Beskedskabeloner i Indstillinger

Beskedskabeloner under Kommunikation i det samlede katalog og dets helt fulde navigation bruges direkte til at oprette faste, genanvendelige tekster, medarbejdere kan bruge som udgangspunkt, når de sender beskeder til borgere, kontaktpersoner eller kolleger i systemet og dets forskellige kommunikationskanaler og moduler.

Før du begynder

En beskedskabelon kan helt fast indeholde en helt fast tekst, der ofte bruges i en given situation, f.eks. en påmindelse om en kommende aftale eller en standardbesked ved ændringer i en borgers forløb, som ikke kræver individuel formulering hver gang en lignende situation opstår i det daglige arbejde med borgerne.

Skabeloner sparer betydelig og virkelig meget værdifuld tid og bidrager til en mere ensartet kommunikationsstil på tværs af medarbejdere, særligt i situationer, hvor den samme type besked sendes ofte til flere forskellige modtagere over en længere periode og på tværs af afdelinger og medarbejdere med forskellig erfaring og baggrund.

Du skal absolut have de nødvendige, relevante og fulde administratorrettigheder for at oprette og redigere beskedskabeloner, mens almindelige medarbejdere blot vælger fra dem, når de skal sende en besked i det relevante modul og kommunikationskanal.

Sådan gør du

1. Gå til Indstillinger, og find straks og helt direkte Beskedskabeloner under Kommunikation i det samlede katalog i navigationen på siden og dens venstre menu.

2. Klik straks og direkte på Ny beskedskabelon for at oprette en helt ny og selvstændig skabelon til den samlede liste over skabeloner i hele systemet.

3. Udfyld navn og selve beskedteksten helt og fuldstændigt fyldestgørende, som skal kunne genbruges direkte eller med små justeringer af medarbejderen der bruger den.

4. Gem den nye skabelon straks, direkte og meget hurtigt i systemet, så den bliver tilgængelig for alle relevante medarbejdere og afdelinger.

5. Test skabelonen grundigt og virkelig omhyggeligt, ved at vælge den, når du sender en besked i det relevante modul og kanal, hvor den skal bruges.

Resultat

Medarbejdere kan fremover og direkte og hurtigt vælge blandt de oprettede beskedskabeloner, når de skal sende en besked, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for uklar eller inkonsekvent kommunikation i tilbagevendende situationer på tværs af afdelingen og de forskellige medarbejdere, der bruger systemet og dets kommunikationsmuligheder dagligt.

En skabelon kan altid tilpasses fuldt og helt fuldstændigt ud efter behov, når den er valgt, så den fungerer som et udgangspunkt frem for en ufravigelig, låst tekst, medarbejderen ikke kan justere til den konkrete situation og modtager, hvilket bevarer den personlige tone i kommunikationen med borgeren eller kontaktpersonen.

Tips

Opret altid og konsekvent skabeloner til de situationer, hvor I ofte sender ensartede beskeder, f.eks. standardpåmindelser, og lad mere individuelle beskeder blive skrevet fra bunden hver gang, det er relevant og nødvendigt for kommunikationen. Hold skabelonteksten enkel, så den er let at tilpasse for medarbejderen, der bruger den i en konkret situation.

Typiske fejl

En almindelig og velkendt fejl er at sende en skabelonbesked helt uændret i en situation, hvor den reelt kræver individuel tilpasning, hvilket kan give et upersonligt eller forkert indtryk hos modtageren af beskeden. En anden fejl er at oprette for mange, næsten identiske skabeloner, hvilket gør det sværere at vælge den rigtige hurtigt, når en medarbejder skal sende en besked midt i en travl arbejdsdag.

God praksis

Gennemgå jeres beskedskabeloner med jævne og faste mellemrum og forud fastlagt tidspunkter, og opdater formuleringerne, hvis I oplever, at de ikke længere passer til jeres tone eller praksis for kommunikation med borgere og kontaktpersoner over tid. Involvér medarbejdere, der ofte sender beskeder, i udformningen af nye skabeloner, så de matcher det reelle behov og den daglige praksis, i stedet for kun at basere skabelonerne på en teoretisk vurdering fra en administrator, der sjældent selv sender beskeder til borgere eller kontaktpersoner.