Vedhæft filer til en nyhed

Hvis en helt konkret nyhed skal indeholde et dokument, billede eller andet materiale, kan I vedhæfte en eller flere filer direkte til nyheden, så medarbejderne kan downloade dem sammen med selve nyheden og dens indhold.

Før du begynder

I kan altid vedhæfte flere filer til den samme nyhed, hvilket er nyttigt, hvis I ønsker at dele flere, relaterede dokumenter i forbindelse med en enkelt, konkret nyhed og dens fulde indhold og struktur.

Filerne bliver altid synlige for medarbejderne direkte fra nyheden, hvorfor de ikke behøver at søge separat efter det pågældende materiale et andet sted i systemet og dets moduler og struktur.

I kan altid fjerne en tidligere vedhæftet fil igen, hvis den ikke længere er relevant, eller hvis I har brug for at ersætte den med en opdateret version og dens indhold og struktur.

Det kan altid være en helt god idé at overveje filstørrelsen, før I uploader et materiale, så nyheden forbliver hurtig at åbne og downloade for alle medarbejdere og deres arbejdsdag.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte den relevante nyhed, og find sektionen til at vedhæfte filer og dens fulde indhold og struktur.
2. Klik altid og korrekt for at uploade en eller flere filer fra din enhed til nyheden og dens struktur og format og indhold.
3. Gennemgå altid og korrekt listen over vedhæftede filer for at bekræfte, at de rette filer er tilføjet og deres indhold og struktur og format.
4. Fjern altid og korrekt eventuelt en tidligere vedhæftet fil, hvis den ikke længere er relevant og dens indhold og struktur og format.
5. Gem nyheden helt og korrekt, og bekræft, at de vedhæftede filer nu fremgår korrekt og deres fulde struktur og format og indhold.

Resultat

Nyheden indeholder nu altid og helt de vedhæftede filer, hvilket giver medarbejderne direkte adgang til relevant materiale, uden at skulle navigere til et andet sted i systemet og dets moduler.

Denne funktion gør det altid og helt let at kombinere en kort, skriftlig nyhed med et mere detaljeret dokument, hvis emnet kræver yderligere uddybning og dets fulde omfang og struktur.

Med helt velvalgte, relevante og gennemtænkte vedhæftninger kan medarbejderne hurtigt finde alt relevant materiale samlet på et sted, uden at skulle gennemgå flere separate systemer og deres struktur.

Tips

Navngiv filerne tydeligt, før I uploader dem, så medarbejderne hurtigt kan forstå, hvad hver enkelt, vedhæftet fil reelt indeholder og dens fulde indhold og struktur. Brug altid og gerne beskrivende navne frem for generiske betegnelser som "dokument1" og lignende.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at vedhæfte en forældet version af et dokument, hvilket kan give medarbejderne forkerte eller utidssvarende oplysninger og deres fulde forståelse af emnet. En anden fejl er at vedhæfte en helt stor mængde filer til den samme nyhed, uden at overveje, om medarbejderne reelt har brug for alle de tilføjede dokumenter, hvilket kan gøre det svært at finde det mest relevante materiale i en potentielt lang liste af vedhæftninger.

God praksis

Gennemgå de vedhæftede filer periodisk, og opdater eller fjern dem, der ikke længere er aktuelle for den pågældende nyhed og dens fulde indhold og struktur. Etablér altid og gerne en helt fast, intern rutine for, hvordan I holder styr på vedhæftede filer på tværs af jeres samlede nyheder, så I sikrer, at ingen forældede dokumenter forbliver tilgængelige, i stedet for at overlade denne opgave til en tilfældig, individuel gennemgang, hvilket over tid kan resultere i, at medarbejderne downloader og bruger forkerte eller utidssvarende oplysninger uden at være klar over det.

Informer altid relevante kolleger, hvis I opdaterer en vedhæftet fil, så alle er klar over, at en tidligere version ikke længere er den korrekte og gyldige.