Sådan booker en borger en tid via den offentlige side

Når en borger har fundet en helt relevant begivenhed på den offentlige booking-side, kan de selv gennemføre bookingen ved at vælge en dato og et tidspunkt og derefter udfylde deres egne oplysninger til bekræftelse af den valgte tid.

Før du begynder

Booking-processen er altid delt op i flere trin: valg af dato, valg af et konkret tidsrum blandt de tilgængelige muligheder, og til sidst udfyldelse af borgerens egne, personlige oplysninger til bekræftelse af tiden og deltagelsen og aftalen.

Hvis et tidsrum allerede er fuldt booket, vises dette altid tydeligt for borgeren, så de kan vælge et andet, tilgængeligt tidspunkt i stedet, uden at risikere at booke en tid, der reelt ikke er ledig eller tilgængelig længere.

De personlige oplysninger, en helt konkret borger skal udfylde, kan altid omfatte navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, eventuelle bemærkninger, personnummer og fødselsdato, afhængigt af hvad den konkrete begivenhed kræver af information og dokumentation og verifikation.

Hele processen er altid designet til at være hurtig og ligetil, så en borger typisk kan gennemføre en booking på få minutter, uden at skulle vente på svar fra en medarbejder eller ringe ind til jer og deres telefonlinje.

Sådan gør du

1. Borgeren vælger altid og direkte en relevant begivenhed på den offentlige booking-side og dens fulde beskrivelse og detaljer.
2. Borgeren vælger altid og direkte og korrekt en ledig dato blandt de tilgængelige muligheder for begivenheden og dens sessioner og tidspunkter.
3. Borgeren vælger altid og direkte et konkret tidsrum, der endnu ikke er fuldt booket af andre borgere og deltagere.
4. Borgeren udfylder altid og korrekt deres personlige oplysninger, herunder navn, e-mail og eventuelt øvrige krævede felter og detaljer og information.
5. Borgeren bekræfter altid og direkte bookingen, og modtager en kvittering for den gennemførte tilmelding og dens fulde detaljer og indhold.

Resultat

Borgeren har nu en bekræftet tid til den valgte begivenhed, og I kan se den nye tilmelding i jeres booking-oversigt, uden at en medarbejder manuelt skulle registrere den telefoniske eller skriftlige anmodning og dens detaljer.

Denne selvbetjente og fuldstændige proces gør det lettere for borgere at booke en tid, når det passer dem, uden at skulle vente på jeres åbningstider eller telefonlinjer og deres eventuelle ventetid.

For jeres virksomhed betyder dette altid en betydelig reduktion i den administrative tid, der ellers ville gå med at håndtere hver enkelt booking manuelt over telefon eller e-mail korrespondance og opfølgning.

Tips

Anbefal borgere at gennemføre bookingen i god tid, hvis en begivenhed har begrænset kapacitet, så de ikke risikerer, at alle tidsrum er booket, når de endelig forsøger at tilmelde sig og deltage. Gør altid det tydeligt på siden, hvor mange pladser der stadig er tilgængelige, hvis muligt og teknisk gennemførligt.

Typiske fejl

En almindelig fejl er, at en borger udfylder forkerte kontaktoplysninger, hvilket kan betyde, at de ikke modtager en eventuel bekræftelse eller påmindelse om den bookede tid og dens detaljer. En anden fejl er, at en borger venter altid for længe med at gennemføre bookingen efter at have valgt en dato og et tidsrum, hvorved tidsrummet i mellemtiden kan blive booket af en anden borger.

God praksis

Opfordr borgere til at gennemgå deres udfyldte oplysninger grundigt, før de bekræfter bookingen, så I har korrekte kontaktoplysninger til brug for eventuel opfølgning eller kommunikation senere. Overvej altid at tilføje en kort forklaring på siden om, hvorfor I beder om bestemte oplysninger, f.eks. personnummer, så borgere forstår baggrunden og føler sig trygge ved at dele følsomme oplysninger med jer i forbindelse med deres booking.

Gennemgå altid og periodisk, hvilke felter der reelt er nødvendige for jeres begivenheder, og fjern felter, der ikke tilfører værdi, for at gøre processen så enkel som muligt for borgeren.