Opret og administrer rapportskabeloner

Rapportskabeloner administreres under Indstillinger og bruges til at give medarbejdere en fast, genanvendelig struktur, når de opretter rapporter. En skabelon indeholder et navn, en tilknyttet sagstype, en tekstkrop med indsætningsfelter og en markering af, om skabelonen er aktiv og dermed tilgængelig for medarbejdere at vælge.

Før du begynder

Du skal have administratorrettigheder for at kunne oprette og redigere rapportskabeloner. Overvej, hvilke typer rapporter din virksomhed ofte skriver, og om der er en fast struktur, der går igen, før du opretter en ny skabelon, så skabelonen reelt kommer til at spare tid for medarbejderne.

Det kan være en fordel at samle input fra medarbejdere, der skriver rapporter dagligt, før du udformer en ny skabelon, så den afspejler den faktiske praksis, og ikke kun en teoretisk idé om, hvordan en rapport bør se ud. Dette sikrer, at skabelonen reelt bliver brugt, og ikke blot ender som et ubenyttet forsøg på standardisering.

Sådan gør du

1. Gå til Indstillinger og find Rapportskabeloner.
2. Klik på Ny skabelon.
3. Udfyld navnet på skabelonen.
4. Vælg eventuelt en tilknyttet sagstype for skabelonen, hvis det er relevant for jeres kategorisering.
5. Skriv skabelonens tekstindhold, og brug eventuelt indsætningsfelter til automatisk udfyldte oplysninger om borgeren.
6. Marker skabelonen som aktiv, hvis den skal kunne vælges af medarbejdere ved oprettelse af nye rapporter.
7. Gem skabelonen.

Du kan altid gå tilbage og redigere en eksisterende skabelon, hvis I finder ud af, at strukturen skal justeres, eller hvis der er kommet nye behov, som skabelonen bør tage højde for.

Resultat

Skabelonen bliver tilgængelig for medarbejdere, der opretter en ny rapport, hvor de kan vælge den i feltet Skabelon. Er skabelonen ikke markeret som aktiv, vil den ikke kunne vælges, men forbliver gemt til senere brug.

ændringer i en eksisterende skabelon påvirker kun nye rapporter, der oprettes efter ændringen – allerede oprettede rapporter, der byggede på den gamle version, forbliver uændrede. Dette betyder, at I kan justere og forbedre jeres skabeloner løbende, uden at det påvirker den historiske dokumentation, der allerede er skrevet og eventuelt delt eksternt. Denne adskillelse giver jer frihed til at forbedre skabelonerne over tid, uden at bekymre dig om, at ældre rapporter pludselig ser anderledes ud.

Tips

Opret flere skabeloner til forskellige situationer, i stedet for én stor, generisk skabelon, så medarbejderne lettere kan vælge den skabelon, der reelt passer til den konkrete rapport de skal skrive. Navngiv skabelonerne tydeligt, så det er nemt at skelne dem fra hinanden i valglisten. Overvej at tilføje en kort beskrivelse til hver skabelon, hvis navnet alene ikke er nok til at forklare, hvornår den bør bruges.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at markere en ny skabelon som aktiv, hvorefter medarbejdere undrer sig over, at skabelonen ikke kan vælges. Kontrollér altid dette felt, når du opretter eller retter en skabelon. En anden fejl er at oprette en skabelon uden at tilknytte en sagstype, selv når det ville have gjort skabelonen lettere at finde for medarbejderne. En tredje fejl er at skrive en skabelon, der er så specifik, at den kun kan bruges i én bestemt, sjældent forekommende situation, hvilket gør den til en dårlig investering af tid i forhold til den værdi, den giver.

God praksis

Gennemgå jeres skabeloner med jævne mellemrum, og deaktivér skabeloner, der ikke længere er relevante, i stedet for at slette dem, så I bevarer historikken for rapporter, der allerede er skrevet med dem. Involvér medarbejdere, der bruger skabelonerne dagligt, når I opdaterer indholdet, så skabelonerne fortsat opleves som relevante og brugbare. Udpeg en fast ansvarlig for skabelonerne, så vedligeholdelsen ikke afhænger af tilfældige initiativer fra enkelte medarbejdere, og sørg for, at ansvaret er tydeligt kommunikeret til hele organisationen.