Filtrer og søg i rapportlisten

Rapportlisten kan hurtigt blive lang, hvis din virksomhed opretter mange rapporter. Du kan derfor søge og filtrere listen, så du hurtigt finder den rapport, du har brug for, uden at skulle scrolle eller gennemgå hele listen manuelt hver gang du har brug for at finde en specifik rapport.

Før du begynder

Rapportlisten viser som udgangspunkt alle rapporter, du har adgang til, sorteret efter de kolonner, du kan klikke på. Filtreringen giver dig mulighed for at afgrænse listen efter status og sagstype, mens søgefeltet lader dig søge på tekst, f.eks. titel eller borgernavn.

Filterikonet viser et lille tal, når et eller flere filtre er aktive, hvilket gør det let at se på afstand, om listen i øjeblikket er afgrænset, eller om du ser samtlige rapporter, du har adgang til. Dette lille, men vigtige signal, forhindrer dig i utilsigtet at overse rapporter, fordi du havde glemt et filter fra en tidligere søgning.

Sådan gør du

1. Gå til Rapporter i menuen.
2. Brug søgefeltet til at skrive en del af en titel eller et borgernavn.
3. Klik på Filter for at åbne filtreringen.
4. Vælg status (udkast eller finaliseret), hvis du vil afgrænse efter dette.
5. Vælg sagstype, hvis du vil afgrænse efter dette.
6. Klik på kolonneoverskrifterne for at sortere listen efter titel, borger, status, sagstype eller dato.

Du kan frit kombinere søgning, filtrering og sortering, og ændringer i et af elementerne påvirker ikke automatisk de øvrige, så du kan finjustere resultatet præcist efter dine behov.

Resultat

Listen viser nu kun de rapporter, der matcher din søgning og dine filtre, hvilket gør det langt hurtigere at finde en bestemt rapport, end hvis du skulle scrolle gennem hele listen manuelt.

Skifter du senere afdeling eller logger ind igen, nulstilles søgning og filtrering typisk til udgangspunktet, så du starter med et samlet overblik, hver gang du vender tilbage til listen. Dette betyder, at du med fordel kan opbygge en fast rutine for, hvordan du søger og filtrerer, hver gang du åbner rapportlisten, i stedet for at forvente, at systemet husker dine tidligere valg fra sidste besøg. Denne rutine bliver med tiden en naturlig del af din arbejdsgang, og gør det lettere at navigere effektivt, selv når listen indeholder mange rapporter.

Tips

Kombinér søgning og filtrering, hvis du f.eks. leder efter en bestemt borgers udkastrapporter, ved først at filtrere på status og derefter søge på borgerens navn i det afgrænsede resultat. Brug sorteringen efter dato, hvis du hurtigt skal finde den nyeste rapport for en bestemt borger eller sagstype. Gem gerne dine mest brugte filterkombinationer som en mental note, hvis du ofte skal genfinde de samme typer rapporter.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme, at et aktivt filter stadig er sat, når man leder efter en rapport, der ikke matcher filteret. Kontrollér filterikonets tæller for aktive filtre, hvis en rapport ikke dukker op i listen, som du forventer. En anden fejl er at søge på et for kort eller upræcist ord, hvilket kan give et resultat med for mange irrelevante rapporter. En tredje fejl er at antage, at søgning og filtrering virker på hele rapportteksten, når de i praksis er begrænset til bestemte felter som titel og borgernavn, hvilket kan give et overraskende resultat, hvis man søger på indhold fra selve rapportteksten.

God praksis

Nulstil dine filtre, når du er færdig med en specifik søgning, så du ikke ved en fejl overser nye rapporter, næste gang du besøger listen. Brug faste søgevaner, f.eks. altid at søge på borgerens fulde navn, for at gøre det lettere at genkende resultaterne. Lær dine kolleger de samme søgevaner, så I hurtigere kan hjælpe hinanden med at finde konkrete rapporter, uanset hvem der oprindeligt oprettede dem, og hvilken afdeling de hører til.