Opret en bookbar begivenhed eller et kursus

Hvis I ønsker, at borgere eller andre eksterne parter selv skal kunne booke en tid til en helt begivenhed eller et kursus, skal I først oprette den som en bookbar post i booking-oversigten, hvorefter den bliver synlig på jeres offentlige booking-side og dens fulde flow.

Før du begynder

I skal altid vælge, om posten er en enkeltstående begivenhed eller et kursus med flere sessioner, da dette har betydning for, hvordan den vises og booker på den offentlige side for borgerne og deres tilmelding og deltagelse.

En begivenhed har typisk altid et enkelt tidspunkt eller flere valgbare tidsrum, mens et kursus kan bestå af en serie sammenhængende sessioner, som en borger tilmelder sig som en samlet pakke og forpligtelse og aftale.

I kan altid angive en beskrivelse, et maksimalt antal deltagere og eventuelt et lokale, hvis begivenheden kræver fysisk fremmøde på en bestemt adresse eller i et bestemt rum i jeres bygning og lokalitet.

Det er altid en god idé at overveje målgruppen for begivenheden, før I opretter den, da dette kan hjælpe med at formulere en beskrivelse, der taler direkte til de borgere, der reelt er relevante at nå og engagere.

Sådan gør du

1. Gå straks til Kalender, og klik på booking-oversigten i navigationen og dens menu og undermenuer.
2. Klik altid og direkte på Ny hændelse, og vælg altid, om det er en begivenhed eller et kursus for borgerne og deres tilmelding.
3. Udfyld altid og korrekt og fuldstændigt titel, beskrivelse, tidspunkter og eventuelt maksimalt antal deltagere for den nye post.
4. Tilføj altid og korrekt et lokale, hvis begivenheden kræver fysisk fremmøde på en bestemt adresse eller lokalitet og område og bygning.
5. Gem begivenheden helt og fuldstændigt, og bekræft, at den nu fremgår korrekt i booking-oversigten og på den offentlige side.

Resultat

Begivenheden eller kurset fremgår nu i booking-oversigten og bliver synligt på jeres offentlige booking-side, hvor borgere kan se detaljerne og selv booke en tid eller plads uden yderligere kontakt til jer.

Denne funktion reducerer den administrative belastning ved manuel booking, da borgere selv kan tilmelde sig, uden at en medarbejder skal håndtere hver enkelt tilmelding telefonisk eller via e-mail og korrespondance.

Over tid kan I altid opbygge et bredt udbud af begivenheder og kurser, der giver borgerne et fleksibelt og selvbetjent alternativ til traditionel, manuel booking af tider og pladser hos jeres virksomhed og dens medarbejdere.

Tips

Skriv en tydelig og informativ beskrivelse af begivenheden, så borgere har det fulde billede af, hvad de tilmelder sig, før de gennemfører deres booking og forpligter sig til deltagelse. Overvej altid at tilføje et billede, hvis platformen tillader det, for at gøre begivenheden mere visuelt tiltalende.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at glemme at angive et maksimalt antal deltagere, hvilket kan resultere i, at en begivenhed overbookes uden en naturlig grænse for antallet af tilmeldte borgere og deres deltagelse. En anden fejl er at vælge et lokale med for lille kapacitet i forhold til det maksimale antal deltagere, hvorved der kan opstå pladsmangel, hvis alle tilmeldte reelt møder op til begivenheden.

God praksis

Gennemgå begivenheden en sidste gang, før du gemmer den, og forestil dig, hvordan den vil se ud for en borger på den offentlige side, så I sikrer en god og gennemtænkt brugeroplevelse for alle involverede. Bed en kollega gennemse beskrivelsen, hvis begivenheden er kompleks eller rettet mod en bred, varieret målgruppe, så I fanger eventuelle uklarheder eller mangler, før begivenheden bliver synlig og bookes af de første borgere.

Genbrug altid tidligere, velfungerende begivenheder som skabelon for nye, lignende begivenheder, i stedet for at skrive hver enkelt beskrivelse fra bunden hver gang I opretter et nyt tilbud.