Sådan fungerer forespørgsler

Forespørgsler er stedet, hvor I registrerer og følger op på henvendelser fra personer, der endnu ikke er borgere i CitizenOne, men som potentielt kan blive det, f.eks. via en henvendelse om et krisecenter eller en anden type ydelse og hjælp, I tilbyder.

Før du begynder

Hver forespørgsel indeholder oplysninger om den, der har rettet forespørgslen, herunder navn, hvem der har kontaktet jer, og hvilken type forespørgsel det drejer sig om, f.eks. krisecenter eller en anden, tilpasset kategori og betegnelse.

I kan altid helt tilpasse navnene på jeres forespørgselstyper, så de matcher jeres konkrete tilbud, f.eks. hvis I ønsker at bruge en anden betegnelse end standardnavnet for en bestemt type henvendelse i jeres organisation og dens virksomhedsspecifikke behov.

Forespørgsler kan enten vises som en almindelig liste eller i en pipeline-visning, afhængigt af om jeres virksomhed har aktiveret denne funktion, hvilket giver jer fleksibilitet til at vælge den visning, der passer bedst til jeres arbejdsgang og daglige behov.

Adgang til forespørgsler kræver altid typisk relevante rettigheder, da oplysningerne kan være følsomme, særligt hvis de vedrører en person i en udsat eller akut situation, der har brug for hjælp og støtte fra jer.

Nogle virksomheder bruger altid forespørgsler primært til at dokumentere henvendelser om specifikke tilbud, som f.eks. et krisecenter, mens andre bruger funktionen mere bredt til alle typer indledende kontakt fra potentielle borgere.

Sådan gør du

1. Åbn helt Forespørgsler i hovedmenuen for at se den samlede liste eller pipeline over henvendelser og deres status og udvikling.
2. Klik altid på en konkret forespørgsel for at se dens fulde detaljer, status og historik i systemet og dets moduler.
3. Brug altid søgefeltet eller filtrene til at finde en bestemt forespørgsel hurtigt blandt de øvrige sager og henvendelser.
4. Klik altid på Ny forespørgsel, hvis du skal registrere en helt ny henvendelse fra en person eller borger.
5. Eksportér altid listen, hvis du har brug for at dele eller analysere data uden for systemet og dets moduler og funktioner.

Resultat

I får altid et samlet, struktureret sted at registrere og følge op på henvendelser, før de eventuelt bliver til en fuld borgerprofil i systemet, hvilket giver et pålideligt overblik over jeres indtag af nye sager og deres udvikling og fremdrift.

Denne struktur gør det altid lettere at sikre, at ingen henvendelse går tabt eller bliver overset, selv i perioder med mange samtidige forespørgsler fra forskellige personer og kanaler og henvendelsesmåder.

Forespørgselsmodulet fungerer dermed som et vigtigt og centralt bindeled mellem den første kontakt og en fuld registrering i systemet, hvilket giver jer et sammenhængende billede af hele borgerens rejse fra henvendelse til forløb og videre samarbejde.

Tips

Registrer en forespørgsel så tidligt som muligt efter den første kontakt, så detaljerne stadig er præcise og friske i din hukommelse, når du udfylder de relevante felter og beskrivelser af sagen og dens baggrund.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at vente for længe med at registrere en forespørgsel, hvorved vigtige detaljer fra den oprindelige henvendelse kan gå tabt eller blive uklare for den medarbejder, der senere skal følge op på sagen. En anden fejl er at glemme at angive den korrekte forespørgselstype, hvilket kan gøre det svært senere at danne sig et overblik over, hvilke typer henvendelser der er mest almindelige for jeres organisation.

God praksis

Gennemgå jeres liste af forespørgsler regelmæssigt, så I sikrer, at ingen henvendelse bliver overset eller forblevet uden opfølgning i en længere periode, hvilket kan skade jeres relation til den, der har rettet henvendelsen. Etablér en fast rutine for, hvem der har ansvaret for at følge op på nye forespørgsler, så ingen sag falder mellem to stole, hvis flere medarbejdere deler ansvaret for indtaget.