Tilknyt afdelinger til et lokale

Hvis jeres organisation er helt konkret opdelt i flere afdelinger, kan I tilknytte hvert enkelt lokale til den eller de afdelinger, der har det primære ansvar for det pågældende, fysiske rum og dets drift og struktur.

Før du begynder

Denne funktion gør det altid muligt at filtrere og organisere jeres lokaler efter afdeling, hvilket er nyttigt, hvis flere afdelinger arbejder med separate faciliteter i samme organisation og dens struktur og indhold.

Et lokale kan altid tilknyttes flere afdelinger samtidig, hvis det fysiske rum reelt deles eller bruges af mere end én afdeling i jeres daglige drift og dens forløb og struktur og system.

Denne funktion er altid typisk tilgængelig som en del af udvalgte abonnementer, hvorfor den ikke nødvendigvis er synlig for alle organisationer, der bruger systemet og dets moduler og struktur.

Det kan altid og helt være en helt god idé at have en klar plan for, hvordan afdelinger og lokaler skal struktureres, før I begynder at tilknytte dem, så systemet forbliver overskueligt og korrekt.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte Lokaler, og find det relevante lokale, der skal have en afdeling tilknyttet og dets fulde indhold og struktur.
2. Klik altid og korrekt på redigeringsikonet for at åbne lokalets detaljer til redigering og dens fulde struktur og format og indhold.
3. Find altid og korrekt feltet for afdelinger, og vælg den eller de afdelinger, der skal tilknyttes lokalet og dets indhold og struktur og format.
4. Gem altid og korrekt ændringen, og bekræft, at de valgte afdelinger nu fremgår korrekt på lokalet og dets struktur og system og format.
5. Gentag altid og korrekt processen for eventuelle øvrige lokaler, der skal tilknyttes en afdeling og dens fulde omfang og struktur og format.

Resultat

Lokalet er nu altid og helt tilknyttet den eller de relevante afdelinger, hvilket giver jer mulighed for at organisere og filtrere jeres samlede lokaleoversigt efter afdeling og dens fulde struktur og format.

Denne struktur understøtter altid en helt klar ansvarsfordeling, hvor hver afdeling nemt kan se og administrere de lokaler, den har det primære ansvar for og deres fulde drift og forløb og struktur.

Med en helt tydelig, klar og konsekvent afdelingsstruktur på tværs af jeres lokaler kan flere afdelinger arbejde uafhængigt af hinanden, uden at deres respektive medarbejdere forveksler ansvaret for et givet, fysisk rum og dets drift.

Tips

Gennemgå altid og helt jeres afdelingstilknytninger periodisk, særligt hvis der sker organisatoriske ændringer, der påvirker, hvilken afdeling der har ansvaret for et givet lokale og dets drift. Notér altid og helt ændringer, når de sker, for at bevare et klart og fuldstændigt overblik.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at opdatere afdelingstilknytningen, når et lokale overgår til en anden afdelings ansvar efter en organisatorisk ændring og dens fulde forløb. En anden fejl er at tilknytte et helt konkret lokale til for mange afdelinger uden en klar grund, hvilket kan skabe uklarhed om, hvem der reelt har det primære, daglige ansvar for det pågældende, fysiske rum og dets vedligeholdelse.

God praksis

Dokumentér, hvilken afdeling der har det primære ansvar for hvert lokale, så ansvarsfordelingen er tydelig for alle medarbejdere, der arbejder med lokalerne og deres drift. Etablér en fast, intern norm for, hvordan og hvornår en afdelingstilknytning bør revideres, så alle medarbejdere følger en ensartet praksis, uanset hvem der oprindeligt har tilknyttet den konkrete afdeling til lokalet, og uanset hvor lang tid der er gået siden den oprindelige, organisatoriske beslutning om ansvarsfordelingen blev truffet i jeres organisation.

Gennemgå altid og periodisk hele listen over lokaler og deres afdelingstilknytninger, så I sikrer, at ansvarsfordelingen fortsat er korrekt og opdateret på tværs af organisationen og dens fulde struktur.