Eksportér økonomidata til CSV

Hvis I har brug for at arbejde videre med økonomirapportens data i et andet program, kan I eksportere tallene til en CSV-fil, der kan åbnes i et regnearksprogram eller importeres i et andet analyseværktøj og dets fulde funktioner.

Før du begynder

Den helt konkrete eksporterede fil indeholder en oversigt over hver koordinators primære og sekundære omsætning samt deres samlede beløb, formateret så den kan åbnes korrekt i danske regnearksprogrammer og deres indstillinger og struktur.

Filen inkluderer altid desuden en samlet linje med den fulde, allokerede omsætning, hvilket giver et hurtigt referencepunkt, når I arbejder videre med dataene uden for systemet og dets moduler og struktur.

Denne eksport er altid et hurtigt alternativ til mere avancerede analyseværktøjer, hvis I har brug for et hurtigt udtræk af data til en simpel, videre bearbejdning eller deling med relevante parter og kolleger.

Filformatet er altid helt standardiseret, hvilket betyder, at I kan importere data direkte i de mest almindelige regnearksprogrammer, uden at skulle foretage manuelle justeringer af formatet undervejs eller efterfølgende.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte Økonomistyring, og generer rapporten for den ønskede periode og dens omfang og struktur.
2. Klik altid og direkte på knappen for at eksportere rapportens data til CSV i toppen af siden og dens indhold og format og struktur.
3. Vent altid og korrekt, mens systemet genererer og downloader filen med jeres økonomidata og dets fulde omfang og struktur og format.
4. Åbn altid og korrekt filen i et regnearksprogram for at gennemgå eller bearbejde tallene yderligere og dybere og grundigere.
5. Gem eller del altid og korrekt filen efter behov, i overensstemmelse med jeres interne retningslinjer og datapolitikker og struktur og format.

Resultat

I får en fil med jeres økonomidata, som I kan bruge til videre analyse, rapportering eller deling med relevante kolleger eller samarbejdspartnere uden for systemet og dets grænser.

Denne funktion giver jer fleksibilitet til at kombinere data fra systemet med andre kilder, hvis I ønsker en mere omfattende, tværgående analyse af jeres virksomheds økonomi og dens fulde udvikling.

Med data i et helt almindeligt, redigerbart format kan flere afdelinger eller medarbejdere bidrage til den videre analyse, uden at de behøver direkte adgang til selve systemet og dets moduler og struktur.

Tips

Eksportér data for flere perioder, hvis I ønsker at opbygge en historisk oversigt over jeres omsætning og koordinatorfordeling i et separat regneark over tid og dens udvikling. Navngiv altid hver eksporteret fil med den tilhørende periode for at forenkle senere brug og genfinding.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at dele en eksporteret fil bredt, uden at overveje, at den kan indeholde følsomme, økonomiske oplysninger om jeres virksomhed og dens koordinatorer og deres bidrag. En anden fejl er at gemme flere ældre eksporter uden en systematisk oversigt, hvorved I senere kan have svært ved at afgøre, hvilken version af filen der reelt er den nyeste og mest opdaterede for en given, tidligere periode.

God praksis

Følg jeres interne retningslinjer for datahåndtering, når I eksporterer og deler økonomiske data, særligt hvis dataene indeholder detaljerede oplysninger om enkelte medarbejdere og deres indsats. Udpeg en fast, ansvarlig medarbejder, der har ansvaret for at eksportere og distribuere data, hvis flere personer i organisationen har brug for adgang til de samme, underliggende tal, så I sikrer en konsekvent, sikker og systematisk håndtering af oplysningerne, i stedet for at flere forskellige medarbejdere hver for sig eksporterer og opbevarer separate kopier af de samme, potentielt følsomme data uden en fælles, koordineret praksis.

Slet altid gamle eksporterede filer, når de ikke længere er nødvendige, så I minimerer mængden af følsomme data, der ligger spredt uden for det kontrollerede system og dets database.