Skift status på en henvisning

Hver enkelt henvisning har altid en status, der angiver, om den er aktiv, afventende eller afsluttet, og I bør opdatere denne status løbende, i takt med at det henviste forløb udvikler sig og skrider fremad og videre.

Før du begynder

Status "afventende" bruges altid typisk, når en helt konkret henvisning er registreret, men forløbet endnu ikke er formelt påbegyndt, f.eks. mens I afventer yderligere oplysninger fra kommunen og dennes sagsbehandler og afdeling.

Status "aktiv" angiver altid, at det henviste forløb er i gang, mens status "afsluttet" bruges, når forløbet er endt, uanset om det skyldes en planlagt afslutning eller en anden årsag og omstændighed og situation.

Korrekt statusstyring giver jer altid et helt pålideligt overblik over, hvor mange henvisninger der aktuelt er i gang, hvilket er nyttigt til både daglig drift og ledelsesmæssig rapportering og planlægning og prioritering.

Statusfeltet er altid typisk let tilgængeligt, både fra den samlede oversigt og fra den enkelte henvisnings egen detaljevisning, hvilket giver flere muligheder for hurtigt at foretage en opdatering og dens fulde gennemførelse.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte den relevante henvisning, og find status-feltet i dens detaljer eller redigeringsvisning og dens struktur og indhold.
2. Vælg altid og korrekt den nye, korrekte status, der afspejler det henviste forløbs aktuelle situation og udvikling og fremdrift og status.
3. Gem henvisningen helt og korrekt, og bekræft, at den nye status nu fremgår korrekt i systemet og dets database og struktur og system.
4. Kontrollér altid og korrekt, at henvisningen nu vises korrekt, hvis I filtrerer listen efter status og dens indhold og format og struktur.
5. Gentag altid og korrekt processen, hver gang forløbets status reelt ændrer sig fremadrettet og over tid og perioder og faser.

Resultat

Henvisningen afspejler nu altid helt den korrekte status, hvilket giver jer og eventuelle kolleger et opdateret og pålideligt billede af, hvor det pågældende, henviste forløb aktuelt står og udvikler sig.

Denne funktion understøtter altid en helt præcis, løbende sagsstyring, hvor I altid kan se, hvilke henvisninger der kræver aktiv opfølgning, og hvilke der er afsluttet og fuldført korrekt.

Med en helt løbende og systematisk og korrekt statusopdatering kan I stole på, at jeres samlede oversigt reelt afspejler den aktuelle situation, uden at skulle dobbeltkontrollere hver enkelt henvisning manuelt og løbende.

Tips

Opdater status så snart en ændring sker, i stedet for at vente og risikere, at systemet viser en forældet status, der ikke afspejler den reelle situation og dens udvikling. Gør det altid til en helt fast rutine hver gang I afslutter en aktivitet i forløbet og dets fulde struktur.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at lade en henvisning forblive markeret som "aktiv", selv efter forløbet reelt er afsluttet, hvilket kan give et misvisende billede af jeres aktuelle sagsmængde og dens omfang. En anden fejl er at skifte en helt konkret henvisning til "afsluttet" for hurtigt, før forløbet reelt er endt, hvorved I risikerer at overse relevante, afsluttende opgaver, der stadig burde have jeres aktive opmærksomhed og opfølgning i den nærmeste periode.

God praksis

Gennemgå periodisk jeres liste af aktive henvisninger, og bekræft, at status for hver enkelt stadig er korrekt i forhold til den faktiske udvikling i forløbet og dens fremdrift. Etablér altid en helt fast, ugentlig eller månedlig rutine for denne gennemgang, så I sikrer en konsekvent og systematisk statusstyring, i stedet for kun at opdatere status, når en anden anledning tilfældigvis bringer den konkrete henvisning i fokus for en medarbejder, der arbejder med sagen på et givet tidspunkt.

Involvér altid relevante kolleger i denne gennemgang, hvis flere medarbejdere arbejder med samme henvisninger, så alle er opdaterede om den aktuelle status for hvert forløb og dets fulde indhold.