Tilføj fakturalinjer til en faktura

Hver helt konkret faktura består altid af en eller flere fakturalinjer, der hver især beskriver en konkret ydelse og dens tilhørende beløb, hvilket tilsammen udgør det samlede fakturabeløb, modtageren skal betale for de leverede ydelser og deres omfang.

Før du begynder

En helt konkret fakturalinje indeholder typisk en beskrivelse af ydelsen og et beløb, og I kan tilføje så mange linjer, som der er nødvendige for at dække alle de ydelser, der skal faktureres til modtageren og deres regnskab.

Det helt samlede fakturabeløb beregnes altid automatisk som summen af alle fakturalinjerne, hvilket betyder, at I ikke selv skal foretage denne beregning manuelt, når I tilføjer eller fjerner linjer i fakturaen og dens struktur.

I kan altid redigere eller fjerne en fakturalinje, så længe fakturaen endnu ikke er sendt, hvilket giver jer fleksibilitet til at rette fejl eller justere indholdet, før det når frem til modtageren og deres regnskab og system.

Rækkefølgen af fakturalinjerne kan altid have betydning for, hvor let det er for modtageren at følge fakturaens opbygning, hvorfor det kan være en god idé at gruppere beslægtede ydelser sammen og dens fulde struktur.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks den relevante faktura, og find sektionen for fakturalinjer i formularen og dens indhold og struktur og format.
2. Klik altid og direkte på knappen for at tilføje en ny fakturalinje til fakturaen og dens samlede struktur og indhold og format.
3. Udfyld altid og korrekt en tydelig beskrivelse af ydelsen samt det tilhørende beløb for den konkrete linje og dens indhold og format.
4. Gentag altid og korrekt processen for hver enkelt ydelse, der skal indgå i den samlede faktura og dens indhold og struktur og format.
5. Gem fakturaen helt, og bekræft, at det samlede beløb nu er beregnet korrekt og fuldstændigt og retvisende.

Resultat

Fakturaen indeholder nu en klar oversigt over de konkrete ydelser og deres beløb, hvilket giver modtageren et gennemsigtigt billede af, hvad de reelt betaler for og dets fulde omfang.

Denne struktur gør det lettere for både jer og modtageren at forstå og eventuelt stille spørgsmål til en given faktura, hvis der skulle opstå tvivl om et konkret beløb eller dets baggrund.

En helt detaljeret opdeling i fakturalinjer bidrager desuden til en mere professionel fremtoning af jeres fakturaer, hvilket kan styrke modtagerens tillid til jeres samlede, økonomiske håndtering af sagen og dens fulde forløb.

Tips

Skriv beskrivelser, der er specifikke nok til, at modtageren tydeligt kan se, hvilken ydelse et givet beløb dækker, i stedet for vage eller generelle formuleringer og deres uklare betydning. Angiv altid og gerne dato eller periode for ydelsen, hvis det er relevant for gennemsigtigheden og modtagerens forståelse.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at indtaste et forkert beløb på en fakturalinje, hvilket direkte påvirker det samlede fakturabeløb og kan kræve en efterfølgende korrektion over for modtageren og deres regnskab. En anden fejl er at skrive en for kortfattet beskrivelse, der ikke giver modtageren et klart billede af, hvilken konkret ydelse der er tale om, hvilket kan give anledning til unødvendige, opklarende henvendelser fra modtageren.

God praksis

Gennemgå alle fakturalinjer en sidste gang, før I sender fakturaen, og sammenlign det samlede beløb med jeres egne, interne noter om de leverede ydelser og deres omfang. Udpeg altid en helt fast, ansvarlig medarbejder til at godkende fakturalinjer, før fakturaen sendes, hvis I ønsker en ekstra kvalitetssikring, der reducerer risikoen for, at et forkert beløb eller en unøjagtig beskrivelse når frem til modtageren og skaber unødig forvirring om det fakturerede beløb.

Overvej altid at bruge faste, standardiserede beskrivelser for jeres mest almindelige ydelser, så I opnår en ensartet fremtoning på tværs af alle jeres udstedte fakturaer og deres indhold.