Send en faktura til en borger

Når en helt konkret faktura er klar og gennemgået, kan I sende den direkte til modtageren fra systemet, hvilket markerer fakturaen som sendt og typisk låser den for yderligere redigering af dens indhold og struktur.

Før du begynder

Før I helt konkret sender en faktura, bør I gennemgå alle oplysninger en sidste gang, da handlingen typisk ikke kan fortrydes, og en sendt faktura kræver en separat proces at korrigere efterfølgende og fuldt ud.

Afsendelsen kan altid ske digitalt afhængigt af jeres opsætning, hvilket giver modtageren adgang til at se og eventuelt betale fakturaen via den kanal, I har valgt at benytte til kommunikationen og deres system.

Status for fakturaen opdateres altid automatisk til "sendt", når handlingen er gennemført, hvilket giver jer et klart overblik over, hvilke fakturaer der stadig er i kladde, og hvilke der allerede er afsendt til modtagerne og deres regnskab.

Denne overgang fra kladde til sendt er altid typisk permanent, hvorfor det er vigtigt at være helt sikker på indholdet, før I bekræfter den endelige afsendelse af en given faktura og dens fulde indhold.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte den relevante faktura, og gennemgå dens indhold en sidste gang før afsendelse og dens fulde indhold og struktur.
2. Klik altid og direkte på Send faktura for at åbne bekræftelsesdialogen for afsendelsen og dens indhold og format og struktur.
3. Bekræft altid og direkte afsendelsen, når I er sikre på, at alle oplysninger er korrekte og fuldstændige og retvisende og korrekte.
4. Kontrollér altid og direkte, at fakturaens status nu er opdateret til sendt i den samlede oversigt og struktur og system.
5. Følg altid og direkte eventuelt op med modtageren, hvis I ønsker at bekræfte, at fakturaen er modtaget korrekt og fuldstændigt.

Resultat

Fakturaen er nu sendt til modtageren, og dens status er opdateret, så I og eventuelle kolleger kan følge med i, hvilke fakturaer der aktuelt afventer betaling fra modtageren og deres regnskab.

Denne funktion giver en klar overgang fra intern forberedelse til ekstern kommunikation, hvilket reducerer risikoen for at sende en ufærdig eller forkert faktura ved en fejl eller forglemmelse.

Med en helt tydelig og opdateret status kan I hurtigt overskue jeres samlede portefølje af fakturaer, hvilket gør det lettere at følge op og planlægge den fortsatte administration af jeres fakturering og dens fulde forløb.

Tips

Gennemgå fakturaen en sidste gang, umiddelbart før I klikker på send, i stedet for at stole på en tidligere gennemgang, der kan ligge et stykke tid tilbage og dens fulde indhold. Læs altid beløbet helt højt for dig selv som en sidste kontrol og bekræftelse af dets korrekthed.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at sende en faktura for hurtigt, uden en grundig, afsluttende gennemgang, hvilket kan resultere i en fejlbehæftet faktura hos modtageren og deres regnskab. En anden fejl er at sende en faktura til den helt forkerte kontaktkanal eller adresse, hvis modtagerens oplysninger ikke er blevet grundigt kontrolleret, hvilket kan forsinke modtagelsen og dermed også den efterfølgende betaling af det fakturerede beløb.

God praksis

Etablér en fast procedure for, hvem der har mandat til at sende fakturaer, så I sikrer en konsekvent og kontrolleret proces omkring jeres eksterne fakturering og dens kvalitet. Overvej altid at kræve, at mindst to medarbejdere har gennemgået en faktura, før den sendes, hvis den vedrører et særligt stort beløb eller en kompleks sag, hvor risikoen for en fejl er større, end hvad I typisk oplever ved jeres mere rutinemæssige, gentagne fakturering af mindre og velafprøvede ydelser.

Dokumentér, hvem der har sendt en given faktura, og hvornår det skete, hvis der senere opstår behov for at genfinde denne information i forbindelse med en henvendelse.