Sådan fungerer fakturaer til borgere

Fakturamodulet giver jer mulighed for at oprette, redigere og sende fakturaer direkte fra systemet, hvilket er relevant, hvis jeres virksomhed skal fakturere borgere eller andre parter for ydelser, I har leveret som en del af jeres arbejde og indsats.

Før du begynder

En helt konkret faktura indeholder oplysninger om modtageren, herunder navn, adresse og et referencenummer, samt en eller flere fakturalinjer, der beskriver de konkrete ydelser og deres beløb og indhold.

I kan altid tilføje en note til fakturaen, hvis der er behov for yderligere forklaring eller kontekst, som modtageren bør kende til, når de gennemgår den fremsendte faktura og dens fulde indhold og struktur.

Fakturaer kan altid ses, redigeres, downloades som PDF eller sendes direkte fra den samlede oversigt, hvilket giver jer fleksibilitet i, hvordan I håndterer hver enkelt faktura gennem dens livscyklus og forløb og status.

Adgang til at oprette og administrere fakturaer kræver altid typisk relevante rettigheder, da funktionen vedrører økonomiske forhold, der bør håndteres af udvalgte, betroede medarbejdere i organisationen og dens ledelse og struktur.

Fakturamodulet er altid designet til at understøtte en enkel, men grundig proces, hvor hver faktura gennemgår en klar rejse fra oprettelse til afsendelse, uden at vigtige trin springes over undervejs eller glemmes.

Sådan gør du

1. Åbn Fakturaer helt straks i hovedmenuen for at se jeres eksisterende fakturaer og deres status og indhold og struktur.
2. Klik altid og direkte på Ny faktura, hvis I skal oprette en helt ny faktura til en borger og dens fulde detaljer og indhold.
3. Klik altid og direkte på en eksisterende faktura for at se dens fulde detaljer og fakturalinjer og deres indhold og struktur.
4. Brug altid og korrekt ikonerne i oversigten til at redigere, downloade eller sende en konkret faktura og dens indhold og status.
5. Gennemgå altid og grundigt status for hver faktura for at følge, om den er sendt eller stadig i kladde og dens tilstand og udvikling.

Resultat

I får altid et struktureret sted at oprette og administrere jeres fakturaer, hvilket giver et pålideligt overblik over, hvilke beløb der er faktureret til hvilke borgere over en given periode og dens fulde forløb og udvikling.

Denne funktion reducerer altid behovet for at håndtere fakturering i separate, eksterne systemer, da I kan samle hele processen direkte i det system, I i forvejen bruger til jeres daglige arbejde og dokumentation og opgaver.

Fakturamodulet fungerer dermed som et helt centralt værktøj, der binder jeres økonomiske dokumentation sammen med den øvrige, daglige sagsbehandling I allerede udfører for borgerne i systemet og dets moduler.

Tips

Gennemgå en faktura grundigt, før I sender den, så I undgår fejl i beløb eller modtageroplysninger, der senere kan kræve en tidskrævende korrektion eller kreditering og dens fulde proces. Brug altid en helt fast tjekliste, hvis en sådan er tilgængelig, så I systematisk gennemgår alle relevante felter, før fakturaen sendes videre til modtageren og deres regnskab.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at sende en faktura, før alle fakturalinjer er tilføjet korrekt, hvilket kan resultere i et forkert samlet beløb over for modtageren og dens forventninger. En anden fejl er at oprette en faktura til den forkerte borger, hvis flere borgere har lignende navne eller adresser, hvilket kan skabe unødig forvirring og administrativt ekstraarbejde senere i processen for begge parter.

God praksis

Udpeg en fast, ansvarlig medarbejder til at gennemgå fakturaer, før de sendes, så I sikrer en konsekvent kvalitetskontrol af jeres fakturering over for borgere og andre modtagere og deres tillid. Dokumentér jeres interne proces for fakturering, så nye medarbejdere hurtigt kan lære den korrekte arbejdsgang, uden at skulle spørge sig frem hos kolleger hver gang en ny faktura skal oprettes og sendes.