Opret en ny henvisning

Når en helt konkret borger henvises til jeres organisation fra en kommune eller anden myndighed, kan I registrere henvisningen direkte i systemet, så den knyttes korrekt til borgerens sag og det videre forløb og dets dokumentation og struktur.

Før du begynder

I skal altid vælge den relevante borger, angive kommunens navn samt start- og slutdato for henvisningsperioden, så systemet automatisk kan beregne det samlede antal uger for forløbet og dens omfang og struktur.

I kan altid tilknytte en afdeling til henvisningen, hvis flere afdelinger i jeres organisation arbejder med forskellige typer henviste forløb, så den rette afdeling får ansvaret og dens fulde overblik og indsigt.

Hvis I helt konkret har oplysninger om den ansvarlige og udpegede sagsbehandler hos kommunen, kan I registrere disse med det samme, så I nemt kan kontakte den rette person senere i forløbet og dets udvikling og fremdrift.

Det kan altid være en helt god idé at have henvisningsbrevet fra kommunen ved hånden, når I opretter registreringen, så alle oplysninger kan indtastes korrekt fra starten uden efterfølgende rettelser eller korrektioner.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks Henvisninger, og klik på Ny henvisning i toppen af siden og dens navigation og menu og struktur.
2. Vælg altid og korrekt den relevante borger, henvisningen vedrører, fra listen over tilgængelige borgere og deres sager og profiler og struktur.
3. Udfyld altid og korrekt kommunens navn samt start- og slutdato for henvisningsperioden og dens omfang og struktur og indhold og format.
4. Tilføj altid og korrekt eventuelt en afdeling og oplysninger om den ansvarlige sagsbehandler hos kommunen og dennes kontaktoplysninger og indhold og struktur.
5. Gem henvisningen helt og korrekt, og bekræft, at den nu fremgår korrekt i jeres samlede oversigt og struktur og system og database.

Resultat

Den helt nye henvisning er nu registreret i systemet med status "aktiv" eller "afventende", afhængigt af jeres valg, og kan følges op på gennem hele det henviste forløb og dets udvikling.

Denne registrering giver jer altid et helt dokumenteret grundlag for det henviste forløb, hvilket er nyttigt, hvis der senere er behov for at redegøre for henvisningens oprindelse og periode og dens fulde baggrund.

Med en helt korrekt oprettet henvisning fra starten opbygger I over tid et pålideligt, samlet arkiv over jeres henvisninger, der kan bruges til både daglig sagsbehandling og bredere, ledelsesmæssig rapportering og analyse.

Tips

Registrer henvisningen så tæt på modtagelsestidspunktet som muligt, så jeres system altid afspejler den mest aktuelle status for borgerens henviste forløb og dets fulde forløb. Notér altid og helt, hvornår henvisningsbrevet reelt blev modtaget, selv hvis registreringen sker et par dage senere, så tidslinjen for forløbet forbliver korrekt og gennemsigtig for alle relevante medarbejdere og deres arbejde.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at angive en forkert slutdato for henvisningsperioden, hvilket kan give et forkert billede af, hvornår forløbet reelt skal afsluttes eller genvurderes og dets fulde forløb. En anden fejl er at oprette en helt konkret henvisning uden at tilknytte den korrekte afdeling, hvorved ansvaret for det henviste forløb kan blive uklart, og relevante medarbejdere kan overse, at der er en ny sag, de bør følge op på.

God praksis

Gennemgå henvisningsbrevet fra kommunen grundigt, før I registrerer oplysningerne, så alle detaljer stemmer overens med den oprindelige, officielle henvisning og dens fulde indhold. Bed altid en kollega dobbeltkontrollere de indtastede oplysninger, hvis henvisningen er kompleks eller vedrører et forløb, hvor korrekt periode og sagsbehandlerinformation er særligt vigtig for det videre samarbejde med den henvisende kommune og dens medarbejdere.

Opbevar altid det originale henvisningsbrev eller en digital kopi et sikkert sted, så I altid kan verificere registreringens korrekthed, hvis der senere opstår tvivl eller behov for dokumentation og bevis.