Lås gæsteadgang med en adgangskode

For at øge sikkerheden yderligere omkring et delt gæstelink kan I tilføje en adgangskode, som den eksterne part skal indtaste, før de kan tilgå det delte indhold. Denne funktion tilføjer et vigtigt, ekstra sikkerhedslag til jeres samlede deling af følsomme, borgerrelaterede informationer med eksterne parter og samarbejdspartnere.

Før du begynder

Adgangskoden fungerer altid som et ekstra lag af sikkerhed, selv hvis selve linket ved en fejl bliver videresendt eller på anden vis kommer uden om den tilsigtede modtager af det delte indhold og materiale.

I bør altid dele adgangskoden separat fra selve linket, f.eks. via en anden kommunikationskanal, så begge dele ikke kan opsnappes samlet af en uvedkommende, der reelt forsøger at få adgang til det beskyttede indhold.

Hvis I ikke tilføjer en adgangskode, vil linket altid typisk være åbent for alle, der har adgang til selve linket, uden yderligere verifikation af, om personen reelt er den tilsigtede modtager.

Det kan være en god idé at have en fast, intern og fyldestgørende procedure for, hvordan I genererer og kommunikerer adgangskoder, så processen forbliver konsekvent og sikker for alle medarbejdere, der arbejder med gæsteadgang. Overvej desuden at anvende en fælles skabelon for, hvordan adgangskoder typisk formuleres i jeres organisation.

Sådan gør du

1. Åbn altid det indhold, I ønsker at dele, og find funktionen til at oprette et gæstelink.
2. Angiv altid en adgangskode i det dertil beregnede felt, før I genererer og deler linket videre.
3. Gem indstillingen straks og korrekt, og bekræft omhyggeligt, at adgangskoden nu er korrekt knyttet til linket.
4. Del linket og adgangskoden separat med den relevante, eksterne part via to forskellige kommunikationskanaler.
5. Bed altid den eksterne part bekræfte tydeligt, at de kan låse indholdet op med koden.
6. Følg altid op med den eksterne part et par dage senere for at bekræfte fortsat, korrekt adgang og status.

Resultat

Det delte indhold er nu beskyttet af en adgangskode, hvilket reducerer risikoen for, at uvedkommende kan tilgå det, selv hvis de får adgang til selve linket ved en fejl eller uagtsomhed fra nogens side og på et hvilket som helst tidspunkt.

Denne funktion giver jer et ekstra lag af tryghed, når I deler følsomme, borgerrelaterede oplysninger med eksterne samarbejdspartnere. Med en velovervejet brug af adgangskoder kan I dele indhold mere frit, uden at gå på kompromis med jeres samlede datasikkerhed eller jeres organisations gældende retningslinjer.

Tips

Vælg en adgangskode, der ikke er nem at gætte, men som stadig er praktisk at kommunikere mundtligt eller skriftligt til den eksterne part. Overvej at bruge en kombination af ord frem for en kort, tilfældig tegnrække, der kan være svær at gengive korrekt. Test altid selv, at koden fungerer korrekt, før I sender den videre til den eksterne samarbejdspartner, så I undgår unødige forsinkelser i samarbejdet og processen.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at sende adgangskoden i samme besked som selve linket, hvilket reducerer den ekstra sikkerhed, koden er tiltænkt at give. En anden fejl er at genbruge den samme adgangskode til flere forskellige gæstelinks, hvilket betyder, at en kompromitteret kode kan give adgang til mere end det ene, tiltænkte indhold. En tredje fejl er at vælge en adgangskode, der er så kompleks, at den eksterne part har svært ved at indtaste den korrekt, hvilket kan skabe unødig frustration og forsinkelser i samarbejdet.

God praksis

Skift adgangskoden periodisk, hvis et gæstelink forbliver aktivt over en længere periode, så den fortsat udgør et effektivt, ekstra sikkerhedslag. Dokumentér, hvordan I deler adgangskoder internt, så alle medarbejdere kender den fastlagte, sikre procedure for kommunikation af følsomme koder. Involvér relevante kolleger i udformningen af denne procedure, så den afspejler jeres organisations samlede sikkerhedsniveau og gældende, interne retningslinjer for følsomme data.