Opret en ny protokol

Hvis I helt konkret skal planlægge en ny, tilbagevendende aktivitet, hvor I ønsker at dokumentere fremmøde over tid, kan I oprette en ny protokol, der dækker den relevante periode og de borgere, der forventes at deltage i aktiviteten og dens gennemførelse.

Før du begynder

I skal altid angive et navn på protokollen, en start- og slutdato for perioden, og hvilke borgere der forventes at deltage, hvilket giver systemet det grundlag, det behøver for at oprette de relevante datoer til fremmøderegistrering og opfølgning og dokumentation.

Hvis aktiviteten er helt og fuldt tilbagevendende, kan I angive en gentagelse, f.eks. ugentlig eller månedlig, og eventuelt en slutdato for gentagelsen, så protokollen automatisk dækker hele den planlagte periode og dens datoer og forløb.

I kan altid vælge at udelukke weekender fra protokollen, hvis aktiviteten kun finder sted på hverdage, hvilket forenkler den efterfølgende fremmøderegistrering for jer og jeres kolleger og deres arbejdsgang og daglige opgaver.

Det kan altid være en helt god idé at overveje protokollens navn grundigt, så det tydeligt afspejler aktivitetens indhold, hvilket gør det lettere at genkende protokollen senere i en liste med flere andre protokoller og deres detaljer.

Sådan gør du

1. Åbn Protokoller helt straks, og klik på Ny protokol i toppen af siden og dens navigation og menu.
2. Udfyld altid og korrekt og fuldstændigt navnet på protokollen, og angiv start- og slutdato for perioden og dens omfang og struktur.
3. Vælg altid og direkte og korrekt de borgere, der forventes at deltage i den planlagte aktivitet gennem perioden og dens datoer og tidspunkter og forløb.
4. Angiv altid og direkte og korrekt en gentagelse, hvis aktiviteten er tilbagevendende, og udeluk eventuelt weekender fra beregningen og dens omfang og struktur.
5. Gem protokollen helt og korrekt, og bekræft, at den nu fremgår korrekt i jeres samlede oversigt og struktur og system.

Resultat

Den helt nye protokol fremgår nu i systemet med de relevante datoer og tilknyttede borgere, hvilket giver jer et struktureret grundlag for at registrere fremmøde, når aktiviteten reelt finder sted og afholdes og gennemføres korrekt.

Denne funktion sparer altid betydelig tid ved tilbagevendende aktiviteter, da I ikke behøver at oprette en helt ny registrering manuelt for hver enkelt gang, aktiviteten afholdes og gennemføres på ny.

Med en helt korrekt oprettet protokol kan I fra starten af perioden se det fulde omfang af de kommende datoer, hvilket giver jer et bedre overblik over den samlede arbejdsbyrde forbundet med aktiviteten og dens gennemførelse.

Tips

Gennemgå listen af tilknyttede borgere grundigt, før du gemmer protokollen, så I er sikre på, at alle relevante deltagere er inkluderet fra starten af den planlagte periode og dens forløb. Dobbeltkontrollér altid og grundigt datoerne, før du bekræfter opsætningen endeligt og fuldstændigt.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at angive en forkert slutdato for gentagelsen, hvilket kan resultere i, at protokollen enten stopper for tidligt eller fortsætter længere end den reelt skulle og burde. En anden fejl er at glemme at angive alle helt relevante borgere ved den oprindelige oprettelse, hvorved en deltager kan mangle fremmøderegistrering for de allerede afholdte datoer i perioden og forløbet.

God praksis

Opdater protokollens liste af deltagende borgere løbende, hvis der sker ændringer i, hvem der reelt deltager i aktiviteten, i stedet for kun at justere listen ved den oprindelige oprettelse af protokollen. Udpeg altid en helt fast, ansvarlig medarbejder til at holde protokollens deltagerliste ajour, så I sikrer, at fremmøderegistreringen altid afspejler den reelle, aktuelle gruppe af borgere, der deltager i den planlagte, tilbagevendende aktivitet.

Gennemgå altid protokollens opsætning grundigt en gang mere, før den offentliggøres eller tages i brug, så I fanger eventuelle fejl i datoer eller gentagelser tidligt i processen og forløbet.