Brug en rapportskabelon

Rapportskabeloner gør det muligt at oprette rapporter med en fast, foruddefineret struktur, så du ikke skal skrive den samme opbygning fra bunden hver gang. Når du vælger en skabelon ved oprettelse af en rapport, fyldes rapportens tekstfelt automatisk ud med skabelonens indhold, som du derefter kan tilpasse efter behov og den konkrete situation.

Før du begynder

Skabeloner oprettes og administreres under Indstillinger og skal derfor allerede være oprettet af en administrator, før du kan vælge dem, når du opretter en rapport. En skabelon kan desuden være knyttet til en bestemt sagstype, hvilket kan gøre det lettere at finde den rigtige skabelon for en given situation og for den konkrete borger.

Nogle skabeloner bruger indsætningsfelter, der automatisk udfyldes med oplysninger om den valgte borger, f.eks. navn og cpr-nummer, hvilket sparer dig for at skrive disse oplysninger manuelt hver gang. Denne kombination af skabelon og automatisk udfyldning gør det muligt at skrive en gennemarbejdet rapport betydeligt hurtigere end hvis alt skulle indtastes fra bunden.

Sådan gør du

1. Klik på Ny rapport for at oprette en rapport.
2. Vælg borger og titel som normalt, ligesom du ville gøre ved en almindelig rapport.
3. Vælg den ønskede skabelon i feltet Skabelon.
4. Se, hvordan rapportens tekstfelt automatisk fyldes med skabelonens indhold.
5. Tilpas teksten med de konkrete oplysninger om borgeren og situationen.
6. Gem rapporten som udkast, når du er færdig med at redigere teksten.

Er der flere skabeloner tilgængelige, kan du frit skifte mellem dem, inden du gemmer, hvis du finder ud af, at en anden skabelon passer bedre til den konkrete rapport.

Resultat

Du får en rapport, der allerede har den struktur, din virksomhed har fastlagt for den valgte skabelon, hvilket sparer tid og bidrager til en mere ensartet kvalitet i rapporterne på tværs af medarbejdere.

Fordi indsætningsfelterne allerede er udfyldt, kan du bruge mere af din tid på selve den faglige vurdering og mindre på at skrive rutinemæssige oplysninger ind manuelt. Dette bidrager samtidig til en mere ensartet kvalitet i rapporterne, fordi alle medarbejdere, der bruger samme skabelon, starter fra det samme grundlag, uanset deres individuelle erfaring med at formulere rapporter fra bunden. Over tid kan denne konsistens også gøre det lettere for eksterne parter at genkende og navigere i jeres rapporter.

Tips

Brug altid en skabelon, når der findes en relevant skabelon for situationen, i stedet for at skrive rapporten fra bunden – det sikrer, at du ikke glemmer vigtige afsnit, som skabelonen allerede har taget højde for. Spørg en kollega eller administrator, hvis du er i tvivl om, hvilken skabelon der passer bedst til en given situation. Hold dig opdateret på, om der løbende tilføjes nye skabeloner, som kan gøre dit arbejde lettere.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at vælge en skabelon efter at have skrevet en del af rapportteksten selv, hvorved den allerede skrevne tekst kan blive overskrevet af skabelonens indhold. Vælg derfor skabelonen tidligst muligt i processen. En anden fejl er at bruge en forældet skabelon, som ikke længere afspejler jeres aktuelle praksis. En tredje fejl er at aflevere en rapport uden at have tilpasset de generiske dele af skabelonteksten til den konkrete borger, hvilket kan give indtryk af en upersonlig eller uigennemarbejdet rapport.

God praksis

Gennemgå altid skabelonens automatisk udfyldte tekst grundigt, og udfyld de steder, hvor der er brug for konkrete oplysninger om den enkelte borger, i stedet for at aflevere skabelonteksten uændret. Giv feedback til den, der administrerer skabeloner, hvis du oplever, at en skabelon ikke længere passer til jeres behov, så skabelonen kan blive opdateret til gavn for alle. Sæt en fast rutine for, hvor ofte skabelonerne bør gennemgås og eventuelt justeres i lyset af ændret praksis og nye faglige krav.