Sådan fungerer kalenderen

Kalenderen giver dig et samlet overblik over kommende hændelser, uanset om det er dine egne aftaler, en medarbejders opgaver eller en borgers kommende besøg og aftaler. Modulet fungerer som et centralt sted at planlægge og følge op på tidsbestemte aktiviteter i CitizenOne, uanset hvilken afdeling eller rolle du har i organisationen.

Før du begynder

Kalenderen giver dig mulighed for at oprette en ny hændelse for dig selv, for en medarbejder eller for en borger, direkte fra den samme knap i toppen af siden, hvilket gør det hurtigt at planlægge, uanset hvem hændelsen reelt vedrører og hvilken kontekst den opstår i.

Du kan filtrere kalenderen, så du kun ser de hændelser, der er relevante for dig lige nu, i stedet for at skulle gennemgå en lang liste af aftaler, der involverer andre medarbejdere eller borgere, du ikke aktuelt arbejder med i din daglige opgaveløsning.

Kalenderen kan vise vagtplanens vagter samtidig med de øvrige kalenderhændelser, hvis du ønsker et samlet billede af både aftaler og arbejdsvagter i den samme oversigt, i stedet for at skulle skifte mellem to forskellige moduler for at få det fulde billede.

Der findes desuden en funktion til fuldførelsesstatistik, der viser, hvor mange af de planlagte hændelser der reelt er blevet gennemført, hvilket giver et hurtigt billede af, om planlægningen følges i praksis på tværs af afdelingen.

Sådan gør du

1. Åbn Kalender i hovedmenuen for at se dine og andres kommende hændelser og aftaler.
2. Klik på Ny hændelse, og vælg, om den gælder dig selv, en medarbejder eller en borger.
3. Brug filterknappen til at afgrænse, hvilke hændelser der vises i den aktuelle kalendervisning.
4. Aktivér Vis vagter, hvis du ønsker at se vagtplanens vagter sammen med kalenderen.
5. Klik på en konkret hændelse for at se eller redigere dens fulde detaljer og indhold.

Resultat

Du får et samlet, overskueligt sted at planlægge og følge tidsbestemte aktiviteter, uanset om de vedrører dig selv, dine kolleger eller de borgere, I arbejder med i det daglige og over en længere periode.

Denne fleksibilitet gør kalenderen til et centralt værktøj, der kan bruges bredt af alle medarbejdere, uanset deres konkrete rolle eller opgaver i organisationen og dens forskellige afdelinger og teams.

Tips

Brug filterfunktionen aktivt, hvis kalenderen bliver uoverskuelig, fordi den viser mange forskellige medarbejderes og borgeres hændelser samtidig i den samme, fælles visning. Gem dine mest anvendte filtre, så du hurtigt kan skifte mellem forskellige perspektiver på kalenderen efter behov.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at oprette en hændelse for den forkerte person, f.eks. ved en fejl at vælge en medarbejder i stedet for en borger, hvilket kan skabe forvirring om, hvem aftalen reelt gælder for. En anden fejl er at glemme at aktivere vagtvisningen, når man planlægger en ny hændelse, hvorved man risikerer at booke en aftale, der overlapper med en allerede planlagt arbejdsvagt for den pågældende medarbejder.

God praksis

Gennemgå kalenderen regelmæssigt for at sikre, at planlagte hændelser reelt bliver gennemført, og brug fuldførelsesstatistikken til at følge op på eventuelle mønstre af aflyste eller udeblevne aftaler over tid. Etablér en fast rutine for, hvornår i løbet af ugen I gennemgår den samlede kalender for jeres afdeling, så I proaktivt kan identificere eventuelle konflikter eller overlap mellem forskellige medarbejderes og borgeres planlagte aktiviteter, før de reelt bliver et problem i praksis.

Kalenderen bliver dermed et fælles, centralt referencepunkt for hele organisationen, hvor både daglige opgaver og langsigtet planlægning kan følges samlet, i stedet for at være spredt ud over flere separate systemer eller løse notater og huskesedler. Involvér relevante kolleger, hvis I opdager gentagne mønstre af aflysninger, så I sammen kan finde en løsning. Denne funktion er en integreret og vigtig del af den daglige planlægning på tværs af hele organisationen og dens forskellige afdelinger og teams.