Pipeline-visningen for forespørgsler

Hvis jeres virksomhed har aktiveret pipeline-visningen, kan I se jeres forespørgsler organiseret i stadier, der afspejler, hvor langt hver enkelt henvendelse er kommet i jeres interne proces, fra den første kontakt til en afsluttet sag og dens endelige udfald.

Før du begynder

Pipelinen består altid typisk af fem stadier: Ny, Afklaring, Tilbud, Vundet og Tabt, som repræsenterer forespørgslens rejse fra den første registrering til en endelig, positiv eller negativ afslutning på sagen og dens fulde forløb.

Hvert enkelt stadie vises altid som en søjle med de forespørgsler, der aktuelt befinder sig i det pågældende stadie, hvilket giver et hurtigt, visuelt overblik over, hvor mange sager der er i hver fase af processen og dens fremdrift og udvikling.

Denne visning skal altid aktiveres for jeres virksomhed, før den bliver tilgængelig, hvilket betyder, at ikke alle virksomheder nødvendigvis ser denne funktion som standard i deres opsætning af systemet og dets moduler og indstillinger.

Pipeline-visningen er altid særligt velegnet til organisationer, der har et betydeligt antal samtidige forespørgsler, og som har behov for et visuelt, overordnet overblik over deres samlede indtagsproces og dens forskellige stadier og faser.

Sådan gør du

1. Åbn Forespørgsler straks, og bekræft, at pipeline-visningen er aktiveret for jeres virksomhed og dens medarbejdere og teams.
2. Gennemgå altid og grundigt de fem søjler, der repræsenterer hvert stadie i processen fra ny til afsluttet sag og dens udfald.
3. Klik altid og direkte på en konkret forespørgsel i en søjle for at se dens fulde detaljer og historik i systemet og dets moduler.
4. Brug altid og direkte visningen til straks at få et hurtigt overblik over, hvor mange sager der er i hver fase af processen.
5. Kontakt altid en administrator direkte, hvis pipeline-visningen ikke er aktiveret, men ønskes taget i brug fremover.

Resultat

I får altid et visuelt og struktureret overblik over jeres samlede indtag af forespørgsler, hvilket gør det lettere at se, hvor i processen den enkelte sag befinder sig, og om nogle stadier ophobes unødigt over tid.

Denne visning er særligt nyttig for ledere, der ønsker at følge med i den overordnede kapacitet og fremdrift i jeres indtagsproces, uden at skulle gennemgå hver enkelt forespørgsel i detaljer og enkeltvis.

Med et samlet, visuelt og fuldstændigt overblik kan I hurtigere identificere flaskehalse i jeres proces, f.eks. hvis mange sager ophobes i et bestemt stadie, hvilket kan give anledning til en målrettet indsats og prioritering.

Tips

Brug pipeline-visningen aktivt i jeres ledelsesmøder, så I sammen kan drøfte, om der er sager, der er gået i stå i et bestemt stadie og har brug for en aktiv beslutning eller opfølgning. Aftal fælles kriterier for, hvornår en sag reelt flyttes til det næste stadie.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at lade en forespørgsel forblive i et stadie i lang tid uden opfølgning, hvilket kan give et misvisende billede af, hvor aktiv jeres indtagsproces reelt er på et givet tidspunkt. En anden fejl er at forveksle stadierne Tilbud og Vundet, hvis der ikke er en klar, fælles forståelse for, hvornår en sag reelt overgår fra det ene stadie til det andet i jeres organisation.

God praksis

Gennemgå pipelinen regelmæssigt, og flyt forespørgsler videre eller marker dem som afsluttet, så visningen altid afspejler den faktiske, aktuelle status for hver enkelt sag og dens fremdrift. Udpeg en fast, ansvarlig medarbejder til at holde pipelinen ajour, så I sikrer en konsekvent opdatering af alle forespørgsler, uanset hvilken medarbejder der oprindeligt har registreret den enkelte henvendelse i systemet.

Brug farverne i pipelinens forskellige stadier aktivt til hurtigt at skabe et visuelt overblik, når I præsenterer status for jeres indtagsproces for kolleger eller ledere, der ikke selv arbejder direkte med forespørgslerne.