Opret et gæstelink til en rapport

Hvis I ønsker at dele en konkret rapport med en ekstern samarbejdspartner, kan I oprette et gæstelink direkte fra rapporten, som giver adgang uden en fuld brugerkonto. Dette gør det muligt for eksterne fagpersoner at følge med i en sag, uden at I skal håndtere separate brugeroprettelser for hver samarbejdspartner, hvilket sparer betydelig administrativ tid.

Før du begynder

Gæstelinket giver kun adgang til den specifikke rapport, det er oprettet for, og ikke til andre rapporter eller oplysninger registreret om den samme borger. Dette gør det trygt at dele et enkelt, afgrænset dokument uden at åbne for indsigt i resten af borgerens journal.

I kan vælge at beskytte linket med en adgangskode, hvilket giver et ekstra lag af sikkerhed, hvis rapporten indeholder følsomme, faglige oplysninger, der kræver særlig fortrolighed omkring den videre håndtering.

Den eksterne part kan se rapportens indhold og eventuelle tilknyttede beskeder direkte gennem gæsteportalen, uden yderligere, manuel opsætning fra jeres side, hvilket sparer tid i det daglige samarbejde.

Det kan være en god idé at overveje, om rapporten reelt indeholder al den information, den eksterne part har brug for, før I oprette og deler linket, så samarbejdet forløber gnidningsfrit fra starten. Overvej desuden, om rapporten bør ledsages af en kort, forklarende note til den eksterne part.

Sådan gør du

1. Åbn den relevante rapport, I ønsker at dele med en ekstern part.
2. Find og klik på funktionen til at oprette et gæstelink for rapporten.
3. Angiv en adgangskode, hvis I ønsker at beskytte linket yderligere mod uvedkommende.
4. Kopiér det genererede link, og send det til den relevante, eksterne part.
5. Bekræft, at den eksterne part kan tilgå rapporten korrekt via linket.

Resultat

Den eksterne part kan nu se rapporten direkte gennem gæsteportalen, hvilket understøtter et enkelt og sikkert samarbejde omkring den konkrete sag. Denne funktion sparer altid tid, da I ikke behøver at eksportere eller sende rapporten manuelt via andre, mindre sikre kanaler som almindelig e-mail eller anden korrespondance.

Med et enkelt gæstelink kan I hurtigt give en samarbejdspartner adgang til den nyeste version af en rapport, uden at skulle sende opdaterede filer manuelt hver gang der sker en ændring i det oprindelige dokument eller dets indhold.

Tips

Informer den eksterne part om, hvordan de bruger adgangskoden, hvis I har valgt at beskytte linket med en sådan. Fjern gæstelinket, når samarbejdet om den konkrete rapport er afsluttet, så adgangen ikke forbliver aktiv unødigt længe efter, den reelt er blevet overflødig. Bed desuden den eksterne part bekræfte skriftligt, at de har fået adgang til rapporten, så I har en klar og fyldestgørende dokumentation af, at det delte indhold reelt er kommet frem til den tilsigtede modtager.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at dele adgangskoden sammen med linket, hvilket forhindrer den eksterne part i at tilgå rapporten. En anden fejl er at oprette et gæstelink for en rapport, der endnu ikke er endelig og fuldstændigt godkendt internt, hvilket kan betyde, at den eksterne part ser en version, der senere skal ændres eller korrigeres. En tredje fejl er at dele en rapport, der indeholder mere information end den eksterne part reelt har behov for at se i forbindelse med det konkrete samarbejde om den pågældende sag.

God praksis

Gennemgå rapporten en ekstra og grundig gang, før I deler den, så I er sikre på, at indholdet er korrekt og relevant for den eksterne part. Etablér en fast, intern rutine for, hvordan I følger op på gæstelinks til rapporter, så alle medarbejdere følger en ensartet, sikker praksis konsekvent fremadrettet. Overvej at inkludere en kort, forklarende note til den eksterne part om, hvordan rapporten bør forstås og anvendes i den konkrete, faglige og praktiske kontekst.