Download en faktura som PDF

Hvis I helt konkret har brug for en fysisk eller digitalt gemt kopi af en faktura uden for systemet, kan I downloade den som en PDF-fil, hvilket er nyttigt til arkivering, udskrivning eller manuel deling med relevante parter og kolleger.

Før du begynder

PDF-versionen indeholder altid alle de samme oplysninger som fakturaen i systemet, herunder modtager, fakturalinjer, samlet beløb og eventuelle noter, formateret til et professionelt, printvenligt dokument og dets indhold og struktur.

Denne funktion er altid tilgængelig for fakturaer, uanset om de er i kladde-status eller allerede er sendt, hvilket giver jer fleksibilitet til at downloade en kopi på ethvert tidspunkt i processen og dens forløb og udvikling.

Den downloadede fil afspejler altid fakturaens indhold på downloadtidspunktet og opdateres derfor ikke automatisk, hvis fakturaen senere redigeres, mens den stadig er i kladde-status og under behandling og gennemgang.

Filen kan altid typisk gemmes lokalt på jeres computer eller i et delt drev, afhængigt af jeres interne rutiner for arkivering af økonomiske dokumenter og deres relevante opbevaringskrav og retningslinjer.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte og korrekt Fakturaer, og find den relevante faktura, du ønsker at downloade og dens indhold og struktur og format.
2. Klik altid og direkte og korrekt på downloadikonet ved den konkrete faktura i den samlede oversigt og dens fulde struktur og format og indhold.
3. Vent altid og korrekt og fuldstændigt, mens systemet genererer PDF-filen med fakturaens fulde indhold og dets omfang og struktur og format.
4. Gem altid eller åbn altid og korrekt og fuldstændigt den downloadede fil, afhængigt af din browsers indstillinger og din arbejdsgang og rutine og struktur.
5. Brug altid og korrekt og fuldstændigt filen efter behov, f.eks. til udskrivning, arkivering eller manuel deling med relevante parter og kolleger og samarbejdspartnere.

Resultat

I får en downloadet PDF-fil med fakturaens fulde indhold, som I kan bruge uden for systemet til de formål, der er relevante for jeres konkrete situation og behov og deres omfang.

Denne funktion giver jer altid helt fuld fleksibilitet i situationer, hvor en digital afsendelse direkte fra systemet ikke er tilstrækkelig eller relevant for den pågældende modtager og deres foretrukne kommunikationsform.

En helt konkret og specifik downloadet PDF-fil kan desuden fungere som et vigtigt, fysisk bevis, hvis I af juridiske eller administrative grunde har brug for at kunne dokumentere en given fakturas nøjagtige indhold og struktur på et bestemt tidspunkt.

Tips

Navngiv den downloadede fil tydeligt, hvis I gemmer flere fakturaer lokalt, så I nemt kan genfinde den rigtige faktura senere uden at skulle åbne hver fil enkeltvis og manuelt. Inkludér altid og gerne fakturaens referencenummer i filnavnet og dens fulde struktur og indhold.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at bruge en tidligere downloadet PDF-fil som den gældende version, efter at fakturaen er blevet redigeret, hvilket kan give en forældet fremstilling af indholdet og dets korrekthed. En anden fejl er at dele en downloadet fil helt uden at overveje, om den indeholder følsomme, personlige oplysninger, der bør behandles fortroligt i overensstemmelse med jeres interne retningslinjer for databehandling og persondata.

God praksis

Download altid den nyeste version af en faktura, umiddelbart før I skal bruge den eksternt, i stedet for at genbruge en ældre, gemt kopi fra et tidligere tidspunkt og dens forældede indhold. Etablér altid en helt fast, intern navngivningskonvention for jeres downloadede fakturafiler, så alle medarbejdere let kan genfinde og identificere den rette fil, uanset hvem der oprindeligt har downloadet den, og uanset hvor lang tid der er gået siden det oprindelige downloadtidspunkt for den konkrete faktura.

Ryd altid og periodisk op i jeres lokale mapper med downloadede fakturafiler, så I undgår at opbygge en uoverskuelig mængde forældede kopier over tid.