Sådan fungerer lokaler

Lokalemodulet giver jer mulighed for at registrere jeres fysiske rum eller lokaler i systemet, hvilket er nyttigt, hvis I arbejder med boformer eller andre faciliteter, hvor borgere er tilknyttet et konkret, fysisk rum og dets fulde struktur.

Før du begynder

Hvert lokale registreres med et navn og en angivet kapacitet, hvilket giver jer et hurtigt overblik over, hvor mange borgere det pågældende lokale kan rumme på samme tid og dets fulde omfang.

I kan tilknytte et lokale til en eller flere afdelinger, hvis I ønsker at organisere jeres lokaler efter, hvilken del af organisationen der har det primære ansvar for dem og deres drift.

Lokaleoversigten viser, hvor mange borgere der aktuelt er tilknyttet hvert enkelt lokale, samt om lokalet er fuldt optaget i forhold til dets registrerede kapacitet og dens fulde grænse.

Adgang til at oprette og administrere lokaler kræver typisk relevante rettigheder, da funktionen har betydning for, hvordan I planlægger og fordeler borgere i jeres faciliteter og deres drift.

Modulet fungerer altid godt sammen med jeres øvrige, daglige sagsbehandling, og giver et centralt sted at holde styr på den fysiske del af jeres samlede drift og dens forløb og udvikling.

Sådan gør du

1. Åbn Lokaler helt straks i hovedmenuen for at se jeres samlede oversigt over registrerede lokaler og deres kapacitet og struktur.
2. Gennemgå altid og korrekt hvert lokales kapacitet og de borgere, der aktuelt er tilknyttet det og dets fulde belægning og struktur.
3. Klik altid og direkte på Nyt lokale, hvis I skal registrere et helt nyt lokale i systemet og dets fulde struktur og indhold.
4. Klik altid og direkte på et eksisterende lokale for at se dets fulde detaljer og tilknyttede borgere og deres oplysninger og struktur.
5. Brug altid og korrekt ikonerne i oversigten til at redigere eller slette et konkret lokale efter behov og dets fulde indhold og struktur.

Resultat

I får et struktureret sted at registrere og følge op på jeres fysiske lokaler, hvilket giver et pålideligt overblik over kapacitet og aktuel optagethed på tværs af jeres faciliteter og deres fulde omfang.

Denne funktion understøtter en effektiv planlægning af, hvor borgere placeres, hvilket kan være relevant i forbindelse med boformer eller andre faciliteter med begrænset plads og deres administration.

Lokalemodulet fungerer dermed som et helt centralt værktøj, der binder den fysiske del af jeres drift sammen med den øvrige, daglige dokumentation I allerede fører for borgerne i systemet og dets moduler.

Tips

Gennemgå jeres lokaleoversigt regelmæssigt, så I altid har et opdateret billede af, hvilke lokaler der har ledig kapacitet, og hvilke der er fuldt optaget og dens fulde omfang. Etablér en fast, ugentlig rutine for denne gennemgang, så I proaktivt kan planlægge kommende indflytninger, i stedet for at vente og risikere at stå uden ledig plads, når en ny borger reelt har brug for et lokale med kort varsel og en hurtig, praktisk løsning.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at opdatere et lokales tilknyttede borgere, når en borger flytter eller udskrives, hvilket kan give et forkert billede af den reelle optagethed og dens omfang. En anden fejl er at registrere en helt forkert kapacitet ved oprettelsen af et lokale, hvilket kan give en misvisende visning af, hvorvidt lokalet reelt har plads til en ny borger eller allerede er fuldt optaget i praksis.

God praksis

Udpeg en fast, ansvarlig medarbejder til at holde lokaleoversigten opdateret, så I sikrer en konsekvent og pålidelig registrering af jeres samlede kapacitet og dens fulde omfang. Gennemgå altid og periodisk hele listen sammen med relevante kolleger, så I sikrer, at ingen lokaler er blevet overset eller glemt i en periode med mange samtidige indflytninger og udskrivninger.