Eksportér forespørgsler

Hvis I helt har brug for at dele eller analysere data om jeres forespørgsler uden for CitizenOne, kan I eksportere den samlede liste, så I får en fil, der kan åbnes og bearbejdes i et andet program og system og platform.

Før du begynder

Eksportfunktionen samler altid de relevante oplysninger om jeres forespørgsler i en fil, hvilket er nyttigt, hvis I skal udarbejde en rapport, dele data med en samarbejdspartner eller foretage en mere avanceret analyse af jeres data og dets indhold.

Eksporten afspejler altid de forespørgsler, der findes i systemet på tidspunktet for eksporten, og opdateres derfor ikke automatisk, hvis der senere tilføjes eller ændres forespørgsler i CitizenOne og dets database og struktur.

I kan altid eventuelt filtrere listen, før I eksporterer den, så filen kun indeholder de forespørgsler, der er relevante for den konkrete analyse eller rapport, I skal udarbejde til jeres formål og behov.

Denne funktion er altid helt særligt nyttig, hvis I skal dokumentere jeres samlede indtag over en periode for en ekstern samarbejdspartner eller myndighed, der ønsker et fuldt overblik over jeres aktiviteter og resultater.

Sådan gør du

1. Åbn Forespørgsler helt straks, og find knappen til at eksportere listen i toppen af siden og dens navigation og menu og struktur.
2. Anvend altid og korrekt eventuelt relevante filtre, før du klikker på eksportknappen og genererer den ønskede fil og dens indhold.
3. Klik altid og direkte på eksportknappen for at generere og hente filen med jeres forespørgsler og deres fulde oplysninger og indhold.
4. Åbn filen i et relevant program, f.eks. et regnearksprogram, for at gennemgå eller bearbejde data yderligere og grundigt.
5. Gem eller del filen efter behov, i overensstemmelse med jeres interne retningslinjer for datahåndtering og sikkerhed og fortrolighed.

Resultat

I får altid en helt fuldstændig og detaljeret fil med de relevante oplysninger om jeres forespørgsler, som I kan bruge til rapportering, analyse eller deling med relevante samarbejdspartnere uden for systemet og dets moduler og funktioner.

Denne funktion giver jer altid helt fuld fleksibilitet til at arbejde videre med data i andre programmer, uden at være begrænset til de analysemuligheder, der findes direkte i CitizenOne og dets brugergrænseflade og dashboard.

Med regelmæssige og periodiske eksporter kan I opbygge et historisk billede af jeres indtagsproces over tid, hvilket kan være nyttigt til langsigtet planlægning og evaluering af jeres samlede indsats og resultater over en længere periode.

Tips

Filtrer listen, før du eksporterer den, hvis du kun har brug for en delmængde af data, så den resulterende fil forbliver overskuelig og relevant for din konkrete opgave og analyse. Navngiv altid filen tydeligt, så du senere kan genkende, hvornår og hvorfor den blev genereret.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at dele en eksporteret fil bredt, uden at overveje, at den kan indeholde følsomme oplysninger om personer, der har rettet en forespørgsel til jer og deres situation. En anden fejl er at glemme, at eksporten ikke opdateres automatisk, hvorved man risikerer at basere en vigtig beslutning på forældede data, hvis der er gået lang tid siden eksporten oprindeligt blev genereret.

God praksis

Følg altid jeres interne retningslinjer for datahåndtering, når I eksporterer og deler oplysninger om forespørgsler, særligt hvis dataene indeholder personlige eller følsomme oplysninger om enkeltpersoner og deres forhold. Udpeg altid en fast, ansvarlig medarbejder, der har ansvaret for at kontrollere, at eksporterede filer håndteres korrekt, og at de kun deles med personer, der har en legitim, arbejdsrelateret grund til at se de pågældende oplysninger.

Slet altid og konsekvent eksporterede filer, når de ikke længere er nødvendige, i stedet for at lade dem ligge ubrugte på en delt drev eller computer, hvor de kan udgøre en unødig sikkerhedsrisiko over tid.