Send et spørgeskema til en borger

Hvis I helt konkret ønsker, at en borger selv udfylder et spørgeskema, kan I sende det direkte til dem via systemet, hvorefter borgeren får adgang til at besvare spørgsmålene i deres eget tempo og på deres egne præmisser og vilkår.

Før du begynder

Denne metode er altid velegnet, når borgeren selv er i stand til at udfylde spørgeskemaet uden hjælp, og når I ønsker deres egen, uafhængige vurdering af deres situation, uden en medarbejders indblanding eller påvirkning og indflydelse.

Når I helt konkret sender et spørgeskema til en borger, vælger I den relevante borger fra en liste, hvorefter spørgeskemaet bliver tilgængeligt for dem at udfylde, typisk via deres egen adgang til systemet og dets moduler og funktioner.

Besvarelsen markeres altid som "afventende", indtil borgeren har afsluttet og indsendt spørgeskemaet, hvorefter status ændres til "gennemført" i jeres samlede overblik over besvarelser og deres nuværende status og fremdrift.

Denne metode giver altid borgeren mulighed for at udfylde spørgeskemaet i deres eget hjem eller på et andet tidspunkt, der passer dem, i stedet for at skulle gøre det under et fysisk møde med en medarbejder.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks det relevante spørgeskema, og find fanebladet for besvarelser og tildelinger og deres status og indhold og struktur.
2. Klik altid og direkte på Send til borger for at åbne dialogen til tildeling af spørgeskemaet og dets indhold og struktur og format.
3. Vælg altid og korrekt den relevante borger fra listen over tilgængelige borgere i systemet og dets database og struktur.
4. Bekræft altid og korrekt afsendelsen, og informer eventuelt borgeren mundtligt om, at spørgeskemaet er sendt til dem og deres profil.
5. Følg altid og korrekt op på status, indtil borgeren har afsluttet og indsendt deres besvarelse og dens fulde indhold og resultat.

Resultat

Borgeren har nu adgang til at udfylde spørgeskemaet selv, og I kan følge status for besvarelsen direkte i systemet, uden at skulle indsamle svarene manuelt eller på papir og deres fulde behandling.

Denne metode giver en mere direkte og uafhængig vurdering fra borgeren selv, hvilket kan være værdifuldt i situationer, hvor det er vigtigt at høre borgerens egen, uforstyrrede stemme og perspektiv.

For borgeren kan denne helt selvbetjente proces også opleves som mere respektfuld og fleksibel, da de ikke skal afsætte tid til et fysisk møde blot for at besvare et spørgeskema, der let kan udfyldes hjemmefra og i deres eget tempo.

Tips

Informer borgeren om, hvor lang tid spørgeskemaet forventes at tage at udfylde, så de kan planlægge at afsætte den nødvendige tid til at gennemføre det ordentligt og fyldestgørende. Forklar også formålet med spørgeskemaet, hvis det er relevant.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at sende et spørgeskema til en borger, der ikke selv har den nødvendige adgang eller tekniske forudsætning for at udfylde det digitalt uden hjælp fra en medarbejder. En anden fejl er at glemme at følge op på en afventende besvarelse, hvorved en borger, der havde intentioner om at udfylde spørgeskemaet, aldrig får afsluttet processen, fordi de simpelthen glemte det i deres travle hverdag.

God praksis

Følg proaktivt op, hvis en besvarelse forbliver "afventende" i en længere periode, i stedet for at antage, at borgeren selv vil huske at afslutte spørgeskemaet uden en påmindelse eller opfølgning. Etablér en fast rutine for, hvor ofte I gennemgår listen af afventende besvarelser, så I proaktivt kan følge op med en telefonsamtale eller en venlig påmindelse, hvis en borger ikke selv har fået afsluttet spørgeskemaet inden for en rimelig tidsfrist efter afsendelse.

Overvej altid at sende en automatisk eller manuel og helt konkret påmindelse efter nogle dage, hvis besvarelsen stadig er afventende, så I aktivt hjælper borgeren med at fuldføre processen.