Slet en besvarelse eller et spørgeskema

Hvis en helt konkret besvarelse er indtastet forkert, eller et helt spørgeskema ikke længere er relevant, kan I slette dem permanent fra systemet, men det er vigtigt at overveje konsekvenserne, før I bekræfter sletningen og dens fulde omfang og virkning.

Før du begynder

Sletning af en helt enkelt besvarelse fjerner altid kun den pågældende besvarelse, mens spørgeskemaet selv og eventuelle øvrige besvarelser forbliver upåvirkede og tilgængelige i systemet og dets samlede oversigt og struktur.

Sletning af et helt spørgeskema fjerner altid derimod spørgeskemaet og typisk alle dets tilhørende besvarelser permanent, hvilket er en langt mere vidtgående handling, der bør overvejes grundigt før udførelse og bekræftelse.

Hvis I helt konkret er i tvivl om, hvorvidt data kan have fremtidig værdi, kan det være bedre at deaktivere et spørgeskema i stedet for at slette det, så historikken bevares, men uden at nye besvarelser kan tilføjes og oprettes.

Sletning er altid typisk en handling, der ikke kan fortrydes, når den først er bekræftet, hvorfor det er vigtigt at være helt sikker på beslutningen, før I klikker på den endelige bekræftelsesknap og dens fulde virkning.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks det relevante spørgeskema, og find den besvarelse eller det spørgeskema, der skal slettes helt og fuldstændigt og korrekt.
2. Klik altid og direkte og korrekt på sletteikonet ved den konkrete besvarelse, hvis kun denne skal fjernes fra systemet og dets database.
3. Klik altid og direkte på sletteikonet for hele spørgeskemaet, hvis det i stedet skal fjernes permanent og fuldstændigt og helt og korrekt.
4. Bekræft altid sletningen i den dialog, der vises, når I er sikre på beslutningen og dens konsekvenser og virkning.
5. Kontrollér altid og korrekt, at den relevante besvarelse eller spørgeskemaet nu er fjernet fra systemet og dets database og struktur og indhold.

Resultat

Den valgte besvarelse eller det valgte spørgeskema fjernes permanent fra systemet, hvilket sikrer, at jeres samlede oversigt kun indeholder relevante, korrekte data for det videre arbejde og dens dokumentation.

Denne funktion gør det let at rette fejl eller rydde op i forældede spørgeskemaer, uden at skulle involvere en administrator eller supportmedarbejder for hver enkelt ændring og dens udførelse.

En helt løbende og konsekvent oprydning i jeres data bidrager til et mere pålideligt og overskueligt system, hvor medarbejdere hurtigt kan finde og fortolke relevante besvarelser, uden at skulle sortere gennem forældet eller irrelevant information og indhold.

Tips

Gennemgå en besvarelse eller et spørgeskema grundigt, før I sletter det permanent, og overvej om dataene kan have fremtidig værdi til statistik eller faglig dokumentation og analyse. Tag et skærmbillede, hvis I er i tvivl.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at slette et helt spørgeskema, når det reelt kun var en enkelt, fejlagtig besvarelse, der skulle rettes, hvorved I mister værdifuld historik for de øvrige besvarelser og deres indhold. En anden fejl er at slette en besvarelse uden først at have gennemgået den helt grundigt, hvorved I risikerer at fjerne data, der senere viser sig at have haft betydning for jeres faglige vurdering af borgerens forløb.

God praksis

Overvej at deaktivere i stedet for at slette, hvis I er i tvivl om, hvorvidt et spørgeskema eller dets besvarelser kan have fremtidig værdi for jeres organisation og dens dokumentation. Etablér altid en helt fast intern regel for, hvornår en besvarelse eller et spørgeskema reelt bør slettes permanent i modsætning til blot at blive deaktiveret, så alle medarbejdere følger den samme, konsekvente praksis for datahåndtering og bevarelse af værdifuld historik over tid.

Bed altid en kollega bekræfte en sletning af et helt spørgeskema med mange besvarelser, hvis der er tvivl om, hvorvidt dataene reelt ikke længere har værdi for jeres organisation og dens historik.