Filtrer kalenderen

Hvis kalenderen viser helt mange forskellige hændelser fra flere medarbejdere og borgere, kan du bruge filterfunktionen til kun at se de hændelser, der reelt er relevante for dig i den konkrete situation og opgave, du arbejder med.

Før du begynder

Filteret giver dig altid mulighed for at vælge, hvilke medarbejdere eller borgere du ønsker at se hændelser for, i stedet for at gennemgå en samlet liste, der inkluderer alle mulige aftaler på tværs af hele organisationen og dens forskellige afdelinger og teams.

Du kan altid gemme dine foretrukne filterindstillinger, hvis du ofte arbejder med den samme afgrænsning, så du ikke skal genindstille filteret hver gang, du åbner kalenderen på ny og starter en ny arbejdsdag og opgave.

Filteret gælder altid kun for den aktuelle visning og påvirker ikke andre medarbejderes kalendervisning, hvilket betyder, at hver enkelt person kan tilpasse deres egen oplevelse af kalenderen uafhængigt af andre medarbejderes præferencer og valg og indstillinger.

I kan altid kombinere filteret med de øvrige funktioner i kalenderen, f.eks. visning af vagter, så I får et helt personligt tilpasset billede af netop de oplysninger, der er relevante for jer og jeres opgaver.

Sådan gør du

1. Åbn Kalender helt straks, og klik på filterknappen i toppen af siden og dens navigation og menu.
2. Vælg altid og korrekt de medarbejdere eller borgere, du ønsker at se hændelser for i den aktuelle visning og periode og dens fulde struktur.
3. Anvend altid filteret, og gennemgå den nu afgrænsede liste af hændelser i kalenderen og dens indhold og struktur.
4. Gem altid filteret som standard, hvis du ofte arbejder med den samme afgrænsning fremover og i det daglige og fortsatte arbejde.
5. Fjern altid helt filteret igen, når du har brug for at se den fulde, ufiltrerede kalender og dens samlede indhold.

Resultat

Du får en mere overskuelig kalender, der kun viser de hændelser, der reelt er relevante for din aktuelle opgave, uden distraktion fra andre medarbejderes eller borgeres aftaler og deres detaljer.

Denne funktion gør det lettere at arbejde effektivt, særligt i organisationer med mange samtidige aktiviteter og en bred vifte af medarbejdere og borgere at holde styr på i det daglige arbejde.

Filtreringen kan altid også bruges til at forberede specifikke opgaver, f.eks. hvis du skal danne dig et overblik over en enkelt borgers kommende aftaler, før du kontakter dem eller planlægger en ny hændelse for dem og deres kalender.

Tips

Brug filteret aktivt, når du forbereder en konkret opgave, f.eks. et møde med en enkelt borger, så du kun ser de hændelser, der er relevante for netop denne opgave og situation og deres tidspunkter. Kombinér filteret med vagtvisningen for et endnu mere præcist billede.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme, at et filter er aktivt, og derved fejlagtigt tro, at der ikke er flere planlagte hændelser, når den fulde liste reelt blot er filtreret ned til en delmængde af det samlede indhold. En anden fejl er at anvende et filter, der er for bredt eller for snævert til den konkrete opgave, hvorved man enten overser relevante hændelser eller drukner i unødvendig information.

God praksis

Gennemgå den fulde, ufiltrerede kalender periodisk, selv når du primært arbejder med et filter aktivt, så du bevarer et overordnet overblik over alle planlagte aktiviteter i hele organisationen. Etablér en fast rutine for, hvornår du skifter mellem filtreret og ufiltreret visning, så du både kan arbejde fokuseret på dine egne opgaver og samtidig bevare et bredere perspektiv på den samlede planlægning i afdelingen.

Lær altid nye kolleger at bruge filterfunktionen tidligt i deres ansættelse, så de hurtigt kan navigere effektivt i kalenderen, selv i en organisation med mange samtidige medarbejdere og borgere.