Opret en ny faktura

Når I helt konkret skal fakturere en borger eller en anden modtager for en ydelse, kan I oprette en ny faktura direkte i systemet, hvor I udfylder modtagerens oplysninger og de konkrete ydelser, der skal faktureres og dokumenteres korrekt.

Før du begynder

I skal altid udfylde modtagerens navn, adresse og et referencenummer, så fakturaen tydeligt kan identificere, hvem den er udstedt til, og hvilken sag eller borger den vedrører og relaterer til og handler om.

I kan altid tilføje en note til fakturaen, hvis der er relevant, yderligere information, modtageren bør kende til, f.eks. betalingsbetingelser eller en forklaring på en konkret ydelse og dens omfang og indhold.

Fakturaen gemmes altid typisk som kladde, indtil I aktivt vælger at sende den, hvilket giver jer mulighed for at gennemgå og rette den, før den når frem til modtageren og deres system og regnskab.

Det kan altid være en helt god idé at have alle relevante oplysninger om ydelsen klar, før I begynder oprettelsen, så processen kan gennemføres i ét sammenhængende forløb uden unødige afbrydelser eller forsinkelser.

Sådan gør du

1. Åbn Fakturaer helt straks, og klik på Ny faktura i toppen af siden og dens navigation og menu og struktur.
2. Udfyld altid og korrekt modtagerens navn, adresse og referencenummer i de relevante felter og deres indhold og struktur og format.
3. Tilføj altid og korrekt en note, hvis der er behov for yderligere forklaring til modtageren og dennes forståelse og indsigt og perspektiv.
4. Tilføj altid og korrekt de relevante fakturalinjer med beskrivelse og beløb for hver ydelse og dens fulde indhold og struktur.
5. Gem fakturaen helt og korrekt, og bekræft, at den nu fremgår korrekt i jeres samlede oversigt og struktur og system.

Resultat

Den nye faktura er nu helt og fuldt oprettet som kladde i systemet, klar til at blive gennemgået, redigeret eller sendt til modtageren, når I er sikre på, at alle oplysninger er korrekte og fuldstændige.

Denne struktur sikrer altid, at fakturaer altid gennemgår et oprettelsestrin, før de reelt sendes, hvilket reducerer risikoen for at sende en fejlbehæftet faktura ved en fejl eller forglemmelse og dens konsekvenser.

Med en helt og fuldstændigt klar, trinvis proces for oprettelse kan flere medarbejdere hurtigt lære at oprette fakturaer korrekt, uden at skulle have omfattende, forudgående erfaring med fakturering fra tidligere ansættelser eller uddannelser.

Tips

Dobbeltkontrollér modtagerens oplysninger, før I gemmer fakturaen, så I undgår at skulle rette en allerede sendt faktura, hvis navn eller adresse senere viser sig at være forkert eller ufuldstændig. Gem gerne altid en helt standardiseret skabelon for gentagne, ensartede ydelser til fremtidig brug og genbrug.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at udfylde et forkert referencenummer, hvilket kan gøre det svært senere at koble fakturaen til den korrekte sag eller borger i jeres øvrige system og database. En anden fejl er at glemme at tilføje en note helt, selv om der er relevant kontekst, modtageren bør kende til, hvilket kan føre til unødvendige spørgsmål eller misforståelser, når fakturaen senere gennemgås af modtageren eller deres regnskabsafdeling.

God praksis

Opret fakturaer løbende, i takt med at ydelser leveres, i stedet for at samle en stor mængde fakturaer op til oprettelse på én gang ved periodens afslutning og dens tidspres. Etablér altid en helt fast rutine for, hvornår i måneden fakturaer typisk oprettes og gennemgås, så I sikrer en jævn arbejdsbyrde og undgår en unødig ophobning af opgaver, der kan føre til fejl eller forglemmelser, hvis mange fakturaer skal håndteres samtidig under et stort tidspres.

Bed altid en kollega gennemgå en kompleks faktura, før den sendes, hvis der er særlige omstændigheder eller usikkerhed om den korrekte fremgangsmåde for den konkrete situation og dens indhold.