Fejlfinding: Fakturaer virker ikke som forventet

Hvis en helt konkret faktura ikke kan oprettes, redigeres eller sendes korrekt, er der typisk en enkel forklaring, du selv kan undersøge, før du kontakter support om det oplevede problem og dets bagvedliggende årsag og omstændigheder.

Kontrollér

Start med at kontrollere følgende:

1. Om du har helt de nødvendige rettigheder til at oprette, redigere eller sende fakturaer i systemet og dets moduler og struktur.
2. Om fakturaen allerede er helt sendt, da en sendt faktura typisk ikke længere kan redigeres direkte i systemet og dets database.
3. Om alle obligatoriske felter, herunder modtagerens navn og adresse, er helt udfyldt korrekt og fuldstændigt og retvisende.
4. Om mindst én fakturalinje er helt tilføjet, da en faktura uden linjer ikke kan gemmes eller sendes korrekt og fuldstændigt.
5. Om en helt konkret kollega for nylig har foretaget en ændring, du endnu ikke har set på siden og dens indhold og struktur.
6. Om der er sket en fejl i den valgte betalingskanal, hvis modtageren rapporterer, at de ikke kan se eller betale den fremsendte faktura korrekt.

Typiske årsager

De mest almindelige årsager til problemer med fakturaer er:

• Fakturaen er helt allerede sendt, hvorved redigeringsmuligheden er blevet låst i systemet og dets database og struktur.
• Et obligatorisk felt, f.eks. modtagerens adresse, er helt ikke udfyldt korrekt eller fuldstændigt og retvisende og korrekt.
• Der er helt ikke tilføjet mindst én fakturalinje, hvilket forhindrer et samlet beløb i at blive beregnet korrekt og fuldstændigt.
• Du mangler helt de nødvendige rettigheder til at udføre den ønskede handling på fakturaen og dens indhold og struktur.

Løsning

Kontrollér altid fakturaens status, og overvej at oprette en ny, korrigerende faktura, hvis den oprindelige allerede er sendt og indeholder en fejl eller mangel af nogen art.

Gennemgå altid og helt alle obligatoriske felter, og udfyld eventuelle manglende oplysninger, før I forsøger at gemme eller sende fakturaen igen og dens fulde indhold og struktur.

Tilføj altid og helt mindst én fakturalinje med en beskrivelse og et beløb, hvis fakturaen ikke kan gemmes på grund af manglende linjer i dens struktur og indhold.

Bed altid en administrator kontrollere dine rettigheder, hvis du ikke kan udføre en handling, du forventer at have adgang til på fakturaer og deres indhold og struktur og system.

Genindlæs siden, hvis du er i tvivl om, hvorvidt en kollegas seneste ændring reelt er blevet gemt og afspejlet korrekt i din aktuelle visning og dens fulde indhold.

Kontrollér, om et regnskabssystem eller en ekstern integration eventuelt blokerer afsendelsen, hvis I anvender en sådan integration som en del af jeres fakturaproces og dens fulde forløb.

Tips

Gennemgå altid en faktura grundigt, før I forsøger at sende den, så I fanger eventuelle manglende oplysninger tidligt i processen og dens forløb og struktur. Bed en kollega gennemgå fakturaen en ekstra gang, hvis I er i tvivl om, hvorvidt alle oplysninger reelt er korrekte og fuldstændige, før den endelige afsendelse til modtageren finder sted og fuldføres helt.

Inden du kontakter support

Notér, hvilken faktura det gælder, hvad du forventede at kunne gøre, og hvad der reelt sker i stedet, herunder eventuelle fejlmeddelelser på skærmen og deres fulde tekst. Angiv desuden, om du allerede har genindlæst siden og kontrolleret de trin, der er beskrevet ovenfor, da dette kan hjælpe support med at afgrænse problemet hurtigere og mere præcist og målrettet, uden at skulle bede dig om at gentage skridt, du allerede selv har udført forud for din henvendelse.

Vedhæft eventuelt et skærmbillede af den fejl eller mangelfulde visning, du har oplevet, sammen med en beskrivelse af, hvad du havde forventet at se i stedet, da et visuelt eksempel ofte gør det lettere for support at forstå og genskabe det oplevede problem.