Sådan fungerer protokoller

Protokoller er et værktøj til at planlægge og dokumentere fremmøde til tilbagevendende aktiviteter, f.eks. en ugentlig gruppeaktivitet, hvor I skal holde styr på, hvilke borgere der deltager på hvilke datoer over en given periode og dens fulde forløb.

Før du begynder

En protokol dækker en periode med en start- og slutdato, og kan omfatte flere borgere, der forventes at deltage i den planlagte aktivitet gennem hele den angivne periode og dens konkrete datoer og tidspunkter.

I kan angive, om protokollen skal gentages, f.eks. hver uge eller hver måned, hvilket gør funktionen velegnet til faste, tilbagevendende aktiviteter, der finder sted med en fast frekvens over tid og perioder.

I kan altid vælge at udelukke weekender, hvis aktiviteten kun finder sted på hverdage, hvilket sparer jer for at skulle registrere fremmøde for datoer, hvor aktiviteten reelt ikke afholdes og finder sted og forekommer.

Hver enkelt protokol kan altid printes eller ses i en oversigt, hvilket giver jer fleksibilitet til at dokumentere fremmøde både digitalt i systemet og eventuelt på papir, hvis det er relevant for jeres praksis og arbejdsgang og hverdag.

Denne funktion er altid velegnet til mange forskellige typer aktiviteter, f.eks. en ugentlig samtalegruppe, et fast motionshold, eller en anden form for tilbagevendende, planlagt aktivitet, hvor fremmøde er relevant at dokumentere og registrere.

Sådan gør du

1. Åbn Protokoller straks i hovedmenuen for at se jeres eksisterende protokoller og deres perioder og datoer.
2. Klik altid på en konkret protokol for at se dens detaljer og de tilknyttede borgere og deres fremmøde.
3. Brug altid filtrene til at afgrænse listen efter en bestemt periode eller borger, hvis relevant for din opgave.
4. Klik altid og direkte på Ny protokol, hvis I skal planlægge en helt ny, tilbagevendende aktivitet fra bunden og forfra.
5. Åbn altid check-in-funktionen for en konkret dag, når I skal registrere det faktiske fremmøde og dens detaljer.

Resultat

I får et struktureret sted at planlægge og dokumentere fremmøde til jeres tilbagevendende aktiviteter, hvilket giver en pålidelig historik over, hvem der reelt har deltaget, og hvornår og på hvilke tidspunkter.

Denne dokumentation kan være nyttig til statistik, opfølgning på den enkelte borgers deltagelse, eller som dokumentation, hvis der senere er behov for at redegøre for en aktivitets forløb og udvikling over tid.

Med en helt fast protokol for jeres tilbagevendende aktiviteter kan I hurtigt identificere mønstre i fremmøde, f.eks. hvis en borger ofte udebliver, hvilket kan give anledning til en direkte, opfølgende samtale og indsats.

Tips

Brug den gentagne funktion aktivt for faste, ugentlige aktiviteter, i stedet for at oprette en helt ny protokol manuelt for hver enkelt periode, aktiviteten finder sted og afholdes. Kombinér protokollens filtre med borgerens profil for et hurtigt overblik.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at udelukke weekender for en aktivitet, der kun finder sted på hverdage, hvilket kan skabe unødvendige, tomme datoer i protokollens samlede oversigt og struktur. En anden fejl er at oprette en ny protokol for hver enkelt periode manuelt, i stedet for at bruge den gentagne funktion, hvilket unødigt øger den administrative arbejdsbyrde for jer og jeres kolleger.

God praksis

Gennemgå jeres protokoller periodisk, og opdater listen af tilknyttede borgere, hvis der sker ændringer i, hvem der reelt deltager i den pågældende, tilbagevendende aktivitet over tid og perioder. Udpeg en fast, ansvarlig medarbejder til at vedligeholde jeres protokoller, så I sikrer en konsekvent og korrekt opdatering, uanset hvilke andre medarbejdere der løbende deltager i eller registrerer fremmøde ved den konkrete, tilbagevendende aktivitet i jeres organisation.

Sammenhold altid jeres protokoller med den bredere planlægning i kalenderen, hvis relevant, så I sikrer, at der ikke opstår overlap eller konflikter mellem forskellige aktiviteter for de samme borgere og deres tidsplaner.