Registrer fremmøde (check-in) på en protokol

Når en helt konkret planlagt aktivitet under en protokol finder sted, kan I bruge check-in-funktionen til at registrere, om hver enkelt tilknyttet borger reelt var til stede, ikke mødte op, eller endnu ikke er registreret for den konkrete dag og dens tidspunkt og forløb.

Før du begynder

Check-in-siden viser altid en liste over de borgere, der er tilknyttet protokollen for den valgte dag, sammen med et samlet overblik over, hvor mange der er registreret som til stede, fraværende eller endnu ikke registreret og deres status og fremmøde.

For hver enkelt borger kan I altid registrere et check-in-tidspunkt, når de ankommer, og eventuelt et check-ud-tidspunkt, når de igen forlader aktiviteten, hvis dette er relevant for jeres dokumentation og praksis og struktur.

Denne registrering sker altid typisk løbende gennem dagen, i takt med at borgerne ankommer, hvilket giver et opdateret, realtids overblik over den faktiske deltagelse i den planlagte aktivitet og dens forløb og status.

Check-in-funktionen er altid designet til at være hurtig og enkel at bruge, hvilket er vigtigt i en travl situation, hvor mange borgere ankommer inden for et kort tidsrum ved starten af en aktivitet og dens forløb.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks den relevante protokol, og find check-in-funktionen for den aktuelle dag og dens tidspunkt og struktur.
2. Gennemgå altid og korrekt listen over tilknyttede borgere og deres nuværende registreringsstatus og fremmøde og status.
3. Registrer altid, at en helt konkret borger er til stede, når de reelt ankommer til aktiviteten og dens lokation og område.
4. Registrer altid og korrekt eventuelt et tidspunkt for, når borgeren igen forlader aktiviteten og dens område og lokation.
5. Marker altid og korrekt borgere som fraværende, hvis de ikke møder op til den planlagte aktivitet på dagen og tidspunktet.

Resultat

I får altid en helt pålidelig, tidsstemplet dokumentation af den faktiske deltagelse i aktiviteten for den konkrete dag, hvilket giver et præcist grundlag for opfølgning og eventuel statistik over tid og perioder og forløb.

Denne dokumentation kan altid bruges til at følge op på en borgers deltagelsesmønster, eller som en del af den samlede dokumentation for aktivitetens gennemførelse over den fulde periode og dens forløb og udvikling.

Over tid opbygger I altid en helt pålidelig historik, der kan bruges til at identificere borgere, der ofte udebliver, hvilket kan give anledning til en proaktiv, opfølgende indsats fra jeres side og dens medarbejdere og teams.

Tips

Registrer fremmøde løbende gennem dagen, i stedet for at vente til slutningen, så I mindsker risikoen for at glemme en registrering, når aktiviteten er afsluttet og deltagerne er gået hjem igen. Brug en fast rutine ved både starten og slutningen af hver aktivitet.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at registrere en borger som fraværende, hvorved de fejlagtigt forbliver som "ikke registreret" i stedet for at afspejle det faktiske, bekræftede fravær og dens dokumentation. En anden fejl er at registrere check-in for den forkerte dag, hvis man ikke er opmærksom på, hvilken dato check-in-siden reelt viser, hvilket kan give en forkert historisk registrering af fremmøde.

God praksis

Udpeg en fast, ansvarlig medarbejder til at stå for check-in ved hver aktivitet, så registreringen sker konsekvent, uanset hvilke andre medarbejdere der deltager i aktiviteten den konkrete dag og dens forløb. Sørg altid for, at denne medarbejder også har ansvaret for at følge op på borgere, der ofte udebliver, så I kan reagere proaktivt på mønstre i fremmøde, i stedet for kun at registrere data passivt uden nogen egentlig, konkret opfølgning på borgeren og dens situation.

Kombinér check-in-data med andre relevante oplysninger om borgeren, hvis I skal vurdere, om et fravær hænger sammen med andre forhold i borgerens liv og situation.