Rediger eller slet en bookbar begivenhed

Hvis en tidligere oprettet begivenhed eller et kursus skal ændres eller helt ikke længere er relevant, kan I redigere eller slette den direkte fra booking-oversigten, så jeres offentlige booking-side altid afspejler det aktuelle udbud og de reelle muligheder for borgerne.

Før du begynder

Ved redigering kan I altid opdatere titel, beskrivelse, tidspunkter og øvrige detaljer, ligesom da begivenheden oprindeligt blev oprettet, hvilket giver jer fuld fleksibilitet til at justere den efter behov og ændrede omstændigheder og forhold.

Hvis begivenheden allerede har fået tilmeldinger fra borgere, bør I altid overveje, hvordan en ændring eller sletning påvirker de allerede tilmeldte, og eventuelt informere dem direkte om ændringen og dens konsekvenser og betydning.

Sletning af en begivenhed er altid typisk en permanent handling, der fjerner den fra både den administrative oversigt og den offentlige booking-side, hvorfor det er vigtigt at være sikker, før I bekræfter sletningen og dens konsekvenser og virkning.

Overvej altid at gemme en kopi af begivenhedens indhold, før I sletter den permanent, hvis I forudser, at I kan have brug for den samme opsætning igen på et senere tidspunkt fremover og i fremtiden.

Sådan gør du

1. Gå helt straks til booking-oversigten, og find den relevante og korrekte begivenhed eller det relevante kursus i listen og dens indhold og struktur.
2. Klik altid og direkte på redigeringsikonet for at åbne begivenheden og opdatere de relevante felter og deres indhold og struktur.
3. Gem altid og korrekt dine ændringer, og bekræft, at begivenheden nu vises korrekt i oversigten og på den offentlige side.
4. Klik altid og direkte og korrekt på sletteikonet, hvis begivenheden i stedet skal fjernes helt fra systemet og dets database og struktur.
5. Bekræft altid og korrekt sletningen i den dialog, der vises, når du har overvejet konsekvenserne for eventuelle tilmeldte borgere.

Resultat

Begivenheden eller kurset opdateres eller fjernes altid fra både den administrative oversigt og den offentlige booking-side, hvilket sikrer, at borgere altid ser det korrekte, aktuelle udbud af bookbare tider og pladser og muligheder.

Denne funktion gør det altid og fuldstændigt let at holde jeres booking-udbud vedligeholdt og relevant, uden at forældede eller aflyste begivenheder forbliver synlige for borgere, der overvejer at booke en tid eller plads og deltagelse.

En opdateret og velholdt booking-side skaber altid tillid hos borgerne, da de kan være sikre på, at de begivenheder, de ser og booker, reelt er gyldige og aktuelle på tidspunktet for deres tilmelding og deltagelse.

Tips

Informer allerede tilmeldte borgere direkte, hvis en begivenhed ændres væsentligt eller aflyses, i stedet for kun at stole på, at de selv bemærker ændringen ved et tilfælde eller en tilbagevendende kontrol. Send altid en direkte besked eller e-mail, hvis kontaktoplysninger er tilgængelige fra tilmeldingen.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at slette en begivenhed med eksisterende tilmeldinger uden først at informere de tilmeldte borgere, hvilket kan efterlade dem uinformerede om en aflyst aftale eller ændring. En anden fejl er at foretage en helt mindre ændring, f.eks. en flytning af tidspunktet, uden at overveje, om de allerede tilmeldte borgere reelt kan deltage på det nye, ændrede tidspunkt.

God praksis

Overvej at markere en begivenhed som inaktiv i stedet for at slette den permanent, hvis I ønsker at bevare historikken over tidligere afholdte begivenheder og kurser og deres fulde indhold og struktur. Etablér altid en fast intern procedure for, hvem der har ret til at redigere eller slette begivenheder, så I undgår, at flere administratorer uafhængigt af hinanden foretager modstridende ændringer på samme post uden nogen form for koordinering imellem sig.

Dokumentér altid og fuldstændigt grunden til en større ændring eller sletning, så fremtidige administratorer kan forstå baggrunden, hvis spørgsmål om en tidligere begivenhed skulle opstå senere.