Se en vagtplan via gæsteportalen

Hvis I helt konkret har delt en vagtplan med en ekstern part, kan de tilgå den direkte gennem gæsteportalen for at se, hvornår og hvem der er planlagt til at arbejde i den relevante periode. Dette understøtter en enkel og gennemsigtig koordinering mellem jeres organisation og den eksterne samarbejdspartner, uden at kræve manuelle mellemtrin eller gentagen kommunikation.

Før du begynder

Gæsteportalen viser vagtplanen i en kalendervisning, hvor den eksterne part kan navigere mellem forskellige måneder for at se den fulde planlagte periode, uden at skulle bede jer om separate oversigter for hver periode.

Hvis linket til vagtplanen er beskyttet med en adgangskode, skal den eksterne part indtaste denne korrekt, før de kan se det delte indhold, hvilket bekræfter, at de reelt er den tilsigtede modtager af oplysningerne.

Den eksterne part ser altid kun den specifikke vagtplan, linket er knyttet til, og ikke øvrige vagtplaner eller oplysninger registreret i jeres samlede system om andre afdelinger eller medarbejdere.

Det kan være en god idé at opdatere vagtplanen løbende, så den eksterne part altid ser den mest aktuelle version, når de tilgår gæsteportalen for at planlægge deres eget arbejde. Overvej desuden at oplyse den eksterne part om, hvornår i ugen planen typisk opdateres, så de kan indrette deres egen kontrol af planen derefter og ikke blive overrasket af sene ændringer.

Sådan gør du

1. Åbn altid det modtagne gæstelink til vagtplanen i en webbrowser korrekt.
2. Indtast altid adgangskoden korrekt, hvis linket er beskyttet med en sådan kode.
3. Naviger altid mellem månederne for at se den relevante, planlagte periode fuldt ud.
4. Gennemgå altid de planlagte vagter for at se, hvem der er tilknyttet hvornår og hvorfor.
5. Log altid ud af gæsteportalen, når I er færdige med at gennemgå vagtplanen og dens indhold.
6. Genindlæs portalen periodisk for at bekræfte, at I ser den nyeste, aktuelle og korrekte version.

Resultat

Den eksterne part har nu et opdateret overblik over den delte vagtplan, hvilket understøtter en koordineret planlægning mellem jer og den eksterne samarbejdspartner. Denne funktion gør det let at holde eksterne parter informeret om planlagte vagter, uden at skulle sende opdateringer manuelt hver gang planen ændres.

Med en delt, opdateret vagtplan kan den eksterne part planlægge deres eget arbejde omkring jeres tidspunkter, uden løbende at skulle afklare detaljer telefonisk eller skriftligt med jeres medarbejdere hver dag eller uge, hvilket sparer tid for begge parter i samarbejdet.

Tips

Informer den eksterne part om, at vagtplanen kan ændre sig, og at de bør genindlæse gæsteportalen for at se den mest aktuelle version. Del gerne en overordnet forventning om, hvor ofte vagtplanen typisk opdateres i jeres organisation, så den eksterne part kan indrette sin egen, løbende kontrol af planen derefter og planlægge deres eget arbejde tilsvarende.

Typiske fejl

En almindelig fejl er, at den eksterne part antager, at en tidligere set version af vagtplanen fortsat er aktuel, uden at genindlæse siden for at se opdateringer. En anden fejl er, at I glemmer at informere den eksterne part om en akut, kortvarig ændring i vagtplanen, hvilket kan medføre koordineringsproblemer. En tredje fejl er at dele en vagtplan, der reelt endnu ikke er endelig godkendt, hvilket kan skabe forvirring, hvis planen efterfølgende justeres væsentligt eller udskydes til en senere periode.

God praksis

Opdater vagtplanen løbende, og forvent, at eksterne parter tjekker gæsteportalen regelmæssigt for at se de nyeste ændringer. Etablér en fast, intern rutine for, hvor ofte vagtplanen bør opdateres, og hvordan I informerer eksterne parter om væsentlige ændringer i tide. Overvej at sende en kort besked til den eksterne part, hver gang der sker en større ændring i den delte plan, så koordineringen forbliver smidig og gnidningsfri for alle involverede parter.