Målret en nyhed til bestemte afdelinger

Hvis en helt konkret nyhed kun er relevant for udvalgte dele af organisationen, kan I målrette den til en eller flere specifikke afdelinger, så den kun vises for de rette medarbejdere og deres arbejde.

Før du begynder

Denne funktion er altid nyttig, hvis I har flere afdelinger, der arbejder med forskellige opgaver, og ikke al information reelt er relevant for hele organisationen samtidig og dens fulde drift og struktur.

I kan altid vælge flere afdelinger til den samme nyhed, hvis emnet er relevant for mere end én, konkret del af jeres organisation og dens medarbejdere og deres arbejde.

Hvis I helt konkret ikke målretter nyheden til nogen specifik afdeling, vil den typisk være synlig for alle medarbejdere i hele organisationen som standard og dens fulde omfang og struktur.

Det kan altid være en helt god idé at gennemgå jeres afdelingsstruktur, før I begynder at målrette nyheder, så I har et klart billede af, hvilke afdelinger der reelt eksisterer og deres struktur.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte den relevante nyhed, og find feltet for målgruppe eller afdeling og dens fulde struktur og indhold.
2. Vælg altid og korrekt den eller de afdelinger, nyheden reelt er relevant for og deres medarbejdere og struktur og format.
3. Gennemgå altid og korrekt det valgte, for at bekræfte, at de rette afdelinger er inkluderet og dets omfang og struktur og format.
4. Gem nyheden helt og korrekt, og bekræft, at målretningen nu er korrekt gemt og dens struktur og system og indhold.
5. Kontrollér altid og korrekt med en kollega fra den relevante afdeling, at nyheden reelt er synlig for dem og deres arbejde og opgaver.

Resultat

Nyheden vises nu altid og helt kun for de medarbejdere, der hører til de valgte afdelinger, hvilket gør jeres interne kommunikation mere målrettet og relevant for den enkelte medarbejder og dens fulde struktur.

Denne funktion reducerer risikoen for informationsoverload, da medarbejdere ikke behøver at gennemgå nyheder, der ikke er relevante for deres konkrete arbejdsområde og dets omfang.

Med en helt velovervejet og gennemtænkt målretning kan flere afdelinger arbejde med deres egne, relevante nyheder, uden at deres respektive medarbejdere forveksles med information fra andre dele af organisationen og dens fulde struktur.

Tips

Overvej altid, om en nyhed reelt er relevant for hele organisationen eller kun for en specifik afdeling, før I beslutter, hvordan den skal målrettes og dens fulde omfang. Test altid og gerne målretningen ved at kigge på nyhedsoversigten fra en anden brugers perspektiv, hvis muligt, for at bekræfte den korrekte synlighed.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at målrette en nyhed, der reelt kun vedrører en enkelt afdeling, hvilket kan skabe forvirring hos medarbejdere i andre dele af organisationen og deres arbejde. En anden fejl er at målrette en helt konkret nyhed for snævert, hvis den reelt er relevant for flere afdelinger end først antaget, hvilket kan betyde, at vigtig information ikke når alle de medarbejdere, der havde behov for den i deres daglige arbejde.

God praksis

Gennemgå jeres afdelingsstruktur periodisk, så I sikrer, at målretningen af jeres nyheder fortsat afspejler organisationens aktuelle opbygning og dens fulde struktur og drift. Etablér altid og helt og gerne en fast, intern norm for, hvornår en nyhed reelt bør målrettes til en bestemt afdeling frem for hele organisationen, så alle medarbejdere, der oprettersvarer nyheder, følger en ensartet praksis, i stedet for at basere målretningen på en individuel, tilfældig vurdering, hvilket over tid kan resultere i en uensartet og forvirrende, intern kommunikationslinje for hele organisationen og dens medarbejdere.

Involvér altid relevante afdelingsledere i beslutningen om målretning, hvis en nyhed potentielt vedrører flere afdelinger, så alle relevante perspektiver er inkluderet og hørt.