Se rapporter og beskeder via gæsteportalen

Når en ekstern part modtager et gæstelink, kan de logge ind via gæsteportalen for at se de delte rapporter og eventuelle, tilknyttede beskeder for den konkrete sag. Portalen er designet til at give et enkelt og overskueligt overblik, uden at kræve teknisk kendskab til det underliggende system eller dets øvrige funktioner.

Før du begynder

Gæsteportalen viser typisk en oversigt med separate faner for rapporter og beskeder, hvilket gør det let for den eksterne part at navigere mellem de to typer indhold, uden at blive forvirret over, hvor de skal finde hvad.

Hvis linket er beskyttet med en adgangskode, skal den eksterne part indtaste denne, før de får adgang til at se det delte indhold i portalen og dermed bekræfte, at de er den tilsigtede modtager.

Den eksterne part kan kun se det indhold, der er delt med dem gennem det specifikke link, og ikke andre dele af jeres samlede system eller andre borgeres oplysninger.

Det kan altid være en helt god idé at teste, hvordan portalen ser ud fra den eksterne parts perspektiv, før I sender linket videre til dem, så I kan bekræfte, at oplevelsen er klar og letforståelig. Overvej desuden at forberede en kort, skriftlig vejledning til nye, eksterne parter, der endnu ikke har brugt gæsteportalen før.

Sådan gør du

1. Åbn altid det modtagne gæstelink i en webbrowser for at tilgå gæsteportalen korrekt.
2. Indtast altid adgangskoden korrekt, hvis linket er beskyttet med en sådan kode.
3. Klik altid på fanen for rapporter for at se den delte rapports fulde og opdaterede indhold.
4. Klik altid på fanen for beskeder for at se eventuelle, tilknyttede beskeder korrekt.
5. Log altid ud af gæsteportalen, når I er færdige med at gennemgå det delte indhold og materiale.
6. Genindlæs portalen senere, hvis I ønsker at se eventuelle, nye opdateringer i det delte materiale.

Resultat

Den eksterne part har nu set det delte indhold direkte gennem gæsteportalen, hvilket understøtter et hurtigt og sikkert samarbejde om den konkrete sag. Denne funktion gør det enkelt for eksterne parter at følge med i relevante opdateringer, uden at skulle kontakte jer for at få information manuelt hver gang.

Med en klar og velfungerende gæsteportal kan I opbygge en tillid hos eksterne samarbejdspartnere, der oplever, at samarbejdet er struktureret, gennemsigtigt og let at følge fra begyndelse til slutning.

Tips

Bed den eksterne part gemme linket et sikkert sted, så de nemt kan finde det igen, hvis de har brug for at se indholdet flere gange. Foreslå eventuelt, at de bogmærker siden i deres webbrowser til fremtidig, hurtig adgang. Nævn desuden, at de altid bør genindlæse siden, hvis de er i tvivl om, hvorvidt de ser den nyeste version af det delte indhold.

Typiske fejl

En almindelig fejl er, at den eksterne part deler linket videre til andre, hvilket kan give uvedkommende adgang til det oprindeligt tiltænkte, delte indhold. En anden fejl er, at den eksterne part antager, at portalen automatisk viser den nyeste, opdaterede rapport, uden at genindlæse siden for at se de seneste ændringer. En tredje fejl er at forveksle gæsteportalens indhold med information, den eksterne part har fået fra en helt anden kilde eller kanal, hvilket kan give et forkert helhedsbillede af sagen.

God praksis

Informer den eksterne part om, at linket er personligt og bør behandles fortroligt, så det ikke videredeles unødigt til andre parter. Etablér en fast, intern rutine for, hvordan I kommunikerer denne fortrolighedsforventning til alle eksterne parter, I samarbejder med i det daglige. Følg op med den eksterne part efter deres første besøg i portalen, så I kan bekræfte, at oplevelsen var klar og uden problemer, og at de fandt den fornødne information uden besvær.