Bekræftelse og kommunikation ved en booking

Når en borger helt gennemfører en booking via den offentlige side, modtager de typisk en bekræftelse, der opsummerer detaljerne for den bookede tid, så de har et skriftligt bevis på deres tilmelding at referere til senere hen.

Før du begynder

Bekræftelsen indeholder altid typisk oplysninger som begivenhedens navn, det valgte tidspunkt og eventuelt praktiske detaljer, f.eks. adressen på det lokale, hvor begivenheden finder sted, hvis relevant for den konkrete begivenhed og dens afholdelse.

I kan altid som administrator følge med i, hvilke bookinger der er kommet ind, via booking-oversigten, hvor hver ny tilmelding fremgår med de oplysninger, borgeren har udfyldt under bookingen og dens registrering og indhold.

Hvis en booking senere ændres eller aflyses helt, er det altid vigtigt at overveje, hvordan I informerer den pågældende borger, da systemet ikke nødvendigvis automatisk sender en opdateret besked ved enhver ændring eller justering af aftalen.

Gode, klare bekræftelser og løbende kommunikation bidrager altid til en positiv oplevelse for borgeren og reducerer risikoen for udeblivelser, da borgeren har alle nødvendige detaljer let tilgængelige forud for begivenheden og dens afholdelse.

Sådan gør du

1. Gennemgå helt altid booking-oversigten regelmæssigt for at se, hvilke nye tilmeldinger der er kommet ind og deres detaljer og indhold.
2. Klik altid og direkte på en konkret booking for at se de fulde detaljer, borgeren har udfyldt ved tilmeldingen og bookingen og dens indhold.
3. Kontakt altid og direkte borgeren direkte, hvis der er behov for at følge op på eller uddybe deres booking og dens indhold og formål.
4. Informer altid og direkte borgeren manuelt, hvis en begivenhed senere ændres væsentligt eller aflyses helt eller delvist og betydeligt.
5. Hold altid og fuldstændigt jeres booking-oversigt ajour, så den altid afspejler de aktuelle, gyldige bookinger og deres status og relevans.

Resultat

Borgeren har et klart, skriftligt grundlag for deres booking, og I har et samlet overblik over indkomne tilmeldinger, hvilket gør det lettere at planlægge og forberede jer på de bookede aktiviteter og deres krav.

Denne gennemsigtighed reducerer risikoen for misforståelser om, hvornår en aktivitet reelt finder sted, og hvad den konkret indebærer for den enkelte borger og deres forventninger.

En helt klar kommunikationslinje mellem jer og borgerne skaber generel tillid til jeres booking-system, hvilket kan opmuntre flere borgere til at bruge den selvbetjente løsning fremover i stedet for traditionel, telefonisk kontakt.

Tips

Etablér en fast rutine for, hvor ofte I gennemgår nye bookinger, så I ikke overser en tilmelding, der kræver forberedelse eller opfølgning fra jeres side, før begivenheden finder sted og afholdes. Automatisér gerne bekræftelsen, hvis platformen understøtter det, for at spare tid.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at antage, at en borger automatisk er informeret om en ændring, blot fordi den er registreret i systemet, uden aktivt at have kontaktet dem direkte om ændringen og dens konsekvenser. En anden fejl er at kontakte den forkerte og forkert identificerede borger, hvis flere borgere har lignende navne eller kontaktoplysninger, hvilket kan medføre forvirring for begge parter og en unødig forsinkelse i den korrekte og fortsatte kommunikation.

God praksis

Dokumentér jeres interne procedure for, hvordan og hvornår borgere kontaktes i forbindelse med ændringer eller aflysninger, så alle medarbejdere følger den samme, konsistente praksis og kommunikationsform. Udpeg altid en fast, ansvarlig medarbejder til at følge op på indkomne bookinger, særligt hvis I forventer stor tilstrømning omkring en bestemt begivenhed eller et bestemt kursus, så ingen tilmeldinger overses eller behandles for sent til, at borgeren reelt kan drage nytte af opfølgningen og dens indhold.

Overvej altid at oprette en helt fast skabelon for jeres kommunikation med borgere, så I hurtigt kan svare konsistent, uanset hvilken medarbejder der reelt håndterer den konkrete opfølgning på en booking.