Rediger eller slet et lokale

Hvis oplysningerne på et helt konkret og aktuelt lokale ændrer sig, eller lokalet ikke længere er i brug, kan I redigere eller slette det direkte i systemet, så jeres samlede oversigt forbliver korrekt og opdateret og fuldstændig.

Før du begynder

I kan altid og helt redigere lokalets navn, kapacitet og tilknyttede afdelinger, så længe I har de nødvendige rettigheder til at foretage ændringen i systemet og dets database og struktur og indhold.

Hvis lokalet har helt konkrete og aktuelle borgere tilknyttet, bør I overveje at flytte disse til et andet lokale, før I sletter det pågældende lokale permanent fra systemet og dets database og struktur.

Sletning af et lokale er altid typisk en permanent handling, hvorfor I bør være sikre på, at lokalet reelt ikke længere er relevant, før I bekræfter sletningen og dens konsekvenser og virkning.

Det kan altid være en helt og fuldstændig god idé at dokumentere, hvorfor et lokale slettes, hvis systemet giver mulighed for det, så baggrunden er klar for fremtidige medarbejdere og deres forståelse.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte Lokaler, og find det lokale, der skal redigeres eller slettes og dets indhold og struktur.
2. Klik altid og korrekt på redigeringsikonet for at ændre lokalets navn, kapacitet eller tilknyttede afdelinger og struktur og indhold og format.
3. Klik altid og korrekt på sletteikonet, hvis lokalet i stedet skal fjernes permanent fra systemet og dets database og struktur og system.
4. Bekræft altid og korrekt ændringen eller sletningen i den dialog, der vises på skærmen og dens indhold og format og struktur.
5. Kontrollér altid og korrekt, at lokalet nu fremgår korrekt opdateret eller er fjernet fra oversigten og dens struktur og system og indhold.

Resultat

Lokalet opdateres eller fjernes altid helt fra systemet, hvilket sikrer, at jeres samlede lokaleoversigt fortsat afspejler den korrekte, aktuelle situation i jeres faciliteter og dens fulde omfang.

Denne funktion giver jer altid helt fuld fleksibilitet til at holde registreringen ajour, i takt med at jeres fysiske faciliteter eller organisatoriske behov ændrer sig over tid og dens forløb.

Med en helt løbende og systematisk, korrekt vedligeholdelse af jeres lokaler kan I stole på, at oversigten altid afspejler den reelle situation, uden at skulle dobbeltkontrollere hver enkelt registrering manuelt og løbende.

Tips

Gennemgå, om et lokale har tilknyttede borgere, før I sletter det, så I undgår at efterlade borgere uden en registreret, fysisk placering i systemet og dets database. Tjek altid og gerne også, om lokalet er tilknyttet en afdeling, før I fjerner det permanent og fuldstændigt.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at slette et lokale, der stadig har tilknyttede borgere, hvilket kan skabe forvirring om, hvor disse borgere reelt er placeret og deres fulde situation. En anden fejl er at redigere et lokales helt konkrete kapacitet, uden at overveje, om den nye, lavere kapacitet stadig kan rumme det antal borgere, der allerede er tilknyttet lokalet, hvilket kan give en misvisende visning af, at lokalet er overbelagt i forhold til den nye, registrerede grænse.

God praksis

Flyt altid tilknyttede borgere til et andet, relevant lokale, før I sletter det oprindelige lokale, så ingen borgere efterlades uden en registreret placering og dens fulde struktur. Etablér altid en helt fast, intern procedure for, hvordan sletning af et lokale skal håndteres, så alle medarbejdere følger den samme, konsekvente proces, uanset hvem der oprindeligt har oprettet det pågældende lokale, og uanset hvor mange borgere der historisk har været tilknyttet det i løbet af dets aktive brugsperiode i systemet.

Bed altid en kollega bekræfte en sletning, hvis der er tvivl om, hvorvidt et lokale reelt bør fjernes permanent eller blot markeres som ikke længere i brug.