Rediger en eksisterende faktura

Hvis en helt konkret faktura endnu ikke er sendt til modtageren, kan I redigere dens oplysninger og fakturalinjer direkte i systemet, hvilket giver jer mulighed for at rette fejl, før fakturaen forlader jeres organisation og når frem til modtageren og deres regnskab.

Før du begynder

Redigering er altid typisk kun muligt, så længe fakturaen er i kladde-status, da en allerede sendt faktura af hensyn til gennemsigtighed og sporbarhed ikke bør ændres direkte i systemet efterfølgende eller på et senere tidspunkt.

Hvis en fejl helt konkret opdages, efter at en faktura er sendt, skal I typisk håndtere dette via en kreditering eller en ny, korrigerende faktura, i stedet for at redigere den oprindelige, allerede fremsendte faktura direkte og dens indhold.

I kan altid ændre modtagerens oplysninger, fakturalinjer og den tilknyttede note, så længe fakturaen forbliver i kladde-status og endnu ikke er blevet sendt til modtageren og deres regnskab og system.

Det er altid en helt god idé at have en klar begrundelse for enhver ændring, I foretager, så I senere kan huske og eventuelt dokumentere, hvorfor en given justering blev besluttet foretaget og dens fulde baggrund.

Sådan gør du

1. Åbn Fakturaer helt straks og direkte, og find den relevante faktura, der skal redigeres og dens indhold og struktur og format.
2. Klik altid og direkte og korrekt på redigeringsikonet for at åbne fakturaen til redigering af dens indhold og struktur og format.
3. Foretag altid og korrekt og fuldstændigt de nødvendige ændringer i modtageroplysninger, fakturalinjer eller note og deres indhold og struktur.
4. Gennemgå altid og korrekt og fuldstændigt ændringerne grundigt, før I gemmer den opdaterede faktura og dens fulde indhold og struktur.
5. Gem fakturaen helt og korrekt og fuldstændigt, og bekræft, at ændringerne nu fremgår korrekt i systemet og dets database og struktur.

Resultat

Fakturaen opdateres altid med de nye oplysninger, hvilket sikrer, at den, når den senere sendes, indeholder korrekte og opdaterede oplysninger for modtageren at forholde sig til og betale efter og godkende.

Denne helt konkrete og fuldstændige mulighed for redigering før afsendelse reducerer risikoen for at skulle håndtere en efterfølgende kreditering eller korrektion over for en ekstern modtager og deres regnskabsafdeling og system.

En helt grundig og systematisk redigeringsproces bidrager til et generelt højere niveau af nøjagtighed i jeres fakturering, hvilket over tid kan reducere antallet af tvivlsspørgsmål og opklarende henvendelser fra modtagere og deres regnskabsafdelinger.

Tips

Brug redigeringsmuligheden aktivt til at kvalitetssikre en faktura, i stedet for at stole udelukkende på den oprindelige oprettelse uden en ekstra gennemgang af indholdet og dets korrekthed. Sæt altid en helt fast påmindelse, hvis I ofte glemmer at gennemgå kladder inden afsendelse og deres fulde indhold.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at forsøge at redigere en faktura, der allerede er sendt, hvilket typisk ikke er muligt og i stedet kræver en separat, korrigerende handling og dens fulde proces. En anden fejl er at foretage en helt konkret ændring uden at gennemgå hele fakturaen efterfølgende, hvorved en tidligere korrekt oplysning kan blive overset eller utilsigtet påvirket af den seneste redigering.

God praksis

Lad en anden medarbejder end den oprindelige opretter gennemgå og eventuelt redigere en faktura, før den sendes, som en ekstra kvalitetssikring af indholdet og dets korrekthed. Etablér altid en helt fast, intern procedure for, hvornår og hvordan redigering foretages, så alle medarbejdere følger den samme, konsekvente praksis, uanset hvem der oprindeligt har oprettet den konkrete faktura, og uanset hvilken type ændring der reelt er behov for at foretage i det pågældende tilfælde.

Dokumentér altid og helt større ændringer i en intern note, hvis systemet tillader det, så fremtidige medarbejdere kan forstå baggrunden for en given justering af fakturaens indhold og struktur.