Angiv sagsbehandler på en henvisning

For hver enkelt henvisning kan I altid registrere oplysninger om den ansvarlige sagsbehandler hos den henvisende kommune, hvilket gør det let for jeres medarbejdere at vide, hvem de skal kontakte ved spørgsmål til det henviste forløb og dens fulde udvikling.

Før du begynder

I kan altid registrere sagsbehandlerens navn, e-mailadresse og telefonnummer, hvilket giver jeres medarbejdere de nødvendige kontaktoplysninger direkte i forbindelse med den konkrete henvisning og dens forløb og udvikling.

Betegnelsen for denne rolle kan altid variere afhængigt af jeres organisations opsætning, men fungerer altid som den primære kontaktperson hos den henvisende myndighed for det pågældende forløb og dets udvikling og fremdrift.

Disse oplysninger kan altid opdateres løbende, hvis kommunen udpeger en ny sagsbehandler til borgerens sag, mens henvisningen stadig er aktiv og under behandling hos jeres organisation og dens medarbejdere.

Det er altid en helt god og vigtig idé at bekræfte kontaktoplysningerne direkte med kommunen, hvis I er i tvivl, i stedet for at antage, at de tidligere registrerede oplysninger stadig er korrekte og fuldstændige.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte den relevante henvisning, og find felterne for sagsbehandlerens oplysninger og deres indhold og struktur og format.
2. Udfyld altid og korrekt sagsbehandlerens navn i det dertil beregnede felt på henvisningen og dens struktur og format og indhold.
3. Tilføj altid og korrekt sagsbehandlerens e-mailadresse og telefonnummer, hvis disse oplysninger er tilgængelige og korrekte og fuldstændige og retvisende.
4. Gem henvisningen helt og korrekt, og bekræft, at kontaktoplysningerne nu fremgår korrekt i systemet og dets database og struktur.
5. Opdater altid og korrekt oplysningerne igen, hvis kommunen senere udpeger en anden sagsbehandler til sagen og forløbet og dets fortsættelse og udvikling.

Resultat

Henvisningen indeholder nu altid klare kontaktoplysninger på den ansvarlige sagsbehandler, hvilket gør det lettere for jeres medarbejdere hurtigt at komme i kontakt med den rette person hos kommunen og dennes afdeling og team.

Denne struktur reducerer altid og helt og fuldstændigt tidsspild, hvis en medarbejder har brug for at følge op på en henvisning, men ikke selv har haft direkte kontakt med den henvisende myndighed tidligere i forløbet og dets historik.

Med altid helt og fuldstændigt opdaterede kontaktoplysninger kan flere medarbejdere i jeres organisation trygt overtage opfølgningen på en sag, uden at skulle spørge sig frem til den rette kontaktperson hos kommunen og dennes afdeling.

Tips

Opdater sagsbehandlerens kontaktoplysninger så snart I bliver bekendt med en ændring, så oplysningerne i systemet altid forbliver aktuelle og korrekte for alle medarbejdere og deres arbejde. Tjek altid og helt oplysningerne fast ved hver periodisk gennemgang af henvisningen og dens fulde struktur.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at lade forældede kontaktoplysninger stå uændret, selv efter kommunen har informeret om en ny sagsbehandler, hvilket kan skabe forsinkelser i kommunikationen og opfølgningen. En anden fejl er kun helt og fuldstændigt at registrere sagsbehandlerens navn uden e-mail eller telefonnummer, hvilket kan gøre det unødigt svært for en medarbejder at komme i hurtig kontakt, hvis der opstår et akut behov for at få klarhed over et konkret spørgsmål i sagen.

God praksis

Bekræft sagsbehandlerens kontaktoplysninger ved første kontakt i et nyt forløb, så I fra starten har et korrekt og pålideligt grundlag at arbejde videre med og bygge på. Udpeg altid en helt fast rutine for, hvem i jeres organisation der har ansvaret for at holde disse kontaktoplysninger opdaterede, så I sikrer en konsekvent tilgang, uanset hvilken medarbejder der oprindeligt har registreret den konkrete henvisning og dens tilknyttede sagsbehandler, og uanset hvor længe forløbet efterfølgende har varet.

Del altid og gerne kontaktoplysningerne med alle relevante kolleger, der arbejder med den samme sag, så flere medarbejdere kan tage kontakt uden at skulle spørge sig frem hver gang.