Opret en kalenderhændelse for dig selv

Hvis du skal planlægge en aftale eller opgave for dig selv, kan du oprette en ny hændelse direkte i kalenderen, så den fremover fremgår af din personlige oversigt og eventuelt kan deles med relevante kolleger og deres egne kalendervisninger.

Før du begynder

En hændelse kan indeholde en titel, et tidspunkt, en varighed og en beskrivelse, der forklarer, hvad hændelsen reelt handler om, hvilket giver dig og eventuelle andre involverede et klart billede af aftalen og dens formål.

Du kan vælge, om hændelsen skal være synlig for andre eller kun for dig selv, afhængigt af om det er en privat aftale eller en arbejdsrelateret opgave, der er relevant for kolleger at kunne se i deres egen kalender.

Hændelser kan altid oprettes som enkeltstående begivenheder eller som gentagne hændelser, hvis du har en fast, tilbagevendende aftale, der finder sted med jævne mellemrum, f.eks. hver uge eller hver måned og over en længere periode og tidshorisont.

Du kan altid justere eller flytte en allerede oprettet hændelse senere, hvis dine planer ændrer sig, i stedet for at skulle slette den og oprette en helt ny hændelse fra bunden for den samme aftale og dens indhold.

Sådan gør du

1. Åbn Kalender straks, og klik på Ny hændelse i toppen af siden og dens navigation.
2. Vælg altid Mig selv som den, hændelsen skal gælde for i den konkrete situation.
3. Udfyld altid titel, tidspunkt, varighed og en eventuel beskrivelse af hændelsen og dens formål og kontekst.
4. Angiv altid, om hændelsen skal være gentagende, hvis relevant for din aftale og dens tilbagevendende karakter og struktur.
5. Gem hændelsen helt, og bekræft, at den nu fremgår korrekt i din kalender og dens visning og struktur.

Resultat

Hændelsen fremgår nu i din kalender på det valgte tidspunkt, og du kan se den, når du åbner kalenderen fremover, uden at skulle huske aftalen fra hukommelsen eller notere den et andet sted.

Hvis hændelsen er markeret som synlig for andre, kan relevante kolleger også se den i deres egen kalendervisning, hvilket giver et bedre, samlet overblik over jeres fælles planlægning og koordinering af tid.

Denne funktion gør det lettere at holde styr på både store og små aftaler, uden at skulle stole på hukommelsen eller separate, løse notater, der let kan gå tabt eller blive glemt over tid og skabe forvirring om planlagte aftaler.

Tips

Brug en beskrivende titel på dine hændelser, så du og kolleger hurtigt kan forstå, hvad aftalen handler om, uden at skulle åbne hændelsen for at se yderligere detaljer og dens fulde beskrivelse. Tilføj altid en påmindelse, hvis du ofte glemmer kommende aftaler.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at angive en varighed på hændelsen, hvilket kan gøre det svært for andre at se, hvor lang tid aftalen reelt varer, når de kigger på din kalender og dens indhold. En anden fejl er at markere en arbejdsrelateret aftale som privat, hvorved relevante kolleger ikke kan se den, selv om de reelt har brug for at vide, at du er optaget på det pågældende tidspunkt.

God praksis

Opret hændelser i god tid, så du og eventuelle kolleger har mulighed for at planlægge omkring dem, i stedet for at oprette dem i sidste øjeblik, når aftalen allerede er nært forestående og der er kort tid til forberedelse. Brug altid den gentagne funktion aktivt for faste, tilbagevendende aftaler, i stedet for manuelt at oprette den samme hændelse igen og igen for hver uge eller måned den finder sted.

Gennemgå altid periodisk dine kommende hændelser for at sikre, at de stadig er aktuelle og relevante, og fjern eller opdater dem, hvis dine planer har ændret sig, siden hændelsen oprindeligt blev oprettet.