Deaktiver et spørgeskema uden at slette det

Hvis et helt konkret spørgeskema ikke længere skal være tilgængeligt til udsendelse, men I stadig ønsker at bevare dets historik af tidligere besvarelser, kan I deaktivere det i stedet for at slette det permanent fra systemet og dets database.

Før du begynder

Et helt konkret deaktiveret spørgeskema forbliver altid synligt i jeres samlede liste, men markeret som inaktivt, hvilket forhindrer nye tildelinger, samtidig med at alle tidligere besvarelser forbliver fuldt tilgængelige og synlige og korrekte.

Denne funktion er altid nyttig, hvis I ønsker at udfase et spørgeskema gradvist, f.eks. fordi I er ved at overgå til en ny, opdateret version af den samme type vurdering eller metode og dens fulde struktur.

I kan altid genaktivere et spørgeskema senere, hvis I skulle ændre mening, hvilket giver jer fuld fleksibilitet uden at skulle genoprette spørgeskemaet fra bunden med al dets indhold og struktur og formål.

Et helt konkret spørgeskema kan deaktiveres på ethvert tidspunkt, uanset hvor mange besvarelser det allerede har modtaget, hvilket giver jer fuld kontrol over, hvornår I ønsker at afslutte den aktive brug af det og dets tildeling.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks spørgeskemabyggeren for det relevante spørgeskema, og find status-indstillingen i menuen og dens undermenuer.
2. Skift altid og korrekt status fra aktiv til inaktiv, hvis spørgeskemaet ikke længere skal kunne tildeles til nye besvarelser og forløb.
3. Gem altid ændringen, og bekræft, at spørgeskemaet nu vises som inaktivt i jeres samlede liste og oversigt og struktur.
4. Kontrollér altid, at det inaktive spørgeskema ikke længere kan vælges ved en ny tildeling til borgere og deres forløb.
5. Genaktiver altid og korrekt spørgeskemaet igen, hvis det senere skal tages i brug på ny og dets fulde indhold og struktur.

Resultat

Spørgeskemaet forbliver i systemet med al dets historik, men kan ikke længere tildeles til nye besvarelser, hvilket giver jer en sikker måde at udfase forældede spørgeskemaer uden at miste data og deres værdi.

Denne funktion balancerer behovet for at holde jeres aktive liste overskuelig med behovet for at bevare vigtig, historisk dokumentation for tidligere borgerforløb og deres samlede udvikling og status.

Ved helt konsekvent brug af denne funktion opbygger I over tid et helt fyldestgørende arkiv af tidligere anvendte spørgeskemaer, der stadig kan konsulteres, uden at de forstyrrer jeres nuværende, aktive udbud af tilgængelige vurderingsværktøjer og metoder.

Tips

Brug deaktivering som standardmetode, når et spørgeskema udfases, og gem sletning til de situationer, hvor data reelt aldrig har haft eller ikke længere har nogen værdi for jeres organisation. Informer altid og direkte relevante kolleger, når et spørgeskema deaktiveres og dets fulde indhold.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at slette et spørgeskema, der stadig har relevante besvarelser, i stedet for blot at deaktivere det og dermed bevare den værdifulde historik intakt og fuldt tilgængelig. En anden fejl er at glemme at deaktivere et forældet spørgeskema, hvorved det fortsat kan tildeles til nye besvarelser, selv om I egentlig ønskede at udfase det til fordel for en nyere, opdateret version af samme vurdering.

God praksis

Gennemgå jeres liste af spørgeskemaer periodisk, og deaktiver dem, der ikke længere er i aktiv brug, så listen forbliver overskuelig for alle medarbejdere, der arbejder med funktionen og dens daglige brug. Udpeg en fast, ansvarlig medarbejder eller et lille team, der har det overordnede ansvar for at gennemgå og vedligeholde jeres samlede bibliotek af spørgeskemaer, så I sikrer en konsekvent og systematisk tilgang til, hvornår et spørgeskema reelt bør deaktiveres, i stedet for at det sker tilfældigt og usystematisk hos enkelte medarbejdere efter individuel vurdering.

Dokumentér altid og helt tydeligt, hvornår og hvorfor et spørgeskema er blevet deaktiveret, så fremtidige medarbejdere kan forstå baggrunden, hvis de senere overvejer at genaktivere det.