Opret en kalenderhændelse for en medarbejder eller borger

Kalenderen giver dig altid mulighed for at oprette en hændelse for en anden medarbejder eller for en borger, hvilket er nyttigt, hvis du som planlægger eller leder skal koordinere aftaler på tværs af flere personer og deres respektive kalendere og profiler.

Før du begynder

Når du opretter en hændelse for en medarbejder, vælger du altid den relevante kollega fra en liste, og hændelsen fremgår derefter i vedkommendes kalender, ligesom hvis de selv havde oprettet den direkte og personligt og fuldstændigt.

Når du opretter en hændelse for en borger, knyttes den altid til borgerens profil, hvilket gør det muligt at se aftalen både i den generelle kalender og i borgerens egen tidslinje eller kalenderfane på profilen og dens fulde historik.

Du skal altid have relevant adgang til den pågældende medarbejder eller borger for at kunne oprette en hændelse for dem, ligesom med andre følsomme handlinger i systemet, der kræver korrekt autorisation og en fastlagt rolle og adgang.

Denne funktion gør det altid muligt at centralisere planlægningen for en hel afdeling eller et helt team, i stedet for at hver enkelt medarbejder selv skal oprette og koordinere deres aftaler manuelt uden fælles overblik og struktur.

Sådan gør du

1. Åbn Kalender straks, og klik på Ny hændelse i toppen af siden og dens navigation og menu.
2. Vælg Medarbejdere eller Borgere, afhængigt af hvem hændelsen skal gælde for og deres profil.
3. Vælg den relevante person fra listen, og udfyld titel, tidspunkt og beskrivelse af hændelsen og dens formål.
4. Gem hændelsen, og bekræft, at den nu fremgår korrekt for den valgte person og dens kalender og oversigt.
5. Kontrollér altid og grundigt eventuelt med den pågældende medarbejder eller borger, at aftalen er forstået korrekt og fuldstændigt.

Resultat

Hændelsen fremgår nu helt tydeligt i den valgte medarbejders eller borgers kalender, hvilket sikrer, at alle relevante parter har et opdateret billede af den planlagte aftale eller opgave og dens tidspunkt og formål.

Denne funktion gør det muligt for ledere og planlæggere at koordinere aftaler centralt, uden at hver enkelt medarbejder selv skal oprette alle deres kommende hændelser manuelt og uafhængigt af hinanden.

I organisationer med mange samtidige aktiviteter kan denne centraliserede planlægning reducere risikoen for dobbeltbookinger og misforståelser om, hvem der reelt er ansvarlig for en given aftale eller opgave og dens gennemførelse.

Tips

Informer den pågældende medarbejder eller borger mundtligt eller via en besked, når du opretter en hændelse for dem, så de ikke først opdager aftalen, når de selv åbner kalenderen på et senere tidspunkt. Brug altid beskedmodulet, hvis en direkte samtale ikke er praktisk muligt.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at oprette en hændelse for den forkerte borger, hvis flere borgere har lignende navne, hvorfor det er vigtigt at dobbeltkontrollere, at den rigtige profil er valgt, før hændelsen gemmes og bliver synlig. En anden fejl er at glemme at kontrollere, om den valgte medarbejder eller borger allerede har en anden aftale på det samme tidspunkt, hvilket kan resultere i en dobbeltbooking, der senere skal løses manuelt.

God praksis

Brug altid en klar og genkendelig titel, når du opretter hændelser for andre, så det er tydeligt for den pågældende person, hvad aftalen handler om, uden at skulle spørge dig direkte om detaljerne bagefter. Etablér en fast rutine for, hvordan I informerer medarbejdere og borgere om nye hændelser, der er oprettet på deres vegne, så ingen overraskes af en aftale, de ikke selv har set komme, når de senere åbner deres kalender.

Dokumentér altid, hvem der har oprettet en given hændelse, hvis flere planlæggere arbejder med samme medarbejdere eller borgere, så det altid er klart, hvem der kan kontaktes ved spørgsmål om en konkret aftale.