Sådan fungerer gæsteadgang

Gæsteadgang giver jer mulighed for at dele udvalgt information med eksterne parter, f.eks. en samarbejdende sagsbehandler, via et sikkert link, uden at de behøver en fuld brugerkonto i systemet. Funktionen er designet til at gøre samarbejde med eksterne fagpersoner enkelt og sikkert, samtidig med at jeres øvrige, registrerede data forbliver beskyttet mod uvedkommende adgang.

Før du begynder

Et gæstelink kan beskyttes med en adgangskode, hvilket sikrer, at kun personer, der har fået koden direkte fra jer, kan tilgå det delte indhold. Denne ekstra sikkerhedsforanstaltning er særligt relevant, hvis linket ved en fejl skulle blive videresendt eller på anden vis komme uden om den tilsigtede modtager.

Gæsteadgang kan bruges til flere typer indhold, herunder rapporter, beskeder og vagtplaner, afhængigt af hvad den eksterne part har behov for at se i forbindelse med det konkrete samarbejde omkring en borger eller sag.

Den eksterne part ser kun det specifikke indhold, linket er knyttet til, og har ingen adgang til resten af jeres system eller øvrige, registrerede oplysninger om andre borgere, sager eller medarbejdere.

Adgang til at oprette gæstelinks kræver typisk relevante rettigheder, da funktionen giver eksterne parter indsigt i følsomme, borgerrelaterede oplysninger, som ikke bør deles bredt uden omtanke.

Denne funktion er særligt nyttig, hvis I løbende samarbejder med eksterne fagpersoner, der har brug for adgang til afgrænset, konkret information om en enkelt sag, uden at skulle administrere en fuld brugerkonto for hver enkelt ekstern samarbejdspartner.

Sådan gør du

1. Åbn den relevante rapport, besked eller vagtplan, I ønsker at dele med en ekstern part.
2. Find funktionen til at oprette et gæstelink for det pågældende indhold.
3. Angiv en adgangskode, hvis I ønsker at beskytte linket yderligere mod uvedkommende adgang.
4. Del linket og eventuel adgangskode med den relevante, eksterne part via to separate kanaler.
5. Bekræft, at den eksterne part kan tilgå indholdet korrekt via det delte link.

Resultat

Den eksterne part kan nu tilgå det delte indhold direkte, uden at skulle oprette en konto eller logge ind på jeres fulde system. Denne funktion gør det enkelt at samarbejde med eksterne parter om konkrete sager, uden at kompromittere sikkerheden omkring jeres øvrige, registrerede data og informationer.

Gæsteadgang understøtter dermed en tryg og fleksibel dialog med eksterne samarbejdspartnere, uden at I skal give dem fuld adgang til jeres samlede system og dets mange, øvrige moduler og funktioner.

Tips

Brug altid en adgangskode til gæstelinks, der indeholder følsomme oplysninger, så I tilføjer et ekstra lag af sikkerhed omkring det delte indhold. Notér desuden, hvornår og til hvem et gæstelink er delt, så I har et klart overblik, hvis I senere skal dokumentere jeres eksterne dataadgang. Gennemgå gerne linkets indhold en ekstra gang, før det deles, så I er sikre på, at det kun indeholder den information, den eksterne part reelt har brug for at se i forbindelse med det konkrete samarbejde.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at dele et gæstelink uden en adgangskode, hvilket kan give uvedkommende adgang, hvis linket ved en fejl kommer i de forkerte hænder. En anden fejl er at glemme at fjerne et gæstelink, når et konkret samarbejde er afsluttet, hvilket kan lade en potentiel adgangsvej stå åben unødigt længe efter, den reelt har tjent sit formål. En tredje fejl er at antage, at gæsteadgang er lige relevant for al slags information, uden at overveje, om en anden, mere direkte kommunikationsform reelt ville være mere hensigtsmæssig i den konkrete situation.

God praksis

Gennemgå periodisk, hvilke gæstelinks der stadig er aktive, og fjern adgangen til dem, der ikke længere er relevante for jeres samarbejde. Etablér en fast, intern rutine for, hvordan og hvornår gæstelinks bør oprettes og fjernes igen, så alle medarbejdere følger en ensartet, sikker praksis på tværs af hele organisationen. Involvér relevante kolleger i beslutningen om, hvilken type indhold der bør deles via gæsteadgang, så I opbygger en fælles forståelse af, hvornår funktionen reelt er den rette løsning.