Opret en ny formular

Når I helt konkret skal indsamle strukturerede oplysninger fra eller om en borger, kan I oprette en ny formular, hvor I selv definerer titel, beskrivelse og de konkrete felter, der skal udfyldes og deres indhold.

Før du begynder

I skal altid og helt give formularen en titel og en beskrivelse, der tydeligt forklarer dens formål, så alle, der senere skal bruge eller udfylde formularen, forstår dens hensigt og dets fulde omfang og betydning.

I kan angive en separat dokumenttitel, hvis formularen senere skal eksporteres eller vises som et selvstændigt dokument uden for selve systemets brugergrænseflade og dens fulde struktur.

I kan vælge, om formularen skal vise udvalgte oplysninger fra borgerens profil automatisk, hvilket sparer tid ved at undgå at skulle indtaste allerede kendte oplysninger manuelt og dets fulde omfang.

Det kan altid være en helt og fuldstændig god idé at have en skitse af formularens indhold på papir, før I begynder at oprette den i systemet, så strukturen er klar fra starten og dens fulde omfang.

Sådan gør du

1. Åbn Formularer straks, og klik på Ny formular i toppen af siden og dens navigation og menu.
2. Udfyld altid titel og beskrivelse, så formularens formål er tydeligt for alle relevante brugere og deres forståelse og indsigt.
3. Tilføj altid de relevante felter, og vælg en passende type for hvert enkelt felt og dets indhold og struktur og format.
4. Aktivér altid eventuelt automatisk visning af udvalgte oplysninger fra borgerens profil og dens fulde omfang og struktur.
5. Gem formularen helt, og bekræft, at den nu fremgår korrekt i jeres samlede oversigt og struktur og system.

Resultat

Den nye formular er nu oprettet og klar til at blive tildelt en borger eller udfyldt internt af en medarbejder, afhængigt af jeres konkrete behov og situation og dens forløb.

Denne struktur giver jer altid og helt et genanvendeligt værktøj til at indsamle den samme type oplysninger konsekvent, hver gang formularen bruges fremadrettet og dens fulde omfang og udvikling.

Med en helt velovervejet og gennemtænkt formular fra starten sparer I tid fremadrettet, da I ikke behøver at redigere den grundlæggende struktur, hver gang formularen skal bruges igen og dens fulde omfang.

Tips

Test formularen selv, før I tager den i aktiv brug, så I er sikre på, at felterne er klare og rækkefølgen giver mening for den, der skal udfylde den og dens fulde omfang. Bed en kollega, der ikke har set formularen før, forsøge at udfylde den, så I kan opdage eventuelle uklarheder, I selv har overset, fordi I allerede kender formularens tilsigtede indhold og struktur udmærket godt fra jeres egen, oprindelige udformning af den.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at give formularen en uklar titel, hvilket kan gøre det svært senere at finde den rette formular blandt flere, lignende formularer i listen og dens indhold. En anden fejl er at oprette en formular uden en beskrivelse af dens formål, hvilket kan efterlade nye medarbejdere i tvivl om, hvornår og hvordan den konkrete formular reelt bør anvendes i en given, faglig sammenhæng.

God praksis

Skriv en tydelig beskrivelse af formularens formål, så nye medarbejdere hurtigt kan forstå, hvornår og hvorfor den pågældende formular bør anvendes og dens fulde kontekst. Etablér altid en helt fast, intern norm for, hvordan I navngiver og beskriver jeres formularer, så alle medarbejdere følger den samme, konsekvente praksis, uanset hvem der oprindeligt har oprettet den konkrete formular, og uanset hvilken afdeling der primært anvender den i deres daglige arbejde med borgerne og deres sager.

Gennemgå formularen sammen med en kollega, før den tages i aktiv brug, så I sikrer, at strukturen og feltrækkefølgen giver mening for både medarbejdere og borgere og deres fulde forståelse af indholdet.