder der er knyttet til borgere.
- Tilknyt til borger
- Knyt en indkommen mail til den rigtige borger, så den bliver en del af sagen.
- Ulæst-filter
- Filtrér til det, ingen har taget stilling til endnu.
Dokumentation
- Bilag til borgerens mappe
- Gem vedhæftede filer direkte i borgerens dokumentmappe.
- Bilag til organisationens mappe
- Læg fælles dokumenter dér, hvor hele huset kan finde dem.
- Revisionsspor
- Se hvem der sendte, hvornår beskeden blev åbnet, og hvad der blev svaret.
Administration
- Adgang pr. medarbejder
- Tildel eller fjern Sikker Mail på medarbejderkortet.
- Egen mailkonto
- Hver medarbejder forbinder sin egen arbejdskonto, så afsenderen er den rigtige.
- Licensoverblik
- Se hvem der har adgang, og hvor mange licenser der er i brug.
Licens Licens pr. medarbejder. Adgang tildeles på medarbejderkortet, så kun de kolleger, der har brug for at sende fortroligt, har muligheden.
Sikkerhed og GDPR
Sikkerhed, adgang og GDPR
Fortrolighed er ikke kun kryptering. Det er også, at I kan svare på hvem der havde adgang, hvad der blev sendt, og hvornår det blev læst.
Indholdet er beskyttet undervejs og i hvile
Beskeden overføres krypteret, og indholdet ligger krypteret, indtil modtageren låser det op. Et opsnappet link er derfor ikke nok til at læse noget.
GDPR art. 32, stk. 1, litra a
Adgang kræver noget, modtageren ved
Adgangskoden aftales i en anden kanal end beskeden. Det er den samme tankegang som to-faktor: linket alene giver ingen adgang.
GDPR art. 5, stk. 1, litra f
Kun de medarbejdere, der har brug for det
Sikker Mail tildeles pr. medarbejder. Adgang kan fjernes igen med det samme, fx når en kollega skifter funktion eller stopper.
GDPR art. 32, stk. 4
Sporet kan dokumenteres bagefter
Afsendelse, oplukning og svar registreres. Det gør det muligt at svare konkret, når tilsynet, borgeren eller en pårørende spørger, hvad der er sendt hvornår.
GDPR art. 30
Bilag bliver liggende i systemet
Vedhæftninger gemmes i borgerens eller organisationens mappe i CitizenOne i stedet for at ligge spredt i personlige indbakker og på skriveborde.
GDPR art. 5, stk. 1, litra e
Databehandleraftale og underdatabehandlere
CitizenOne indgår databehandleraftale, og listen over underdatabehandlere kan udleveres til jeres tilsyn og jeres egen risikovurdering.
GDPR art. 28
Referencerne viser, hvilke krav vores sikkerhedsarbejde bygger på - det er ikke juridisk rådgivning og erstatter ikke jeres egen risikovurdering.
Forløb for beskedenMette Sørensen
- Sikker Mail sendt til c.krogh@randers.dk26.08.2026 08:31Line Hjort
- Besked låst op26.08.2026 09:04Modtager
- Bilag downloadet (2)26.08.2026 09:07Modtager
- Svar modtaget sikkert26.08.2026 09:42Caterina Krogh
- Svar tilknyttes borgerens sag-Line Hjort
Gem bilag i borgerens mappeGem
Forløbet, som det ser ud på borgerens sag
Virker med jeres mail og med resten af CitizenOne
Medarbejderen sender fra sin egen arbejdskonto, så modtageren ser den afsender, de kender.
Jeres mailopsætning
Microsoft 365
Forbind medarbejderens arbejdskonto med Microsoft-login. IT-administrator giver samtykke én gang.
SMTP og IMAP
Har I egen mailserver, forbindes den med almindelige SMTP- og IMAP-oplysninger.
Resten af CitizenOne
CitizenOne Journal
Beskeder og svar hører til borgerens forløb og kan ses i sammenhæng med journalen.
CitizenOne Dokumenter
Vedhæftninger gemmes i borgerens eller organisationens mappe.
CitizenOne Borgerkartotek
Beskeder knyttes til den rigtige borger, også når de kommer ind udefra.
CitizenOne Kontakter
Send til pårørende, værge eller sagsbehandler fra borgerens kontaktliste.
Anvendelse
Sådan bruges Sikker Mail i praksis
Fire steder, hvor almindelig mail plejer at være det svage led.
Botilbud og bosteder
En statusbeskrivelse skal til borgerens sagsbehandler i kommunen, og den indeholder helbredsoplysninger, som ikke må ligge i en almindelig mail.
Beskrivelsen sendes fra borgerens sag med adgangskode, og sagsbehandlerens svar bliver en del af dokumentationen i stedet for at ligge i en personlig indbakke.
Opholdssteder for børn og unge
Der skal deles oplysninger med skole, psykolog og forældre, som ikke må se det samme.
Hver modtagergruppe får sin egen beskyttede besked, og det er dokumenteret, hvem der har åbnet hvad og hvornår.
Misbrugsbehandling
Behandlingsplaner og lægelige oplysninger udveksles med egen læge og region.
Udvekslingen sker fra journalen, og bilagene gemmes på borgeren, så næste vagt kan se hvad der er aftalt.
Ledelse og administration
Tilsynet spørger, hvordan I sikrer fortrolighed, når I kommunikerer med eksterne parter.
I kan vise, hvem der har adgang til at sende fortroligt, hvordan beskeder beskyttes, og hvilke handlinger der er registreret.
Spørgsmål
Skal modtageren oprette en konto?
Nej. Modtageren får et link, indtaster den aftalte adgangskode og læser beskeden i browseren. Der er ingen oprettelse og ingen app.
Hvordan får modtageren adgangskoden?
Koden aftales i en anden kanal end beskeden, typisk telefonisk eller ved en tidligere aftale. Sendes kode og link i samme mail, mister beskyttelsen sin mening.
Kan vi bruge vores nuværende mailadresser?
Ja. Medarbejderen forbinder sin egen arbejdskonto via Microsoft 365 eller SMTP, så modtageren ser den afsender, de kender.
Hvem i huset kan sende fortroligt?
Kun de medarbejdere, I giver adgang. Sikker Mail tildeles pr. medarbejder på medarbejderkortet og kan fjernes igen med det samme.
Hvad sker der med vedhæftede filer?
De kan gemmes direkte i borgerens dokumentmappe eller i organisationens mappe, så de bliver en del af sagen i stedet for at ligge i en indbakke.
Kan vi se, om beskeden er blevet læst?
Ja. Forløbet registreres, så I kan se, hvornår beskeden blev åbnet og besvaret.
Hvad koster Sikker Mail?
Sikker Mail er et tilkøb og følger ikke med planerne. Den betales som en licens pr. medarbejder, der skal kunne sende fortroligt, og slås til i app-butikken i CitizenOne. Den aktuelle pris står på prissiden og i app-butikken.
Læs mere om hver funktion i Sikker Mail
Hver funktion har sin egen side med flere detaljer end her.
Hvem bruger Sikker Mail
Hver faggruppe har sin egen side om, hvordan systemet ser ud på netop deres hverdag.
Mennesker, ikke en ticket
Når I ringer, svarer en af os
Et nyt journalsystem er en stor beslutning, og det skal ikke føles som at stå alene med en manual. Vi hjælper jer i gang og bliver ved med at være der bagefter.
- Vi viser systemet på jeres egne arbejdsgange, ikke en generisk gennemgang.
- Vi flytter jeres data gratis, også før I har købt noget.
- Support på dansk: telefon hverdage kl. 10-14, chat og skriftlig support alle dage. Også tiende gang I spørger.
Juliane, Marie, Ditte og Laurits tager jeres demo og opstart.
Tilkøb
Sikker Mail er et tilkøb til alle planer
Appen slås til af en administrator og lægges på den plan, I allerede har. Start med en gratis konto, og se resten af systemet først.
- Gratis konto uden betalingskort
- Vi flytter jeres data gratis
- Månedlig eller årlig betaling
Planerne, pr. måned
Fra299kr.· Basis
Eller 249 kr. pr. måned ved årlig betaling
- Gratis konto
- Gratis
- Basis
- 299 kr.
- Pro
- 699 kr.
Priser er ekskl. moms. Opsigelse med løbende måned plus 3 måneder.
»Systemet er intuitivt og nemt at arbejde i, hvilket gør den daglige dokumentation og sagsstyring mere overskuelig. Det er tydeligt, at løsningen er udviklet med fokus på praksis og de behov, man har i arbejdet med borgere.«
Skal vi ringe og fortælle mere om Sikker Mail?
Skriv en mail eller et telefonnummer, så vender vi tilbage inden for en arbejdsdag. Ikke en salgsopringning, en samtale om hvad I står med.
Prøv Sikker Mail selv
Opret en gratis konto og se systemet med jeres egne øjne. Vil I hellere se det sammen med en af vores folk, booker I en demo i stedet.
- 1Opret kontoenTo trin, ingen betalingskort.
- 2Vælg jeres fagSystemet sættes op efter det.
- 3Få jeres data medImportér fra Excel, eller lad os flytte dem gratis.
Gratis konto, ingen binding. To trin, ingen betalingsoplysninger.
- Juliane
- Marie
- Ditte
- Laurits
Vores team sidder klar til at hjælpe jer i gang, hvis I vil have en hånd med opsætningen. Også i weekenden: chat og skriftlig support lørdag og søndag kl. 9-15.
Support og salg: 80 83 01 14