Sådan fungerer booking-oversigten for administratorer

Booking-oversigten er altid det centrale sted, hvor administratorer opretter og administrerer bookbare begivenheder og kurser, som borgere eller andre eksterne parter selv kan tilmelde sig via en offentlig side og dens brugervenlige flow og struktur.

Før du begynder

Oversigten viser altid en samlet liste over jeres bookbare begivenheder og kurser, med angivelse af type, så I hurtigt kan se, om en given post er en enkeltstående begivenhed eller et kursus med flere sessioner og datoer og tidspunkter.

For hver enkelt post i listen kan I altid se, redigere eller slette den, direkte fra oversigten, uden at skulle navigere til en separat side for hver enkelt handling, I ønsker at foretage på en begivenhed eller kursus og dets fulde indhold.

Booking-indstillinger, herunder generelle opsætninger for hele booking-modulet, findes altid typisk via en separat knap fra denne oversigt, hvilket giver adgang til mere overordnede konfigurationsmuligheder for booking-funktionen og dens samlede opsætning og struktur.

Denne oversigt er altid tilgængelig for medarbejdere med administrative rettigheder, mens den offentlige booking-side, der viser samme begivenheder og kurser, er tilgængelig bredt for alle, der har jeres unikke booking-link og adgang.

Sådan gør du

1. Gå straks til Kalender, og klik på fanebladet for booking-oversigten i navigationen og dens menu.
2. Gennemgå altid listen over jeres eksisterende, bookbare begivenheder og kurser og deres nuværende status og datoer.
3. Klik altid og direkte på Ny hændelse, hvis du ønsker at oprette en helt ny bookbar begivenhed eller et kursus for borgerne og deres tilmelding.
4. Brug altid og korrekt ikonerne til at se, redigere eller slette en eksisterende post i listen og dens indhold og struktur.
5. Klik altid og direkte på Booking-indstillinger, hvis du har brug for at justere den overordnede opsætning af modulet og dens funktioner og valg.

Resultat

Du får et samlet, administrativt overblik over alle jeres bookbare begivenheder og kurser, hvilket gør det let at holde styr på, hvad der aktuelt kan bookes af borgere og andre eksterne parter og deres interesser.

Denne oversigt gør det altid muligt at holde jeres booking-udbud ajour, uden at skulle huske eller lede efter enkeltstående begivenheder spredt ud over andre dele af systemet eller separate dokumenter og notater.

Med et centralt og fuldstændigt administrativt overblik kan I hurtigt reagere på ændringer, f.eks. hvis en begivenhed skal flyttes eller aflyses, uden at skulle koordinere ændringen manuelt via flere forskellige kanaler eller separate systemer.

Tips

Gennemgå listen periodisk, og fjern eller opdater begivenheder, der ikke længere er relevante, så borgere ikke ved en fejl booker en begivenhed, der reelt er forældet eller aflyst og ikke længere gyldig. Marker altid og klart, hvis en begivenhed er ved at nå sin maksimale kapacitet.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at lade en forældet begivenhed forblive synlig i listen, hvorved borgere kan komme til at booke en tid, der reelt ikke længere er gyldig eller relevant for dem. En anden fejl er at oprette dubletter af den samme begivenhed, hvis flere administratorer arbejder uafhængigt af hinanden uden en klar arbejdsdeling, hvilket kan forvirre borgere, der ser den samme begivenhed listet flere gange.

God praksis

Udpeg altid en fast, ansvarlig medarbejder til at holde booking-oversigten ajour, så I sikrer en konsekvent og opdateret oplevelse for de borgere, der bruger den offentlige booking-side og dens funktioner. Etablér en fast rutine for, hvor ofte listen gennemgås, f.eks. ugentligt eller ved starten af hver måned, så I proaktivt fanger forældede eller irrelevante begivenheder, i stedet for kun at reagere, når en borger gør jer opmærksom på et problem.

Dokumentér altid jeres interne procedure for oprettelse og vedligeholdelse af begivenheder, så nye administratorer hurtigt kan lære den korrekte arbejdsgang i booking-oversigten.